Nel contesto attuale del commercio globale, la possibilità di gestire transazioni in più valute è diventata fondamentale per le aziende che operano a livello internazionale. Dolibarr, il noto ERP e CRM open source, offre funzionalità robuste per la gestione multi-valuta, pensate per semplificare le attività commerciali oltre confine. In questo articolo ti spieghiamo passo dopo passo come attivare e utilizzare correttamente questa funzione in Dolibarr.

Cos’è il modulo multi-valuta di Dolibarr?

Il modulo multi-valuta consente alle aziende di:

• Gestire un elenco di valute con relativi tassi di cambio

• Creare documenti commerciali (preventivi, ordini, fatture) in diverse valute

• Convertire automaticamente gli importi secondo il tasso di cambio attuale

• Mantenere la contabilità nella valuta principale dell’azienda

È particolarmente utile per chi ha clienti, fornitori o partner in altri paesi.

Attivare il modulo multi-valuta

Per attivare il modulo:

1. Vai su Home > Configurazione > Moduli/Applicazioni

2. Cerca il modulo Multi-valuta

3. Clicca su Attiva

Una volta attivato, apparirà un’icona con un ingranaggio che consente l’accesso alla configurazione del modulo.

Configurare valute e tassi di cambio

Dopo l’attivazione, procedi con la configurazione:

1. Clicca sull’icona di configurazione accanto al modulo

2. Imposta la valuta principale della tua azienda (utilizzata per la contabilità)

3. Aggiungi le altre valute che intendi utilizzare (es. USD, EUR, GBP)

4. Inserisci i tassi di cambio rispetto alla valuta principale

Dolibarr ti permette di inserire i tassi manualmente oppure di aggiornarli automaticamente tramite servizi esterni.

Assegnare una valuta a un terzo (cliente o fornitore)

Affinché i documenti vengano generati nella valuta corretta:

1. Vai nella scheda del cliente o fornitore

2. Clicca su Modifica

3. Seleziona la valuta desiderata nel campo corrispondente

4. Salva le modifiche

D’ora in poi, ogni documento collegato a quel terzo sarà creato nella valuta specificata.

Creare documenti in valuta estera

Ecco come creare preventivi, ordini o fatture in una valuta diversa:

1. Crea un nuovo documento commerciale

2. Seleziona la valuta desiderata (se non viene impostata automaticamente)

3. Inserisci normalmente prodotti e servizi

4. Verifica che gli importi siano convertiti correttamente

5. Salva e invia il documento

Dolibarr mostrerà gli importi sia nella valuta del documento sia nella valuta principale dell’azienda.

Registrare un pagamento in valuta estera

Dolibarr consente anche di gestire i pagamenti in valute diverse:

1. Vai nella sezione Pagamenti

2. Seleziona la fattura da pagare

3. Inserisci l’importo e la valuta del pagamento

4. Verifica o modifica il tasso di cambio

5. Conferma il pagamento

I registri contabili verranno aggiornati automaticamente con entrambi i valori (valuta estera e principale).

Aggiornare automaticamente i tassi di cambio

Per automatizzare l’aggiornamento dei tassi:

1. Vai su Home > Configurazione > Attività pianificate

2. Attiva la voce Aggiornamento tassi di cambio

3. Configura un servizio esterno (es. CurrencyLayer, Fixer.io)

In questo modo, Dolibarr scaricherà quotidianamente i tassi aggiornati.

Buone pratiche per la gestione multi-valuta

• Aggiorna i tassi di cambio regolarmente, soprattutto in tempi di fluttuazioni valutarie

• Forma il personale sul corretto utilizzo delle funzionalità multi-valuta

• Monitora i report finanziari per valutare l’impatto delle variazioni di cambio

• Conserva lo storico dei tassi di cambio per controlli e verifiche contabili

Conclusione

Attivare e utilizzare la funzione multi-valuta in Dolibarr semplifica le operazioni internazionali e migliora la precisione nei documenti e nella contabilità. Il modulo multi-valuta rappresenta un valore aggiunto concreto per tutte le aziende che operano con clienti o fornitori stranieri.

Seguendo questa guida, potrai configurare Dolibarr per lavorare con più valute in modo efficiente, affidabile e professionale.