
Dolibarr, come piattaforma ERP e CRM open source, è apprezzato per la sua modularità e convenienza. Mentre molti ERP commerciali riservano le funzionalità di automazione agli abbonamenti costosi o ai moduli a pagamento, Dolibarr offre diversi strumenti potenti già integrati che, se configurati correttamente, consentono di automatizzare processi aziendali essenziali. Uno di questi processi fondamentali è il sollecito ai clienti, in particolare per le fatture scadute o non pagate. Automatizzare questi promemoria migliora il flusso di cassa, riduce il lavoro manuale e garantisce comunicazioni tempestive con i clienti.
Questo articolo ti spiega come automatizzare completamente i solleciti ai clienti in Dolibarr senza spendere un centesimo in moduli a pagamento. Esploreremo gli strumenti inclusi in Dolibarr — ovvero i modelli email, i job pianificati (cron) e il monitoraggio integrato delle fatture — per configurare un sistema che invia promemoria automaticamente.
1. Perché è importante automatizzare i solleciti ai clienti
Prima di spiegare il “come”, è importante comprendere il “perché”:
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Riduzione del lavoro amministrativo: Non è più necessario controllare manualmente ogni scadenza.
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Miglioramento del flusso di cassa: I solleciti puntuali favoriscono i pagamenti rapidi.
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Comunicazione professionale: I messaggi automatizzati sono coerenti e standardizzati.
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Soddisfazione del cliente: I clienti apprezzano i promemoria educati invece dei solleciti improvvisi.
Vediamo ora come Dolibarr gestisce questa automazione in modo nativo.
2. Panoramica su fatture e pagamenti in Dolibarr
Dolibarr gestisce le fatture clienti attraverso il suo sistema di fatturazione integrato. Quando si crea una fattura, vengono specificati la data di scadenza e i termini di pagamento. Ogni fattura segue una serie di stati: bozza, convalidata, pagata, scaduta, ecc.
Campi chiave per l'automazione:
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Stato della fattura (es. Non pagata, Pagata, Scaduta)
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Data di scadenza
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Data di creazione
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Termini di pagamento
Dolibarr tiene traccia di tutte queste informazioni, il che consente di identificare le fatture scadute.
3. Attivare i job pianificati (cron) in Dolibarr
Per automatizzare i promemoria, Dolibarr utilizza dei job pianificati, script che vengono eseguiti periodicamente.
Passaggi:
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Vai su
Home > Configurazione > Moduli > Strumenti > Lavori pianificati
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Attiva il modulo “Lavori pianificati”
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Comparirà l’elenco dei job disponibili
Successivamente, configura il tuo server per eseguire lo script cron di Dolibarr.
Esempio di crontab:
0 * * * * wget -q -O /dev/null http://tuodolibarr/scripts/cron/cron_run_jobs.php?securitykey=TUACHIAVE
Sostituisci tuodolibarr
e TUACHIAVE
con i tuoi valori.
Trovi la chiave di sicurezza in: Home > Configurazione > Altri parametri > CRONKEY
Una volta configurato, Dolibarr eseguirà i job secondo la frequenza definita.
4. Creare modelli email per i solleciti
Dolibarr consente di creare modelli email riutilizzabili associabili a vari eventi, inclusi i solleciti di pagamento.
Passaggi:
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Vai su
Home > Configurazione > Email > Modelli email
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Crea un nuovo modello (es. “1° sollecito – cortese”)
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Usa i seguenti tag dinamici:
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__REF__
– Riferimento della fattura -
__THIRDPARTY_NAME__
– Nome del cliente -
__AMOUNT__
– Importo dovuto -
__DUEDATE__
– Data di scadenza
Esempio di modello:
Oggetto: Promemoria – Fattura __REF__ in sospeso
Gentile __THIRDPARTY_NAME__,
Le ricordiamo che la fattura __REF__ per un importo di __AMOUNT__ era in scadenza il __DUEDATE__.
La invitiamo cortesemente a procedere con il pagamento.
Cordiali saluti,
Nome della tua azienda
Crea più modelli per:
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Primo sollecito
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Secondo sollecito (più deciso)
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Ultimo avviso (tono legale)
5. Associare i modelli ai job automatizzati
Dopo aver creato i modelli, collegali al job pianificato per l'invio dei solleciti.
Passaggi:
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Vai su
Lavori pianificati
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Trova
Sollecito fatture clienti
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Clicca su “Attiva” e poi su “Modifica”
Imposta:
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Ritardo prima del primo sollecito: es. 3 giorni dopo la scadenza
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Intervallo tra i solleciti: es. 7 giorni
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Numero massimo di solleciti: 3
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Seleziona i modelli creati
Nota: Questo job controlla tutte le fatture e invia i promemoria automaticamente.
6. Verificare la configurazione dell’email
Per l’invio automatico, Dolibarr deve essere configurato correttamente con un server SMTP.
Passaggi:
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Vai su
Home > Configurazione > Email
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Seleziona SMTP e inserisci le credenziali
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Invia una mail di test
Puoi controllare gli invii da Strumenti > Emailing > Email inviate
7. Personalizzazione secondo il cliente (opzionale)
Puoi adattare i testi ai comportamenti dei clienti.
Esempio:
Gentile __THIRDPARTY_NAME__,
Non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della fattura __REF__ (__DUEDATE__). Questo è il secondo promemoria.
Puoi modificare i modelli manualmente per clienti abituali con ritardi.
8. Utilizzare i trigger (avanzato)
Per utenti avanzati, è possibile scrivere trigger PHP personalizzati.
Crea una classe in /htdocs/core/triggers/
che reagisca agli aggiornamenti fattura.
Esempio: trigger_send_reminder.php
Esempi di personalizzazione:
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Invio solo nei giorni feriali
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Escludere festivi
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Applicare solo a determinati clienti
9. Monitoraggio e log
Controlla i log per verificare il corretto funzionamento.
Vai su Strumenti > Log > Log dei lavori pianificati
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Vedi le esecuzioni
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Email inviate
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Eventuali errori
Verifica periodicamente dopo aggiornamenti del sistema.
10. Riepilogo: sistema completo di solleciti
Unendo:
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Job pianificati
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Stato fatture
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Modelli email
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SMTP configurato
…puoi automatizzare completamente i solleciti senza moduli aggiuntivi.
Checklist:
Suggerimento extra: inserisci una nota nelle fatture PDF:
“I promemoria automatici vengono inviati ogni 7 giorni dopo la data di scadenza.”
Conclusione
Anche se l'interfaccia di Dolibarr non è spettacolare come quella di alcuni ERP commerciali, le sue funzionalità sono potenti e flessibili. Con una buona configurazione, puoi implementare un sistema completo di solleciti automatici che rafforza l'immagine professionale, migliora la liquidità e riduce il carico di lavoro manuale.
E il meglio? Non devi pagare nulla oltre alla tua installazione Dolibarr. Questo è il vero vantaggio dell’open source ben utilizzato.