ODT/PDF-Vertrag aus Angebot

Allgemeine Beschreibung

Das Modul „ODT/PDF-Vertrag aus Angebot“ für Dolibarr ermöglicht es, automatisch individuelle Verträge im ODT-Format (und konvertierbar in PDF) aus kommerziellen Angeboten zu erzeugen. Auf Basis einer in Ihrem Textverarbeitungsprogramm erstellten Vertragsvorlage (LibreOffice, MS Word mit ODT-Kompatibilität usw.) führt das Modul einen Seriendruck mit den Angebotsdaten durch und erzeugt einen fertig ausgefüllten Vertrag, der direkt an der Angebotskarte als Anhang abgelegt wird.

Ziele des Moduls

Standardisierung Ihrer Vertragsvorlagen und Geschäftsbedingungen aus einer zentralen Referenz.
Vermeidung von manuellem Kopieren/Einfügen aus Angeboten in ein Word-Dokument.
Zeitersparnis bei der Vertragserstellung und Reduzierung von Fehlern (Beträge, Referenzen, Kontaktdaten usw.).

Funktionsweise für Anwender

Auf der Karte Kommerzielle Angebotsanfrage/Proposition erscheint in der Zone Verknüpfte Dateien ein neuer Block:

• Auswahl eines ODT-Vertragsmodells in einer Dropdown-Liste (z. B. „ODT-Vertrag“)

• Klick auf die Schaltfläche „GENERIEREN“
  Das Modul liest automatisch alle Angebotsinformationen (Drittpartei, Kontakt, Daten, Referenzen, Positionen, Beträge usw.) ein, fügt sie in die ODT-Vorlage ein und legt die erzeugte Datei als Anhang am Angebot ab (z. B. Vertrag_ODT.odt). Das Dokument kann anschließend geöffnet, bei Bedarf angepasst, unterschrieben oder an den Kunden versendet werden.
  Ist auf Ihrer Dolibarr-Instanz ein ODT-zu-PDF-Konvertierungsdienst eingerichtet, kann der Vertrag problemlos im PDF-Format exportiert oder gedruckt werden.

Konfiguration der Vertragsvorlagen

Auf der Seite Konfiguration des Moduls ODT/PDF-Vertrag aus Angebot können Sie:

• ein oder mehrere Vertragsmodelle anlegen

• einen Titel definieren (z. B. „Dienstleistungsvertrag“, „Wartungsvertrag“ …)

• die entsprechende ODT-Vorlagendatei hochladen

• Aktivierung, Erstellungsdatum und Autor der Vorlage verwalten
  Die Vorlagen können alle Standard-ODT-Platzhalter von Dolibarr enthalten (Drittpartei, Adresse, Kontakt, Daten, Netto-/Bruttobeträge, Angebotspositionen, Zahlungsbedingungen usw.), sodass vollständig vorausgefüllte Verträge direkt aus den Angebotsdaten erzeugt werden.

Typische Anwendungsfälle

Dienstleistungsverträge, die automatisch erzeugt werden, sobald ein Angebot validiert wurde.
Wartungs-, Abonnement- oder Mietverträge auf Basis der im Angebot zusammengefassten Informationen.
Besondere Bedingungen und kommerzielle Anhänge, die mit einem Klick aus den vom Kunden gewählten Beträgen und Optionen erstellt werden.

Vorteile für Ihr Unternehmen

Deutliche Zeitersparnis bei der Vertragserstellung, insbesondere bei hohem Angebotsvolumen.
Mehr Einheitlichkeit Ihrer Rechtsdokumente (Klauseln, rechtliche Hinweise, AGB usw.) dank zentral verwalteter Vorlagen.
Weniger manuelle Fehler (falscher Kunde, falscher Betrag, falsche Referenz usw.) durch Wegfall von Copy-and-Paste.
Bessere Nachverfolgbarkeit, da alle Verträge direkt am Angebot in Dolibarr angehängt sind.

Funktionsübersicht

Verwaltung eines Katalogs von ODT-Vertragsvorlagen in der Modulkontrolle.
Vorlagenauswahl und automatische Generierung des Vertrags aus der Angebotskarte.
Seriendruck der Angebotsdaten in die Vorlage (Kunde, Positionen, Beträge, Daten, Bedingungen usw.).
Automatisches Hinzufügen der erzeugten ODT-Datei zu den Anlagen des Angebots.
Optionale PDF-Ausgabe über den ODT/PDF-Konvertierungsdienst von Dolibarr (falls vorhanden).
Nahtlose Integration in die Dolibarr-Oberfläche, ohne Ihren gewohnten Prozess zur Angebotserstellung zu verändern.