Dolibarr ist ein modulares, Open-Source-basiertes ERP- und CRM-System, das für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Es bietet hohe Flexibilität und Kontrolle zu geringen Kosten und ist damit eine besonders attraktive Option für Organisationen, die eine Alternative zu komplexer und teurer Unternehmenssoftware suchen. Als Integrator bedeutet die Installation und Konfiguration von Dolibarr für Kunden nicht nur, das System lauffähig zu machen — es geht darum, es an ihre Arbeitsabläufe, Datenanforderungen und langfristigen Ziele anzupassen.

Dieser Artikel beleuchtet die Best Practices für die Installation und Einrichtung von Dolibarr für Kunden. Basierend auf realen Erfahrungen deckt er alle Phasen ab — von der Planung bis zum Support — und hilft dir, Implementierungen effizient zu gestalten und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Die Anforderungen des Kunden verstehen

Bevor du einen Server konfigurierst oder Code schreibst, steht die Analyse an erster Stelle.

Geschäftsmodell des Kunden bewerten

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Einzelhändler, Hersteller, Dienstleister und Vereine nutzen Dolibarr unterschiedlich. Es ist entscheidend, die Kernprozesse des Kunden zu verstehen, um die passenden Module auszuwählen und die Integration zu planen.

Wichtige Fragen:

• Was sind die zentralen Geschäftsprozesse?

• Welche Probleme sollen gelöst werden?

• Wird Lagerverwaltung, Personalwesen, Kundenpflege oder Buchhaltung benötigt?

• Welche Systeme werden aktuell genutzt (falls vorhanden)?

Stakeholder und Benutzerrollen identifizieren

Wer nutzt das System und wie? Das hilft bei der Definition von Rollen, Rechten und Prioritäten.

• Wer greift auf Dolibarr zu (Admins, Vertrieb, Buchhaltung)?

• Was sind ihre täglichen Aufgaben?

• Welche Berechtigungen werden benötigt?

Datenanalyse und Migrationsplan

Migriert der Kunde von Excel, Alt-Systemen oder anderen Plattformen? Zu klären:

• Welche Daten sollen importiert werden (Kunden, Produkte, Rechnungen, Dokumente)?

• Wie gut sind die Daten strukturiert?

• Ist ein automatisierter Import möglich?

Eine klare Planung verhindert böse Überraschungen und Projektverzögerungen.

Die richtige Hosting-Umgebung wählen

Lokales Hosting vs. Cloud

Self-Hosting (z. B. VPS, dedizierter Server):

• Volle Kontrolle und Individualisierung

• Geeignet bei vorhandener IT-Kompetenz

• Erfordert Wartung, Backup, Sicherheitsmaßnahmen

Cloud-/SaaS-Hosting (z. B. DoliCloud oder Managed Hosting):

• Schneller Start, minimaler Wartungsaufwand

• Ideal für kleinere Unternehmen ohne Technikteam

• Geringerer Infrastruktureinfluss

Als Integrator hilfst du dem Kunden, Vor- und Nachteile abzuwägen.

Technische Voraussetzungen

Für lokale Installationen oder VPS:

• PHP (kompatible Version, meist 7.4+)

• Apache oder Nginx

• MySQL oder MariaDB

• Schreibrechte auf Dateisystem

• SSL-Zertifikat (Let’s Encrypt ist empfehlenswert)

Schritt-für-Schritt-Best-Practice-Installation

1. Umgebung vorbereiten

• Server absichern (Firewall, Root-Passwort, SSH-Key)

• Notwendige Pakete installieren (Apache, PHP, MySQL)

• MySQL-Nutzer und -Datenbank erstellen

2. Dolibarr herunterladen und bereitstellen

• Nur von offizieller Website oder GitHub beziehen

• Dateien ins Webverzeichnis extrahieren (z. B. /var/www/dolibarr)

• Dateiberechtigungen für config- und Dokumentenordner setzen

3. Web-Installer ausführen

Installations-URL im Browser aufrufen. Assistent führt durch:

• Sprachauswahl

• Serverkompatibilität prüfen

• Datenbank einrichten

• Admin-Benutzer anlegen

• Konfiguration abschließen

4. Absicherung der Installation

Nach der Installation:

• /install-Ordner löschen oder sperren

• .htaccess konfigurieren (Zugriffsregeln)

• Rechte von Dateien/Ordnern prüfen

• HTTPS aktivieren und Weiterleitung einrichten

5. Grundeinstellungen

Unverzüglich konfigurieren:

• Zeitzone und Sprache

• Geschäftsjahresbeginn

• Standardwährung

• Dokumentenvorlagen

Dolibarr an den Kunden anpassen

Relevante Module aktivieren

Die Stärke von Dolibarr liegt in seiner Modularität. Nur notwendige Module aktivieren:

• Dritte (Kunden/Lieferanten)

• Rechnungen, Aufträge, Angebote

• Produkte/Dienstleistungen

• Buchhaltung (Basis oder erweitert)

• Personal, Urlaub

• Projekte/Aufgaben

• E-Mail, Kalender, Benachrichtigungen

• Lager, Barcodes

Nicht alles auf einmal aktivieren — fokussiere dich auf das Wesentliche.

