Dolibarr es un sistema ERP y CRM modular y de código abierto, diseñado para pequeñas y medianas empresas. Ofrece una alta flexibilidad y control a bajo coste, lo que lo convierte en una opción especialmente atractiva para organizaciones que buscan una alternativa al software empresarial complejo y costoso. Como integrador, instalar y configurar Dolibarr para clientes no se trata solo de poner en marcha el sistema, sino de adaptarlo a sus flujos de trabajo, necesidades de datos y objetivos a largo plazo.

Este artículo presenta las mejores prácticas para instalar y configurar Dolibarr para clientes. Basado en experiencias reales, cubre todas las fases, desde la planificación hasta el soporte post-implementación, y te ayuda a implementar de forma eficiente y aumentar la satisfacción del cliente.

Comprender las Necesidades del Cliente

Antes de configurar un servidor o escribir una línea de código, lo primero es el análisis.

Evaluar el Modelo de Negocio del Cliente

Cada empresa es única. Minoristas, fabricantes, prestadores de servicios y ONGs utilizan Dolibarr de formas distintas. Es fundamental entender los procesos clave del cliente para elegir los módulos adecuados y planificar la integración.

Preguntas clave:

• ¿Cuáles son sus procesos empresariales centrales?

• ¿Qué problemas buscan resolver?

• ¿Necesitan gestión de inventario, recursos humanos, atención al cliente o contabilidad?

• ¿Qué sistemas están utilizando actualmente (si hay)?

Identificar los Stakeholders y Roles de Usuario

Saber quién usará el sistema y cómo, ayuda a definir roles, permisos y prioridades.

• ¿Quién accederá a Dolibarr (administradores, ventas, contabilidad)?

• ¿Cuáles son sus tareas diarias?

• ¿Qué niveles de acceso se requieren?

Auditoría de Datos y Plan de Migración

¿El cliente migrará desde Excel, sistemas antiguos u otras plataformas? Considera:

• ¿Qué datos se importarán (clientes, productos, facturas, documentos)?

• ¿Qué tan limpios y organizados están?

• ¿Se puede automatizar la migración?

Planificar esto desde el inicio evita problemas y retrasos en el proyecto.

Elegir el Entorno de Hosting Adecuado

Hosting Local vs en la Nube

Self-Hosting (por ejemplo, VPS o servidor dedicado):

• Control total y personalización

• Adecuado para clientes con equipo IT

• Requiere mantenimiento, copias de seguridad y gestión de seguridad

Cloud/SaaS (por ejemplo, DoliCloud o hosting gestionado):

• Implementación rápida, mantenimiento mínimo

• Ideal para empresas pequeñas sin equipo técnico

• Menos control sobre la infraestructura

Como integrador, tu función es ayudar a los clientes a decidir qué opción les conviene más.

Requisitos Técnicos

Para instalaciones locales o en VPS:

• PHP (versión compatible, normalmente 7.4+)

• Apache o Nginx

• MySQL o MariaDB

• Permisos de escritura en el sistema de archivos

• Certificado SSL (Let’s Encrypt es recomendable)

Instalación Paso a Paso: Buenas Prácticas

1. Preparar el Entorno

• Asegurar el servidor (firewall, contraseña root, clave SSH)

• Instalar paquetes necesarios (Apache, PHP, MySQL)

• Crear usuario y base de datos dedicados en MySQL

2. Descargar e Instalar Dolibarr

• Solo usar fuentes oficiales o GitHub

• Descomprimir archivos en la carpeta web (por ejemplo, /var/www/dolibarr)

• Configurar permisos correctos para las carpetas conf y documents

3. Ejecutar el Instalador Web

Ingresar a la URL de instalación. El asistente guiará por:

• Selección de idioma

• Revisión de compatibilidad

• Configuración de base de datos

• Creación del usuario administrador

• Resumen de configuración

4. Asegurar la Instalación

Después de la instalación:

• Eliminar o bloquear la carpeta /install

• Configurar .htaccess para proteger rutas sensibles

• Verificar permisos de archivos y carpetas

• Activar HTTPS y redireccionar tráfico HTTP

5. Configuraciones Iniciales

Establecer inmediatamente:

