Dolibarr, als Open-Source-ERP- und CRM-Plattform, wird für seine Modularität und Kosteneffizienz geschätzt. Während viele kommerzielle ERPs Automatisierungsfunktionen hinter teuren Abonnements oder kostenpflichtigen Modulen verstecken, bietet Dolibarr bereits integrierte, leistungsstarke Werkzeuge, mit denen sich essenzielle Geschäftsprozesse automatisieren lassen. Einer dieser Kernprozesse ist die Kunden-Erinnerung, insbesondere bei überfälligen oder unbezahlten Rechnungen. Die Automatisierung dieser Erinnerungen verbessert den Cashflow, reduziert den manuellen Aufwand und gewährleistet eine rechtzeitige Kommunikation mit Kunden.

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Kunden-Erinnerungen in Dolibarr vollständig automatisieren können – ganz ohne kostenpflichtige Zusatzmodule. Wir untersuchen die in Dolibarr enthaltenen Tools – E-Mail-Vorlagen, geplante Jobs (Cron), integriertes Rechnungs-Tracking – um ein System zu konfigurieren, das automatisch Erinnerungen versendet.

1. Warum Kunden-Erinnerungen automatisieren?

Bevor wir zum „Wie“ kommen, zunächst das „Warum“:

• Weniger Verwaltungsaufwand: Kein manuelles Überwachen von Fälligkeiten mehr.

• Verbesserter Cashflow: Pünktliche Erinnerungen fördern schnelle Zahlungen.

• Professionelle Kommunikation: Automatisierte Nachrichten sind konsistent und einheitlich.

• Zufriedene Kunden: Freundliche Erinnerungen wirken besser als plötzlicher Druck.

Sehen wir uns an, wie Dolibarr diese Automatisierung von Haus aus unterstützt.

2. Überblick über Rechnungen und Zahlungen in Dolibarr

Dolibarr verwaltet Kundenrechnungen über sein integriertes Fakturierungssystem. Beim Erstellen einer Rechnung werden Fälligkeitsdatum und Zahlungsbedingungen definiert. Jede Rechnung durchläuft verschiedene Status: Entwurf, validiert, bezahlt, überfällig usw.

Wichtige Felder für die Automatisierung:

• Rechnungsstatus (z. B. Nicht bezahlt, Bezahlt, Überfällig)

• Fälligkeitsdatum

• Erstellungsdatum

• Zahlungsbedingungen

Dolibarr verfolgt all diese Daten, um überfällige Rechnungen zu identifizieren.

3. Geplante Jobs (Cron) in Dolibarr aktivieren

Zur Automatisierung von Erinnerungen nutzt Dolibarr sogenannte Cron-Jobs – periodisch ausgeführte Skripte.

Schritte:

1. Gehe zu Start > Konfiguration > Module > Werkzeuge > Geplante Aufgaben

2. Aktiviere das Modul „Geplante Aufgaben“

3. Eine Liste verfügbarer Jobs erscheint

Anschließend muss der Server so konfiguriert werden, dass er das Cron-Skript von Dolibarr ausführt.

Beispiel Crontab-Eintrag:

0 * * * * wget -q -O /dev/null http://deinedolibarrurl/scripts/cron/cron_run_jobs.php?securitykey=DEINSCHLUESSEL

Die Sicherheitskennung findest du unter: Start > Konfiguration > Weitere Einstellungen > CRONKEY

Nach der Einrichtung führt Dolibarr die Jobs automatisch im definierten Intervall aus.

4. E-Mail-Vorlagen für Erinnerungen erstellen

Dolibarr ermöglicht die Erstellung wiederverwendbarer E-Mail-Vorlagen für unterschiedliche Ereignisse – inklusive Mahnungen.

Schritte:

1. Gehe zu Start > Konfiguration > E-Mail > E-Mail-Vorlagen

2. Erstelle eine neue Vorlage (z. B. „1. Erinnerung – freundlich“)

3. Nutze dynamische Platzhalter wie:

• __REF__ – Rechnungsreferenz

• __THIRDPARTY_NAME__ – Kundenname

• __AMOUNT__ – Betrag

• __DUEDATE__ – Fälligkeitsdatum

Beispielvorlage:

Betreff: Erinnerung – Rechnung __REF__ ist fällig

Sehr geehrte/r __THIRDPARTY_NAME__,

die Rechnung __REF__ über __AMOUNT__ war am __DUEDATE__ fällig.
Wir bitten um baldige Begleichung.

Freundliche Grüße,
Ihr Firmenname

Erstelle Vorlagen für:

• Erste Erinnerung

• Zweite Erinnerung (nachdrücklicher Ton)

• Letzte Mahnung (juristischer Ton)

5. Vorlagen automatisierten Jobs zuweisen

Nach Erstellung der Vorlagen verbindest du sie mit dem entsprechenden Cron-Job.

Schritte:

1. Zurück zu Geplante Aufgaben

2. Finde Kundenrechnung Erinnerung

3. Klicke auf „Aktivieren“ und dann auf „Bearbeiten“

Einstellungen:

• Verzögerung vor erster Erinnerung: z. B. 3 Tage nach Fälligkeit

• Intervall zwischen Erinnerungen: z. B. 7 Tage

• Maximale Anzahl an Erinnerungen: 3

• Auswahl der zuvor erstellten Vorlagen

Hinweis: Der Job prüft alle Rechnungen und versendet automatisch.

6. E-Mail-Konfiguration sicherstellen

Für den Versand automatischer Nachrichten muss Dolibarr mit einem SMTP-Server konfiguriert sein.

Schritte:

1. Gehe zu Start > Konfiguration > E-Mail

2. Wähle SMTP und trage deine Mailserver-Daten ein

3. Sende eine Testmail zur Prüfung

Gesendete Mails findest du unter Werkzeuge > E-Mailing > Gesendete E-Mails

7. Anpassungen je nach Kundenverhalten (optional)

Passen Sie Inhalte manuell für bestimmte Kunden an.

Beispiel:

Sehr geehrte/r __THIRDPARTY_NAME__,

Die Rechnung __REF__ ist seit dem __DUEDATE__ offen. Dies ist Ihre zweite Erinnerung.

8. Trigger verwenden (fortgeschritten)

Für Entwickler lassen sich Trigger-Klassen in /htdocs/core/triggers/ schreiben.

Beispiel: trigger_send_reminder.php

Beispiele:

• Nur Wochentage

• Feiertage ausschließen

• Nur bestimmte Kunden

9. Überwachung und Logs

Gehe zu Werkzeuge > Logs > Cron-Log

• Sieh durchgeführte Aufgaben

• Gesendete E-Mails

• Fehlerprotokolle

Regelmäßig prüfen, besonders nach Updates.

10. Zusammenfassung: Komplette Erinnerungsautomatisierung

Durch Kombination von:

• Cron-Jobs

• Rechnungsstatus

• E-Mail-Vorlagen

• SMTP-Konfiguration

… kannst du die Erinnerungen vollständig automatisieren – ohne Zusatzmodule.

Checkliste:

Tipp: Hinweis in PDF-Rechnung einfügen:

“Automatisierte Erinnerungen erfolgen alle 7 Tage nach Fälligkeit.”

Fazit

Auch wenn Dolibarrs Oberfläche nicht so schick ist wie bei manchen kommerziellen ERPs, ist es leistungsfähig und flexibel. Mit richtiger Konfiguration kannst du ein professionelles, vollautomatisiertes Mahnsystem einrichten – ganz ohne Zusatzkosten. Das ist die Stärke guter Open-Source-Lösungen.