Contratto ODT/PDF da Preventivo

Descrizione generale

Il modulo “Contratto ODT/PDF da Preventivo” per Dolibarr permette di generare automaticamente contratti personalizzati in formato ODT (e convertibili in PDF) a partire dalle proposte commerciali (preventivi). A partire da un modello di contratto redatto nel tuo word processor (LibreOffice, MS Word compatibile ODT, ecc.), il modulo unisce i dati del preventivo e produce un contratto pronto per essere inviato o firmato, allegato direttamente alla scheda del preventivo.

Obiettivi del modulo

Standardizzare i modelli di contratto e le condizioni generali a partire da un unico riferimento.
Evitare il copia/incolla manuale dai preventivi verso un documento Word.
Risparmiare tempo nella preparazione dei contratti e ridurre il rischio di errori (importi, riferimenti, dati di contatto, ecc.).

Funzionamento per l’utente

Sulla scheda della Proposta commerciale compare un nuovo blocco nella zona File allegati:

• Selezione di un modello di contratto ODT da un menu a tendina (es. “Contratto ODT”)

• Clic sul pulsante “GENERARE”
  Il modulo recupera automaticamente le informazioni del preventivo (terzo, contatto, date, riferimenti, righe, importi, ecc.), le inserisce nel modello ODT e aggiunge il file generato come allegato alla proposta (es. Contratto_ODT.odt). Il documento può poi essere aperto, modificato se necessario, firmato o inviato al cliente.
  Se il servizio di conversione ODT → PDF è configurato sulla tua istanza Dolibarr, il contratto può essere facilmente esportato o stampato in formato PDF.

Configurazione dei modelli di contratto

Dalla pagina di Configurazione del modulo Contratto ODT/PDF da Preventivo puoi:

• Creare uno o più modelli di contratto

• Definire un titolo (es. “Contratto di servizio”, “Contratto di manutenzione”…).

• Caricare il relativo file modello ODT

• Gestire attivazione, data di creazione e autore del modello
  I modelli possono contenere tutti i tag ODT standard di Dolibarr (terzo, indirizzo, contatto, date, importi imponibile/totale, righe di preventivo, condizioni di pagamento, ecc.), consentendo di ottenere contratti completamente precompilati a partire dai dati del preventivo.

Casi d’uso tipici

Contratti di prestazione di servizi generati automaticamente non appena un preventivo viene validato.
Contratti di manutenzione, abbonamento o noleggio basati sulle informazioni riepilogate nel preventivo.
Condizioni particolari e allegati commerciali prodotti in un clic a partire dagli importi e dalle opzioni scelte dal cliente.

Vantaggi per la tua azienda

Notevole risparmio di tempo nella produzione dei contratti, soprattutto in presenza di un elevato volume di preventivi.
Maggiore coerenza dei documenti legali (clausole, note legali, CGV, ecc.) grazie a modelli centralizzati.
Riduzione degli errori manuali (cliente errato, importo sbagliato, riferimento non corretto, ecc.) legati al copia/incolla.
Migliore tracciabilità con tutti i contratti allegati direttamente al preventivo in Dolibarr.

Riepilogo funzionalità

Gestione di un catalogo di modelli di contratto ODT nella configurazione del modulo.
Selezione del modello e generazione automatica del contratto dalla scheda preventivo.
Merge dei dati del preventivo nel modello (cliente, righe, importi, date, condizioni, ecc.).
Aggiunta automatica del file ODT generato tra gli allegati del preventivo.
Esportazione opzionale in PDF tramite il servizio di conversione ODT/PDF di Dolibarr (se disponibile).
Integrazione nativa nell’interfaccia Dolibarr, senza modificare il normale processo di creazione dei preventivi.