• Zona horaria e idioma

• Inicio del año fiscal

• Moneda predeterminada

• Plantillas de documentos

Personalizar Dolibarr para el Cliente

Activar los Módulos Necesarios

La modularidad es la gran fortaleza de Dolibarr. Activa solo lo que se necesita:

• Terceros (clientes/proveedores)

• Facturación, pedidos, presupuestos

• Productos/Servicios

• Contabilidad (básica o avanzada)

• RRHH, gestión de vacaciones

• Proyectos/Tareas

• Emailing, agenda, notificaciones

• Inventario, códigos de barras

Evita activar todo desde el inicio. Empieza con lo esencial.

Configurar Roles y Permisos

Crear grupos de usuarios con permisos definidos:

• Ventas: acceso a clientes y presupuestos

• Contabilidad: acceso a facturas, bancos, contabilidad

• Admin: acceso total

Revisar los permisos con cuidado. Una mala configuración puede ser un riesgo de seguridad.

Campos Personalizados y Workflows

Si el cliente tiene necesidades específicas:

• Añadir campos extra en formularios de clientes, productos, facturas

• Diccionarios personalizados (regiones, industrias, estados)

Automatizar procesos:

• Envío automático de correos

• Facturación recurrente

• Validaciones para presupuestos/pedidos

Migración de Datos: Hacerlo Bien

Limpiar los Datos de Origen

Datos erróneos causan problemas. Antes de importar:

• Eliminar duplicados

• Estandarizar formatos (por ejemplo, fechas)

• Verificar nombres de clientes, CIF/NIF, códigos de producto

Usar las Herramientas de Importación de Dolibarr

Asistentes CSV disponibles para clientes, productos, facturas:

• Mapear columnas correctamente

• Codificación UTF-8

• Respetar el orden lógico (clientes antes que facturas)

Validar y Probar

• Usar un entorno de pruebas

• Probar con datos de ejemplo

• Verificar totales, referencias y campos

Formación y Documentación

Formación para Usuarios

Ofrecer sesiones por perfil:

• Ventas: clientes, presupuestos, pedidos

• Finanzas: facturación, pagos, contabilidad

• IT/Admin: gestión de usuarios, backups, configuración

Actividades prácticas son más efectivas que teoría.

Documentación Recomendable

• Manual del usuario adaptado a los módulos activos

• Guía rápida o preguntas frecuentes

• Videotutoriales breves (opcional pero útil)

Designar una persona responsable de Dolibarr en la empresa.

Puesta en Marcha y Soporte

Checklist Final Pre-Producción

• SSL activo y válido

• Contraseñas de admin actualizadas

• Permisos verificados

• Backups automáticos activados

• Datos de prueba eliminados

• Sistema validado de extremo a extremo

Soporte Post-Lanzamiento

Ofrecer soporte durante 30–60 días:

• Correcciones de errores

• Ajustes menores (etiquetas, filtros)

• Optimización de rendimiento

• Refuerzo en la formación

Opcional: contrato de mantenimiento mensual para actualizaciones y seguridad.

Errores Frecuentes a Evitar

Activar Demasiados Módulos

Un sistema saturado confunde al usuario. Mantén la simplicidad.

Importar Datos Sin Limpiar

Datos incorrectos afectan la usabilidad y rendimiento.

No Usar un Entorno de Pruebas

Cambios importantes e importaciones deben probarse antes.

Falta de Formación

Sin formación, incluso la mejor configuración falla.

Conclusión

Instalar Dolibarr para un cliente es mucho más que una tarea técnica: es una transformación empresarial. Si se hace bien, brinda a las pymes una herramienta potente, asequible y a medida.

Como integrador, tu valor está en entender no solo el software, sino también el negocio del cliente. Un despliegue exitoso significa menos incidencias, más satisfacción y relaciones duraderas.

Si sigues estas buenas prácticas — desde el análisis inicial hasta el despliegue — ofrecerás soluciones Dolibarr fiables, escalables y sostenibles cada vez.