Dolibarr è un sistema ERP e CRM modulare e open source progettato per le piccole e medie imprese. Offre grande flessibilità e controllo a costi contenuti, rendendolo un’opzione particolarmente interessante per le organizzazioni che cercano un'alternativa ai software aziendali complessi e costosi. In qualità di integratore, installare e configurare Dolibarr per i clienti non significa solo renderlo operativo — significa adattarlo ai loro flussi di lavoro, ai requisiti di integrità dei dati e agli obiettivi a lungo termine.

Questo articolo esplora le migliori pratiche per installare e configurare Dolibarr per i clienti. Basato su esperienze reali, copre tutte le fasi, dalla pianificazione iniziale al supporto post-implementazione, per aiutarti a semplificare l’integrazione e migliorare la soddisfazione del cliente.

Comprendere le esigenze del cliente

Prima di toccare un server o scrivere una sola riga di codice, il primo passo è l’analisi.

Valutare il modello di business del cliente

Ogni azienda è diversa. Commercianti, produttori, fornitori di servizi e associazioni usano Dolibarr in modo diverso. Comprendere le operazioni principali del cliente è essenziale per scegliere i moduli giusti e pianificare l’integrazione.

Domande chiave:

• Quali sono i processi aziendali fondamentali del cliente?

• Quali problemi vogliono risolvere?

• Hanno bisogno di gestione inventario, risorse umane, promemoria clienti o contabilità?

• Quali sistemi utilizzano attualmente (se presenti)?

Identificare gli stakeholder e i ruoli utente

Sapere chi utilizzerà il sistema — e in che modo — aiuta a definire ruoli, permessi e priorità operative.

• Chi accederà a Dolibarr (amministratori, venditori, contabili)?

• Quali sono le attività quotidiane degli utenti?

• Servono livelli di accesso differenti?

Audit dei dati e piano di migrazione

Il cliente migrerà da fogli Excel, sistemi legacy o altre piattaforme? Da valutare:

• Quali dati verranno importati (clienti, prodotti, fatture, documenti)?

• Qual è la qualità di questi dati?

• È possibile automatizzare la migrazione o va eseguita manualmente?

Chiarire questo fin dall’inizio evita sorprese e sforamenti del progetto.

Scegliere il giusto ambiente di hosting

Hosting locale vs hosting cloud

Self-hosting (es. VPS, server dedicato):

• Offre pieno controllo e personalizzazione

• Adatto a clienti con risorse IT

• Richiede manutenzione, backup e gestione della sicurezza

Hosting cloud/SaaS (es. DoliCloud o istanza gestita):

• Implementazione rapida, poca manutenzione

• Ideale per realtà senza team tecnico

• Minore controllo sull’infrastruttura

L’integratore aiuta il cliente a fare una scelta consapevole valutando pro e contro.

Requisiti tecnici

Per installazione locale o VPS:

• PHP (versione compatibile con Dolibarr, solitamente 7.4+)

• Apache o Nginx

• MySQL o MariaDB

• Permessi di scrittura su file

• Certificato SSL (Let’s Encrypt è una buona opzione)

Installazione: best practice passo dopo passo

1. Preparare l’ambiente

• Proteggere il server (firewall, password root, SSH con chiave)

• Installare i pacchetti necessari (Apache, PHP, MySQL)

• Creare utente e database MySQL dedicati

2. Scaricare e distribuire Dolibarr

• Usare solo il sito ufficiale o GitHub per versioni stabili

• Decomprimere i file nella cartella web (es. /var/www/dolibarr)

• Impostare correttamente i permessi su cartelle config e documenti

3. Avviare l’installatore web

Accedere all’URL di installazione. L’assistente guida:

• Scelta della lingua

• Verifica della compatibilità server

• Configurazione database

• Creazione dell’utente amministratore

• Riepilogo configurazione

4. Messa in sicurezza dell’installazione

Dopo l’installazione:

