Dolibarr est un système ERP et CRM modulaire et open source conçu pour les petites et moyennes entreprises. Il offre une grande flexibilité et un contrôle total à faible coût, ce qui en fait une option particulièrement attractive pour les organisations cherchant une alternative aux logiciels d’entreprise complexes et coûteux. En tant qu’intégrateur, installer et configurer Dolibarr pour des clients ne consiste pas seulement à le rendre fonctionnel — il s’agit de l’adapter à leurs flux de travail, à leurs exigences en matière d’intégrité des données, et à leurs objectifs à long terme.

Cet article explore les meilleures pratiques pour installer et configurer Dolibarr pour des clients. Basé sur des expériences réelles, il couvre toutes les étapes, de la planification initiale au support post-déploiement, pour vous aider à rationaliser les implémentations et améliorer la satisfaction client.

Comprendre les besoins du client

Avant de toucher au serveur ou de taper la moindre ligne de code, la première étape est la découverte.

Évaluer le modèle d’activité du client

Chaque entreprise est différente. Les commerçants, fabricants, prestataires de services et associations utilisent Dolibarr de manière différente. Comprendre les opérations de base du client est essentiel pour choisir les bons modules et planifier l’intégration.

Questions clés à poser :

• Quels sont les processus métier clés du client ?

• Quels problèmes cherchent-ils à résoudre ?

• Ont-ils besoin de gestion des stocks, de suivi RH, de relances clients ou de comptabilité ?

• Quels systèmes utilisent-ils actuellement (le cas échéant) ?

Identifier les parties prenantes et les rôles utilisateurs

Savoir qui utilisera le système — et comment — aide à définir les rôles, les permissions et les priorités.

• Qui accédera à Dolibarr (admins, commerciaux, comptables) ?

• Quelles sont leurs tâches quotidiennes ?

• Faut-il des niveaux d’accès différenciés ?

Audit des données et plan de migration

Le client migrera-t-il depuis des feuilles de calcul, un ancien système ou une autre plateforme ? À déterminer :

• Quelles données seront importées (clients, produits, factures, documents) ?

• Quelle est la qualité de ces données ?

• Peut-on automatiser la migration ou faudra-t-il le faire manuellement ?

Clarifier cela dès le départ évite les mauvaises surprises et les dérives de périmètre.

Choisir le bon environnement d’hébergement

Hébergement sur site vs hébergement cloud

Auto-hébergement (ex. : VPS, serveur dédié) :

• Offre un contrôle et une personnalisation totale

• Convient aux clients avec une équipe IT

• Nécessite gestion des sauvegardes, sécurité, mises à jour

Hébergement cloud/SaaS (ex. : DoliCloud ou instance gérée) :

• Déploiement rapide, peu de maintenance

• Idéal pour les petites structures sans équipe technique

• Moins de contrôle sur l’infrastructure

L’intégrateur aide le client à faire un choix éclairé en pesant le pour et le contre.

Prérequis techniques

Pour une installation sur site ou VPS :

• PHP (version selon Dolibarr, généralement 7.4+)

• Apache ou Nginx

• MySQL ou MariaDB

• Droits en écriture sur les fichiers

• Certificat SSL (Let’s Encrypt est un bon choix)

Installation : bonnes pratiques étape par étape

1. Préparer l’environnement

• Sécuriser le serveur (pare-feu, mot de passe root, SSH par clé)

• Installer les paquets requis (Apache, PHP, MySQL)

• Créer un utilisateur MySQL dédié et une base de données

2. Télécharger et déployer Dolibarr

• Toujours utiliser le site officiel ou GitHub pour les versions stables

• Décompresser les fichiers dans le répertoire web (ex. : /var/www/dolibarr)

• Appliquer les bons droits sur les dossiers de config et documents

3. Lancer l’installateur web

Accédez à l’URL d’installation. L’assistant guide les étapes :

• Sélection de la langue

• Vérification de compatibilité

• Connexion à la base de données

• Création de l’administrateur

• Récapitulatif de la configuration

4. Sécuriser l’installation

Après l’installation :

