Dolibarr, como plataforma ERP y CRM de código abierto, es valorada por su modularidad y eficiencia en costos. Mientras que muchos ERPs comerciales ocultan funciones de automatización detrás de suscripciones costosas o módulos de pago, Dolibarr ya ofrece herramientas poderosas integradas que, si se configuran correctamente, permiten automatizar procesos empresariales clave. Uno de estos procesos esenciales es el envío de recordatorios a clientes, especialmente en casos de facturas vencidas o impagadas. Automatizar estos avisos mejora el flujo de caja, reduce el trabajo manual y garantiza una comunicación oportuna con los clientes.

Este artículo explica cómo automatizar por completo los recordatorios a clientes en Dolibarr, sin gastar dinero en módulos adicionales. Exploraremos las herramientas que ya incluye Dolibarr — plantillas de correo, tareas programadas (cron), y el seguimiento integrado de facturas — para configurar un sistema que envíe recordatorios automáticamente.

1. ¿Por qué automatizar los recordatorios a clientes?

Antes de hablar del "cómo", es importante entender el "por qué":

• Menor carga administrativa: No se requiere seguimiento manual de fechas de vencimiento.

• Mejora del flujo de caja: Los recordatorios a tiempo fomentan pagos rápidos.

• Comunicación profesional: Los mensajes automáticos son coherentes y estandarizados.

• Clientes satisfechos: Los avisos amables son mejor recibidos que las presiones de último minuto.

Veamos cómo Dolibarr admite esta automatización de forma nativa.

2. Visión general de facturas y pagos en Dolibarr

Dolibarr gestiona las facturas a través de su sistema de facturación integrado. Al crear una factura, se definen la fecha de vencimiento y las condiciones de pago. Cada factura pasa por diferentes estados: borrador, validada, pagada, vencida, etc.

Campos clave para la automatización:

• Estado de la factura (por ejemplo: No pagada, Pagada, Vencida)

• Fecha de vencimiento

• Fecha de creación

• Condiciones de pago

Dolibarr realiza un seguimiento de todos estos datos, lo que permite identificar facturas vencidas.

3. Activar tareas programadas (cron) en Dolibarr

Para automatizar recordatorios, Dolibarr utiliza cron jobs — scripts que se ejecutan periódicamente.

Pasos:

1. Ir a Inicio > Configuración > Módulos > Herramientas > Tareas programadas

2. Activar el módulo “Tareas programadas”

3. Aparecerá una lista de trabajos disponibles

Después, se debe configurar el servidor para ejecutar el script cron de Dolibarr.

Ejemplo de entrada crontab:

0 * * * * wget -q -O /dev/null http://tudolibarr/scripts/cron/cron_run_jobs.php?securitykey=TUCLAVE

Puedes encontrar la clave de seguridad en: Inicio > Configuración > Otros parámetros > CRONKEY

Una vez configurado, Dolibarr ejecutará las tareas automáticamente en el intervalo definido.

4. Crear plantillas de correo electrónico para recordatorios

Dolibarr permite crear plantillas de correo reutilizables para varios eventos, incluidos los avisos de pago.

Pasos:

1. Ir a Inicio > Configuración > Email > Plantillas de email

2. Crear una nueva plantilla (ej. “Primer recordatorio – cordial”)

3. Usar los siguientes marcadores dinámicos:

• __REF__ – Referencia de la factura

• __THIRDPARTY_NAME__ – Nombre del cliente

• __AMOUNT__ – Importe

• __DUEDATE__ – Fecha de vencimiento

Ejemplo de plantilla:

Asunto: Recordatorio – Factura __REF__ vencida

Estimado/a __THIRDPARTY_NAME__,

Le recordamos que la factura __REF__ por un importe de __AMOUNT__ venció el __DUEDATE__.
Le agradecemos realizar el pago a la mayor brevedad.

Atentamente,
Su empresa

Cree plantillas para:

• Primer recordatorio

• Segundo recordatorio (tono más firme)

• Último aviso (tono legal)

5. Asignar plantillas a tareas automatizadas

Una vez creadas las plantillas, asígnelas al job correspondiente.

Pasos:

1. Volver a Tareas programadas

2. Buscar Recordatorio de factura cliente

3. Activar y editar

Configurar:

• Retraso antes del primer aviso: ej. 3 días tras vencimiento

• Intervalo entre avisos: ej. 7 días

• Máximo de avisos: 3

• Selección de plantillas creadas

Nota: El job revisa todas las facturas y envía correos automáticamente.

6. Asegurar la configuración de email

Dolibarr debe estar correctamente configurado con un servidor SMTP para enviar correos.

Pasos:

1. Ir a Inicio > Configuración > Email

2. Configurar SMTP con los datos de su servidor

3. Enviar un correo de prueba

Ver los correos enviados en Herramientas > Emailing > Emails enviados

7. Personalizar según comportamiento del cliente (opcional)

Adapte manualmente los textos según el cliente.

Ejemplo:

Estimado/a __THIRDPARTY_NAME__,

La factura __REF__ sigue pendiente desde el __DUEDATE__. Este es su segundo recordatorio.

8. Usar triggers (avanzado)

Desarrolladores avanzados pueden usar triggers en /htdocs/core/triggers/.

Ejemplo: trigger_send_reminder.php

Ejemplos de uso:

• Solo días laborables

• Excluir feriados

• Solo para ciertos clientes

9. Supervisión y registros

Ir a Herramientas > Registros > Logs de tareas cron

• Ver tareas ejecutadas

• Emails enviados

• Errores

Revisar periódicamente, especialmente tras actualizaciones.

10. Resumen: Sistema de recordatorio completo

Combinando:

• Tareas cron

• Estado de factura

• Plantillas de correo

• SMTP

… puedes automatizar todo el proceso sin módulos externos.

Lista de verificación:

Consejo: Añade un aviso en tus facturas PDF:

“Los recordatorios automáticos se envían cada 7 días tras la fecha de vencimiento.”

Conclusión

Aunque la interfaz de Dolibarr no sea tan moderna como otros ERPs comerciales, es potente y flexible. Con una configuración adecuada, puedes establecer un sistema de recordatorio profesional y completamente automatizado — sin gastar más allá de Dolibarr. Esa es la verdadera fuerza del open source bien aplicado.