• Eliminare o bloccare la cartella /install

• Configurare .htaccess per proteggere le directory

• Verificare i permessi su file/cartelle

• Abilitare HTTPS e forzare la redirezione

5. Configurazione iniziale

Impostare subito:

• Fuso orario e lingua

• Inizio esercizio contabile

• Valuta predefinita

• Modelli documenti

Personalizzare Dolibarr per il cliente

Attivare i moduli necessari

La forza di Dolibarr è nella modularità. Attivare solo ciò che serve:

• Terze Parti (clienti/fornitori)

• Fatture, ordini, preventivi

• Prodotti/Servizi

• Contabilità (base o avanzata)

• Risorse umane, ferie

• Progetti/Attività

• Emailing, agenda, notifiche

• Magazzino, codici a barre

Non attivare tutto all’inizio. Iniziare con l’essenziale.

Configurare ruoli e permessi

Creare gruppi utente con permessi specifici:

• Venditori: accesso a clienti e preventivi

• Contabili: accesso a fatture, conti e banca

• Amministratori: accesso completo

Controllare bene i permessi per evitare accessi indesiderati.

Campi personalizzati e flussi di lavoro

Se il cliente ha esigenze specifiche:

• Aggiungere campi extra a schede clienti, prodotti, fatture...

• Creare dizionari personalizzati (regioni, settori, stati)

Automatizzare azioni:

• Invio automatico di email

• Fatture ricorrenti

• Validazione step per preventivi/ordini

Migrazione dati: farla bene

Pulizia dati sorgente

Dati sporchi causano problemi. Prima dell’import:

• Eliminare duplicati e incoerenze

• Uniformare formati data e categorie

• Verificare nomi, codici fiscali, codici prodotto

Usare gli strumenti di import di Dolibarr

Moduli come Terze Parti, Prodotti, Fatture hanno assistenti CSV. Ricorda:

• Mappare bene le colonne

• Usare codifica UTF-8

• Seguire ordine logico (clienti prima delle fatture)

Verifica e test

• Testare su ambiente di staging

• Usare record di prova per validare

• Controllare totali e riferimenti

Formazione e documentazione

Formazione utenti

Organizzare sessioni per ruolo:

• Vendite: clienti, preventivi, ordini

• Amministrazione: fatture, pagamenti, contabilità

• IT/Admin: gestione utenti, backup, configurazione

Preferire casi pratici a slide teoriche.

Documentazione da fornire

• Manuale personalizzato sui moduli attivati

• FAQ o guida rapida

• Mini-video tutorial (facoltativi ma efficaci)

Identificare un referente Dolibarr interno.

Messa in produzione e supporto

Checklist pre-lancio

• SSL attivo e valido

• Password admin cambiate

• Ruoli e utenti verificati

• Backup automatici attivi

• Dati di test rimossi

• Sistema testato end-to-end

Supporto post-lancio

Offrire 30-60 giorni per:

• Correzioni bug

• Piccole modifiche (etichette, filtri)

• Ottimizzazione performance

• Formazione extra

Opzionale: contratto di manutenzione mensile.

Errori da evitare

Troppi moduli attivi

Troppe funzioni confondono gli utenti. Andare al sodo.

Dati non puliti

Importare dati sbagliati crea confusione e rallenta il sistema.

Nessun ambiente di test

Sempre testare prima in staging.

Formazione insufficiente

Anche il miglior setup fallisce senza formazione.

Conclusione

Installare Dolibarr per i clienti è molto più di un compito tecnico — è una trasformazione aziendale. Se eseguita correttamente, offre alle PMI uno strumento potente, economico e su misura.

L’integratore aggiunge valore non solo conoscendo il software, ma anche il contesto aziendale del cliente. Un’implementazione ben riuscita significa meno assistenza, clienti soddisfatti e relazioni durature.

Seguendo queste pratiche — dall’analisi iniziale al lancio — puoi offrire soluzioni Dolibarr affidabili, scalabili e sostenibili ogni volta.