Installare Dolibarr ERP & CRM è un passo fondamentale per organizzare e semplificare i processi aziendali — dalla gestione dei clienti e della fatturazione al controllo dell’inventario e alla gestione dei progetti. Ma una volta completata l’installazione e aperta la tua nuova istanza Dolibarr, potresti chiederti: "E adesso?"

Che tu sia un imprenditore, un libero professionista o l’amministratore IT di un’azienda, i passaggi post-installazione sono essenziali. Una configurazione iniziale ben fatta garantisce che il tuo ERP funzioni in modo efficiente. Questa guida dettagliata ti presenta i 7 passaggi da compiere immediatamente dopo l’installazione di Dolibarr. Sono azioni fondamentali che preparano il sistema all’uso quotidiano, riducono i rischi e ti aiutano a partire col piede giusto.

Passaggio 1: Mettere in sicurezza l’installazione

La prima cosa da fare è mettere in sicurezza la tua istanza Dolibarr. L’installazione di default può presentare vulnerabilità, soprattutto se l’hosting è autogestito.

Verifiche importanti:

• Elimina la cartella di installazione: Se non lo hai già fatto, elimina la cartella /install/. Tenerla è un grosso rischio di sicurezza.

• Controlla i permessi dei file: La directory /conf/ non deve essere scrivibile da tutti. Usa chmod per limitarne l’accesso all’utente del server web.

• Abilita HTTPS: Se stai accedendo via HTTP, installa subito un certificato SSL. Servizi come Let’s Encrypt rendono l’operazione semplice e gratuita.

• Cambia la password admin: Durante l’installazione hai creato un account admin. Assicurati che abbia una password sicura e unica.

Questi accorgimenti proteggono i tuoi dati da accessi non autorizzati.

Passaggio 2: Configurare i dati della tua azienda

Ora imposta il profilo aziendale su Dolibarr. Non è solo un dettaglio estetico — influisce direttamente su come appaiono fatture, preventivi e altri documenti.

Menu:

Home > Configurazione > Azienda/Organizzazione

Campi da completare:

• Ragione sociale

• Indirizzo

• Telefono ed e-mail

• Logo (carica la tua immagine)

• Partita IVA o altri codici fiscali

Queste informazioni compariranno su tutti i documenti ufficiali. Una configurazione accurata migliora l’immagine e la credibilità della tua azienda.

Passaggio 3: Impostare valuta, imposte e lingue

Dolibarr supporta più valute e lingue. Prima di iniziare a gestire vendite o documenti, configura le tue preferenze.

Menu:

Home > Configurazione > Dizionari

Impostazioni consigliate:

• Valuta: Imposta la valuta principale. Puoi aggiungerne altre se necessario.

• IVA/imposte: Definisci i tassi fiscali validi per il tuo paese.

• Lingue: Seleziona la lingua dell’interfaccia. Abilita lingue aggiuntive se lavori in contesti multilingue.

Queste impostazioni garantiscono documenti corretti e un’interfaccia adeguata per il tuo team e i clienti.

Passaggio 4: Attivare i moduli essenziali

Uno dei grandi vantaggi di Dolibarr è la sua struttura modulare. Puoi attivare solo ciò che ti serve. Senza moduli attivi, Dolibarr non sarà molto utile.

Menu:

Home > Configurazione > Moduli/Applicazioni

Moduli consigliati per iniziare:

• Terze Parti: Gestione clienti e fornitori

• Prodotti/Servizi: Definizione del tuo catalogo

• Proposte/Preventivi: Creazione e invio preventivi

• Ordini: Gestione ordini in entrata e uscita

• Fatture: Funzionalità di fatturazione

• Progetti: Ideale per aziende di servizi

• Banca/Cassa: Gestione conti correnti e movimenti

• Utenti & Permessi: Gestione accessi e diritti

Puoi attivare altri moduli in seguito. Parti con l’essenziale.

Passaggio 5: Creare utenti e assegnare ruoli

Se più persone devono usare il sistema, crea account utente separati e assegna i permessi adeguati. Dolibarr consente un controllo molto dettagliato.

Menu:

Home > Utenti & Gruppi

Cosa fare:

• Crea utenti con credenziali uniche e password sicure

• Crea gruppi (Vendite, HR, Contabilità, ecc.)

• Assegna moduli e permessi ai gruppi o singolarmente

Una gestione chiara dei ruoli protegge i dati e migliora l’esperienza d’uso. Ad esempio: un venditore non dovrebbe vedere dati contabili, e il contabile non ha bisogno di accedere ai lead.

Passaggio 6: Inserire i dati iniziali (clienti, prodotti, conti bancari)

Ora puoi iniziare a inserire i dati fondamentali necessari a Dolibarr.

Dati da aggiungere:

• Clienti e fornitori: Modulo Terze Parti

• Prodotti o servizi: Modulo Prodotti > inserisci codice, prezzo, descrizione

• Conti bancari: Menu Finanze > Banca/Cassa

Con questi dati pronti, puoi generare preventivi, fatture, movimenti bancari, ecc.

Se hai già dei dati, puoi importarli tramite file CSV. Assicurati che i campi corrispondano al formato richiesto da Dolibarr.

Passaggio 7: Personalizzare i modelli di documento

Ogni fattura, preventivo o documento rappresenta la tua azienda. Dolibarr offre modelli predefiniti, ma personalizzarli dà un tocco più professionale.

Menu:

Home > Configurazione > Moduli > Fatture (o Preventivi, Ordini)

Cosa fare:

• Scegli un modello base (es. crabe, azur, einstein)

• Modifica intestazioni e piè di pagina

• Carica logo e colori aziendali

• Adatta formati, caratteri e layout

Puoi anche consultare il NEXT GESTION marketplace per modelli premium.

Consigli extra per partire al meglio

Oltre ai 7 passaggi principali, ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi:

• Configurare l’invio email: Imposta SMTP per inviare fatture e notifiche

• Aggiornare Dolibarr: Controlla regolarmente gli aggiornamenti e applicali dopo un backup

• Pianificare backup: Usa il modulo di backup o una soluzione esterna

• Controllare i log: Dolibarr registra le attività degli utenti (utile per audit e supporto)

• Simula un flusso completo: Crea un preventivo, trasformalo in fattura, registra un pagamento

Conclusione

Installare Dolibarr è solo l’inizio. Configurarlo correttamente sin dall’inizio fa la differenza tra un sistema caotico e uno fluido ed efficiente.

Proteggendo l’accesso, configurando le impostazioni base, caricando i dati e definendo i ruoli utente, crei una base solida.

Parti con poco, resta coerente e costruisci i tuoi flussi dentro Dolibarr. Una volta completati questi primi passaggi, la tua azienda sarà pronta a sfruttare a pieno Dolibarr e a crescere con fiducia.