• Supprimer ou verrouiller le dossier /install

• Configurer .htaccess pour protéger les chemins sensibles

• Vérifier les permissions fichiers/dossiers

• Activer le HTTPS et rediriger le trafic HTTP

5. Paramètres par défaut

Configurer immédiatement :

• Fuseau horaire et langue

• Début de l’exercice comptable

• Devise par défaut

• Modèles de documents

Adapter Dolibarr au client

Activer les bons modules

La force de Dolibarr est sa modularité. Activez uniquement ce qui est utile :

• Tiers (clients/fournisseurs)

• Facturation, commandes, propositions

• Produits/Services

• Comptabilité (de base ou avancée)

• RH, congés

• Projets/Tâches

• Emailing, agenda, notifications

• Stocks, codes-barres

Ne pas tout activer d’un coup. Démarrer petit, évoluer ensuite.

Paramétrer les rôles et permissions

Créer des groupes utilisateurs avec des droits spécifiques :

• Commerciaux : accès clients, devis

• Comptables : factures, comptes, banque

• Admins : accès complet

Vérifiez chaque permission. Une mauvaise configuration peut exposer des données sensibles.

Champs personnalisés et workflows

Si le client a des besoins métier spécifiques :

• Ajouter des champs personnalisés sur les fiches (clients, produits, factures…)

• Créer des dictionnaires personnalisés (régions, statuts…)

Automatiser des actions :

• Envoi automatique d’emails

• Factures récurrentes

• Étapes de validation pour devis/commandes

Migration de données : bien faire les choses

Nettoyer les données sources

Des données mal formatées posent problème. Avant import :

• Supprimer les doublons, corriger les incohérences

• Uniformiser formats de date, catégories

• Vérifier noms, numéros de TVA, codes produits

Utiliser les outils d’import de Dolibarr

Les modules comme Tiers, Produits, Factures ont des assistants d’import CSV. Pensez à :

• Faire correspondre les colonnes CSV avec les champs Dolibarr

• Utiliser l’encodage UTF-8

• Respecter l’ordre logique (ex. : clients avant factures)

Tester et valider

• Faire des tests sur une instance de préproduction

• Vérifier le mapping avec des enregistrements tests

• Contrôler les totaux et références après import

Formation et documentation

Formation des utilisateurs

Prévoir une session par rôle :

• Commerciaux : création clients, devis, commandes

• Finances : facturation, paiements, comptabilité

• Admins : gestion utilisateurs, sauvegardes, config système

Faites des cas pratiques. C’est plus efficace que de simples slides.

Documentation à fournir

• Un manuel adapté aux modules activés

• Une FAQ ou fiche de dépannage

• Des tutoriels vidéo courts (optionnel mais très utile)

Assurez-vous qu’une personne interne soit référente Dolibarr.

Mise en production et support

Liste de vérification avant mise en ligne

• SSL activé et valide

• Mots de passe admin changés

• Rôles utilisateurs validés

• Sauvegardes automatiques activées

• Données de test supprimées

• Système testé de bout en bout

Plan de support post-installation

Proposez 30 à 60 jours de support pour :

• Corriger les bugs

• Ajustements légers (libellés, filtres)

• Optimisation des performances

• Reprise de formation utilisateur

Option : forfait mensuel pour maintenance, mises à jour, sécurité.

Erreurs fréquentes à éviter

Trop de modules activés

Trop de fonctions désorientent les utilisateurs. Allez à l’essentiel.

Pas de nettoyage des données

Les données erronées importées nuisent aux performances et à la lisibilité.

Pas d’environnement de test

Toujours tester les imports et gros changements avant production.

Formation insuffisante

Même une bonne configuration échoue si les utilisateurs ne sont pas formés.

Conclusion

Installer Dolibarr pour des clients est bien plus qu’un travail technique — c’est une transformation métier. Bien menée, elle fournit aux PME un outil puissant, économique et adapté à leurs besoins.

L’intégrateur apporte de la valeur en comprenant non seulement le logiciel, mais aussi l’activité du client. Un déploiement réussi de Dolibarr, c’est moins de support, des clients satisfaits, et une relation durable.

En suivant ces pratiques — de l’analyse à la mise en ligne — vous livrerez des solutions Dolibarr fiables, évolutives et pérennes à chaque fois.