Dolibarr, en tant que plateforme ERP et CRM open source, est apprécié pour sa modularité et son rapport qualité/prix. Alors que de nombreux ERP commerciaux réservent les fonctionnalités d'automatisation aux abonnements coûteux ou modules payants, Dolibarr propose plusieurs outils puissants intégrés qui, s’ils sont bien configurés, permettent d’automatiser des processus métier essentiels. L’un de ces processus critiques est la relance client, notamment pour les factures impayées ou en retard. Automatiser ces rappels améliore non seulement la trésorerie, mais réduit également les efforts manuels et assure une communication rapide avec les clients.

Cet article vous explique comment automatiser entièrement les relances clients dans Dolibarr sans dépenser un centime en modules payants. Nous explorerons les outils fournis nativement avec Dolibarr — à savoir les modèles d’email, les tâches planifiées (cron jobs) et le suivi intégré des factures — afin de mettre en place un système qui envoie des rappels automatiquement.

1. Pourquoi automatiser les relances clients est essentiel

Avant d’expliquer le « comment », il est important de comprendre le « pourquoi » :

• Réduction des tâches administratives : Plus besoin de suivre manuellement chaque échéance.

• Amélioration de la trésorerie : Des rappels envoyés à temps favorisent un paiement plus rapide.

• Communication professionnelle : Les messages automatisés sont cohérents et standardisés.

• Satisfaction client : Les clients apprécient les rappels courtois plutôt que les relances de dernière minute.

Voyons maintenant comment Dolibarr gère cette automatisation nativement.

2. Aperçu des factures et paiements dans Dolibarr

Dolibarr gère les factures clients via son système de facturation intégré. Lorsqu’une facture est créée, elle comporte une date d’échéance et des conditions de paiement. Chaque facture suit un cycle de statuts : brouillon, validée, payée, en retard, etc.

Champs clés utilisés dans l’automatisation :

• Statut de la facture (ex. : Non payée, Payée, En retard)

• Date d’échéance

• Date de création

• Conditions de paiement

Dolibarr enregistre toutes ces informations, ce qui permet de repérer les factures en retard.

3. Activer les tâches planifiées (cron) dans Dolibarr

Pour automatiser les rappels, Dolibarr utilise des tâches planifiées, qui sont des scripts exécutés périodiquement.

Étapes :

1. Allez dans Accueil > Configuration > Modules > Outils > Tâches planifiées

2. Activez le module “Tâches planifiées”

3. Vous verrez alors la liste des tâches cron disponibles

Ensuite, configurez votre serveur ou hébergeur pour exécuter le script cron de Dolibarr.

Exemple d’entrée crontab :

0 * * * * wget -q -O /dev/null http://votredolibarr/scripts/cron/cron_run_jobs.php?securitykey=VOTRECLE

Remplacez votredolibarr et VOTRECLE par vos valeurs.

La clé de sécurité se trouve dans : Accueil > Configuration > Autres paramètres > CRONKEY

Une fois configuré, Dolibarr exécutera les tâches à l’intervalle défini (ici toutes les heures).

4. Créer des modèles d’email pour les relances

Dolibarr permet de créer des modèles d’email réutilisables associés à différents événements, y compris les rappels de facture.

Étapes :

1. Allez dans Accueil > Configuration > Emails > Modèles d’email

2. Créez un nouveau modèle (ex. : “1er rappel – courtois”)

3. Utilisez les balises dynamiques suivantes :

• __REF__ – Référence de la facture

• __THIRDPARTY_NAME__ – Nom du client

• __AMOUNT__ – Montant dû

• __DUEDATE__ – Date d’échéance

Exemple de modèle :

Objet : Rappel amical – Facture __REF__ en attente

Bonjour __THIRDPARTY_NAME__,

Nous vous rappelons que la facture __REF__ d’un montant de __AMOUNT__ était due le __DUEDATE__.
Merci de bien vouloir procéder au règlement dans les plus brefs délais.

Cordialement,
Nom de votre entreprise

Répétez le processus pour créer :

• 1er rappel

• 2e rappel (plus ferme)

• Dernier rappel (ton juridique)

5. Associer les modèles d’email aux tâches automatisées

Une fois les modèles créés, il faut les associer à la tâche planifiée de relance automatique.

Étapes :

1. Retournez dans Tâches planifiées

2. Recherchez Rappel de facture client

3. Cliquez sur “Activer” puis “Modifier”

Définissez :

• Délai avant 1er rappel : ex. 3 jours après échéance

• Délai entre rappels : ex. 7 jours

• Nombre maximum de rappels : 3

• Sélection des modèles d’email

Remarque : Cette tâche analyse toutes les factures et envoie les rappels automatiquement.

6. Vérifier la configuration des emails

Pour que les emails soient envoyés, Dolibarr doit être correctement configuré avec un serveur SMTP.

Étapes :

1. Allez dans Accueil > Configuration > Emails

2. Choisissez SMTP et entrez les identifiants de votre serveur mail

3. Envoyez un email de test pour vérifier

Les emails envoyés sont consultables dans Outils > Emailing > Messages envoyés

7. Personnalisation selon le comportement client (optionnel)

Pour aller plus loin, ajoutez des variantes ou du texte conditionnel dans les modèles.

Exemple :

Bonjour __THIRDPARTY_NAME__,

Nous n’avons pas reçu le paiement de la facture __REF__ (
__DUEDATE__). Ceci est votre deuxième rappel.

Vous pouvez aussi modifier les modèles manuellement selon les clients (habitués aux retards).

8. Utiliser les triggers (avancé)

Pour les utilisateurs avancés, il est possible d’utiliser des triggers PHP.

Créez une classe dans /htdocs/core/triggers/ qui s’exécute lors de la mise à jour d’une facture.

Exemple : trigger_send_reminder.php

Cela permet par exemple d’envoyer des rappels :

• Seulement en semaine

• Seulement à certains clients

• En excluant les jours fériés

9. Suivi et journaux d’exécution

Consultez les logs pour vérifier le bon fonctionnement.

Allez dans Outils > Journaux > Journaux des tâches planifiées

• Voir les exécutions

• Emails envoyés

• Erreurs éventuelles

Vérifiez régulièrement pour prévenir les pannes post-mise à jour.

10. Résumé : système de relance complet

En combinant :

• Tâches planifiées

• Statuts de factures

• Modèles d’emails

• Configuration SMTP

…vous pouvez automatiser entièrement les relances sans module tiers ou payant.

Checklist :

Astuce bonus : ajoutez une mention dans vos PDF de facture, par exemple :

“Des relances automatiques sont envoyées tous les 7 jours après la date d’échéance.”

Conclusion

Même si l’interface de Dolibarr n’a pas le côté flashy des ERP haut de gamme, ses fonctionnalités de base sont puissantes et flexibles. Avec une bonne configuration, vous pouvez mettre en place un système complet de relance automatique qui renforce votre image professionnelle, améliore la trésorerie et réduit la charge de travail manuelle.

Et le meilleur ? Vous n’avez rien à payer de plus que votre Dolibarr existant. Voilà toute la force d’un ERP open source bien maîtrisé.