Dolibarr, come piattaforma ERP e CRM open source, è apprezzato per la sua modularità e convenienza. Mentre molti ERP commerciali riservano le funzionalità di automazione agli abbonamenti costosi o ai moduli a pagamento, Dolibarr offre diversi strumenti potenti già integrati che, se configurati correttamente, consentono di automatizzare processi aziendali essenziali. Uno di questi processi fondamentali è il sollecito ai clienti, in particolare per le fatture scadute o non pagate. Automatizzare questi promemoria migliora il flusso di cassa, riduce il lavoro manuale e garantisce comunicazioni tempestive con i clienti.

Questo articolo ti spiega come automatizzare completamente i solleciti ai clienti in Dolibarr senza spendere un centesimo in moduli a pagamento. Esploreremo gli strumenti inclusi in Dolibarr — ovvero i modelli email, i job pianificati (cron) e il monitoraggio integrato delle fatture — per configurare un sistema che invia promemoria automaticamente.

1. Perché è importante automatizzare i solleciti ai clienti

Prima di spiegare il “come”, è importante comprendere il “perché”:

• Riduzione del lavoro amministrativo: Non è più necessario controllare manualmente ogni scadenza.

• Miglioramento del flusso di cassa: I solleciti puntuali favoriscono i pagamenti rapidi.

• Comunicazione professionale: I messaggi automatizzati sono coerenti e standardizzati.

• Soddisfazione del cliente: I clienti apprezzano i promemoria educati invece dei solleciti improvvisi.

Vediamo ora come Dolibarr gestisce questa automazione in modo nativo.

2. Panoramica su fatture e pagamenti in Dolibarr

Dolibarr gestisce le fatture clienti attraverso il suo sistema di fatturazione integrato. Quando si crea una fattura, vengono specificati la data di scadenza e i termini di pagamento. Ogni fattura segue una serie di stati: bozza, convalidata, pagata, scaduta, ecc.

Campi chiave per l'automazione:

• Stato della fattura (es. Non pagata, Pagata, Scaduta)

• Data di scadenza

• Data di creazione

• Termini di pagamento

Dolibarr tiene traccia di tutte queste informazioni, il che consente di identificare le fatture scadute.

3. Attivare i job pianificati (cron) in Dolibarr

Per automatizzare i promemoria, Dolibarr utilizza dei job pianificati, script che vengono eseguiti periodicamente.

Passaggi:

1. Vai su Home > Configurazione > Moduli > Strumenti > Lavori pianificati

2. Attiva il modulo “Lavori pianificati”

3. Comparirà l’elenco dei job disponibili

Successivamente, configura il tuo server per eseguire lo script cron di Dolibarr.

Esempio di crontab:

0 * * * * wget -q -O /dev/null http://tuodolibarr/scripts/cron/cron_run_jobs.php?securitykey=TUACHIAVE

Sostituisci tuodolibarr e TUACHIAVE con i tuoi valori.

Trovi la chiave di sicurezza in: Home > Configurazione > Altri parametri > CRONKEY

Una volta configurato, Dolibarr eseguirà i job secondo la frequenza definita.

4. Creare modelli email per i solleciti

Dolibarr consente di creare modelli email riutilizzabili associabili a vari eventi, inclusi i solleciti di pagamento.

Passaggi:

1. Vai su Home > Configurazione > Email > Modelli email

2. Crea un nuovo modello (es. “1° sollecito – cortese”)

3. Usa i seguenti tag dinamici:

• __REF__ – Riferimento della fattura

• __THIRDPARTY_NAME__ – Nome del cliente

• __AMOUNT__ – Importo dovuto

• __DUEDATE__ – Data di scadenza

Esempio di modello:

Oggetto: Promemoria – Fattura __REF__ in sospeso

Gentile __THIRDPARTY_NAME__,

Le ricordiamo che la fattura __REF__ per un importo di __AMOUNT__ era in scadenza il __DUEDATE__.
La invitiamo cortesemente a procedere con il pagamento.

Cordiali saluti,
Nome della tua azienda

Crea più modelli per:

• Primo sollecito

• Secondo sollecito (più deciso)

• Ultimo avviso (tono legale)

5. Associare i modelli ai job automatizzati

Dopo aver creato i modelli, collegali al job pianificato per l'invio dei solleciti.

Passaggi:

1. Vai su Lavori pianificati

2. Trova Sollecito fatture clienti

3. Clicca su “Attiva” e poi su “Modifica”

Imposta:

• Ritardo prima del primo sollecito: es. 3 giorni dopo la scadenza

• Intervallo tra i solleciti: es. 7 giorni

• Numero massimo di solleciti: 3

• Seleziona i modelli creati

Nota: Questo job controlla tutte le fatture e invia i promemoria automaticamente.

6. Verificare la configurazione dell’email

Per l’invio automatico, Dolibarr deve essere configurato correttamente con un server SMTP.

Passaggi:

1. Vai su Home > Configurazione > Email

2. Seleziona SMTP e inserisci le credenziali

3. Invia una mail di test

Puoi controllare gli invii da Strumenti > Emailing > Email inviate

7. Personalizzazione secondo il cliente (opzionale)

Puoi adattare i testi ai comportamenti dei clienti.

Esempio:

Gentile __THIRDPARTY_NAME__,

Non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura __REF__ (__DUEDATE__). Questo è il secondo promemoria.

Puoi modificare i modelli manualmente per clienti abituali con ritardi.

8. Utilizzare i trigger (avanzato)

Per utenti avanzati, è possibile scrivere trigger PHP personalizzati.

Crea una classe in /htdocs/core/triggers/ che reagisca agli aggiornamenti fattura.

Esempio: trigger_send_reminder.php

Esempi di personalizzazione:

• Invio solo nei giorni feriali

• Escludere festivi

• Applicare solo a determinati clienti

9. Monitoraggio e log

Controlla i log per verificare il corretto funzionamento.

Vai su Strumenti > Log > Log dei lavori pianificati

• Vedi le esecuzioni

• Email inviate

• Eventuali errori

Verifica periodicamente dopo aggiornamenti del sistema.

10. Riepilogo: sistema completo di solleciti

Unendo:

• Job pianificati

• Stato fatture

• Modelli email

• SMTP configurato

…puoi automatizzare completamente i solleciti senza moduli aggiuntivi.

Checklist:

Suggerimento extra: inserisci una nota nelle fatture PDF:

“I promemoria automatici vengono inviati ogni 7 giorni dopo la data di scadenza.”

Conclusione

Anche se l'interfaccia di Dolibarr non è spettacolare come quella di alcuni ERP commerciali, le sue funzionalità sono potenti e flessibili. Con una buona configurazione, puoi implementare un sistema completo di solleciti automatici che rafforza l'immagine professionale, migliora la liquidità e riduce il carico di lavoro manuale.

E il meglio? Non devi pagare nulla oltre alla tua installazione Dolibarr. Questo è il vero vantaggio dell’open source ben utilizzato.