Rollen und Rechte konfigurieren

Benutzergruppen mit gezielten Berechtigungen erstellen:

• Vertrieb: Zugriff auf Kunden und Angebote

• Buchhaltung: Rechnungen, Konten, Bank

• Admin: Vollzugriff

Rechte sorgfältig prüfen — fehlerhafte Einstellungen gefährden die Sicherheit.

Individuelle Felder und Workflows

Bei branchenspezifischen Anforderungen:

• Zusatzfelder in Kunden-, Produkt-, Rechnungsformularen

• Eigene Wörterbücher (z. B. Regionen, Branchen, Status)

Prozesse automatisieren:

• Automatischer E-Mail-Versand

• Wiederkehrende Rechnungen

• Freigabeworkflows für Angebote/Aufträge

Datenmigration richtig durchführen

Quelldaten bereinigen

Fehlerhafte Daten sind eine häufige Ursache für Probleme. Vor dem Import:

• Duplikate entfernen

• Formate vereinheitlichen (z. B. Datum)

• Kundennamen, USt-IDs, Produktcodes prüfen

Dolibarr-Importfunktionen nutzen

CSV-Import-Assistenten für Kunden, Produkte, Rechnungen:

• Spalten korrekt zuordnen

• UTF-8-Codierung verwenden

• Richtige Reihenfolge beachten (Kunden vor Rechnungen)

Testen und validieren

• In einer Testumgebung ausprobieren

• Mit Beispieldaten prüfen

• Summen, Bezüge und Felder kontrollieren

Schulung und Dokumentation

Benutzertraining

Workshops nach Rolle anbieten:

• Vertrieb: Kunden, Angebote, Aufträge

• Buchhaltung: Rechnungen, Zahlungen, Konten

• IT/Admin: Nutzerverwaltung, Backup, Einstellungen

Praktische Übungen sind effektiver als Folien.

Dokumentation bereitstellen

• Benutzerhandbuch zu aktivierten Modulen

• FAQ oder Kurzleitfaden

• Video-Tutorials (optional, sehr hilfreich)

Benenne intern eine verantwortliche Dolibarr-Person.

Inbetriebnahme und Support

Checkliste vor dem Go-Live

• SSL aktiv und gültig

• Admin-Passwörter geändert

• Benutzerrechte überprüft

• Automatische Backups aktiv

• Testdaten gelöscht

• System durchgetestet

Supportphase nach Livegang

30–60 Tage Support anbieten für:

• Fehlerbehebungen

• Kleinere Anpassungen (Bezeichnungen, Filter)

• Performanceoptimierung

• Nachschulungen

Optional: Wartungsvertrag für Updates und Sicherheitspatches.

Häufige Fehler vermeiden

Zu viele aktive Module

Ein überladenes System überfordert Nutzer. Fokussiere dich auf das Nötigste.

Unbereinigte Daten

Fehlerhafte Daten beeinträchtigen die Nutzung und Performance.

Keine Testumgebung

Größere Änderungen und Importe immer vorher testen.

Unzureichende Schulung

Selbst die beste Konfiguration hilft nicht, wenn niemand sie versteht.

Fazit

Die Installation von Dolibarr für Kunden ist mehr als eine technische Aufgabe — es ist ein geschäftlicher Wandel. Richtig umgesetzt bietet Dolibarr kleinen Unternehmen ein leistungsfähiges, kostengünstiges und passgenaues System.

Als Integrator ist dein Mehrwert nicht nur das technische Know-how, sondern auch das Verständnis für das Geschäft deiner Kunden. Eine erfolgreiche Einführung bedeutet weniger Support, zufriedene Kunden und langfristige Partnerschaften.

Wenn du die oben genannten Best Practices befolgst — von der Bedarfsanalyse bis zum Go-Live — lieferst du zuverlässige, skalierbare und nachhaltige Dolibarr-Lösungen jedes Mal.