Die Installation von Dolibarr ERP & CRM ist ein entscheidender Schritt, um deine Geschäftsprozesse zu organisieren und zu optimieren – von der Kundenverwaltung und Rechnungsstellung bis zur Lagerkontrolle und Projektplanung. Aber sobald die Installation abgeschlossen ist und du deine neue Dolibarr-Instanz geöffnet hast, fragst du dich vielleicht: „Und jetzt?“

Egal ob Unternehmer, Freiberufler oder IT-Administrator – die Schritte nach der Installation sind entscheidend. Eine solide Erstkonfiguration stellt sicher, dass dein ERP effizient arbeitet. In diesem detaillierten Leitfaden zeigen wir dir die 7 Schritte, die du unmittelbar nach der Dolibarr-Installation ausführen solltest. Diese grundlegenden Aktionen bereiten dein System auf den täglichen Einsatz vor, minimieren Risiken und sorgen für einen reibungslosen Start.

Schritt 1: Die Installation absichern

Das Erste, was du tun solltest, ist deine Dolibarr-Instanz abzusichern. Die Standardinstallation kann Sicherheitslücken enthalten – besonders bei selbst gehosteten Setups.

Wichtige Überprüfungen:

• Installationsverzeichnis löschen: Entferne den Ordner /install/, falls noch nicht geschehen. Dieser stellt ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar.

• Dateiberechtigungen prüfen: Der Ordner /conf/ darf nicht für alle beschreibbar sein. Verwende chmod, um den Zugriff auf den Webserver-Benutzer zu beschränken.

• HTTPS aktivieren: Wenn du Dolibarr über HTTP nutzt, richte sofort ein SSL-Zertifikat ein. Dienste wie Let’s Encrypt bieten kostenlose Lösungen.

• Admin-Passwort ändern: Stelle sicher, dass das Admin-Konto ein starkes, einzigartiges Passwort besitzt.

Diese Maßnahmen schützen deine Daten vor unbefugtem Zugriff.

Schritt 2: Unternehmensdaten einrichten

Richte nun dein Unternehmensprofil in Dolibarr ein. Das ist nicht nur ein kosmetischer Schritt – es beeinflusst direkt das Erscheinungsbild deiner Dokumente wie Rechnungen und Angebote.

Menü:

Startseite > Einstellungen > Firma/Organisation

Eingabefelder:

• Firmenname

• Adresse

• Telefon und E-Mail

• Logo (hochladen)

• Steuer- oder Handelsregisternummern (z. B. USt-IdNr.)

Diese Informationen erscheinen auf allen offiziellen Dokumenten. Eine korrekte Konfiguration stärkt das professionelle Auftreten deines Unternehmens.

Schritt 3: Währung, Steuern und Sprache konfigurieren

Dolibarr unterstützt mehrere Währungen und Sprachen. Bevor du mit Angeboten oder Verkäufen beginnst, richte deine bevorzugten Einstellungen ein.

Menü:

Startseite > Einstellungen > Wörterbücher

Empfohlene Einstellungen:

• Währung: Lege deine Hauptwährung fest. Weitere können bei Bedarf hinzugefügt werden.

• Steuersätze: Definiere die in deinem Land gültigen Mehrwertsteuersätze.

• Sprachen: Wähle die Standardsprache für die Benutzeroberfläche. Aktiviere zusätzliche Sprachen, falls du in mehrsprachigen Teams arbeitest.

Diese Konfigurationen sorgen für korrekte Dokumente und eine passende Arbeitsumgebung für Team und Kunden.

Schritt 4: Wichtige Module aktivieren

Ein großer Vorteil von Dolibarr ist seine modulare Struktur. Du kannst nur das aktivieren, was du brauchst. Ohne Module ist Dolibarr jedoch kaum funktional.

Menü:

Startseite > Einstellungen > Module/Anwendungen

Empfehlenswerte Startmodule:

• Dritte: Kunden- und Lieferantenverwaltung

• Produkte/Dienstleistungen: Dein Produkt- und Servicekatalog

• Angebote: Erstellung und Versand von Angeboten

• Bestellungen: Verwaltung eingehender und ausgehender Bestellungen

• Rechnungen: Funktionen zur Rechnungsstellung

• Projekte: Ideal für Dienstleistungsunternehmen

• Bank/Kasse: Verwaltung von Konten und Zahlungen

• Benutzer & Rechte: Benutzerverwaltung und Rechtevergabe

Weitere Module kannst du später jederzeit aktivieren. Beginne mit dem Wichtigsten.

Schritt 5: Benutzer anlegen und Rollen zuweisen

Wenn mehrere Personen Dolibarr nutzen sollen, erstelle separate Benutzerkonten und weise die passenden Rechte zu. Dolibarr bietet dafür sehr feine Einstellungsmöglichkeiten.

Menü:

Startseite > Benutzer & Gruppen

Aufgaben:

• Benutzer mit einzigartigen Zugangsdaten und sicheren Passwörtern erstellen

• Gruppen anlegen (z. B. Vertrieb, HR, Buchhaltung)

• Module und Berechtigungen pro Gruppe oder individuell zuweisen

Eine klare Rollenverteilung schützt Daten und verbessert die Benutzerfreundlichkeit. Zum Beispiel sollte ein Vertriebsmitarbeiter keinen Zugriff auf Buchhaltungsdaten haben – und umgekehrt.

Schritt 6: Startdaten einpflegen (Kunden, Produkte, Bankkonten)

Jetzt kannst du die grundlegenden Daten eingeben, die Dolibarr benötigt.

Einzupflegende Daten:

• Kunden und Lieferanten: Im Modul "Dritte"

• Produkte/Dienstleistungen: Im Modul "Produkte" – mit Artikelnummer, Preis und Beschreibung

• Bankkonten: Unter Finanzen > Bank/Kasse

Sobald diese Daten vorliegen, kannst du Angebote, Rechnungen und Zahlungseinträge erstellen.

Wenn du bereits Daten hast, nutze die CSV-Importfunktion. Achte dabei auf die korrekte Spaltenzuordnung laut Dolibarr-Vorgaben.

Schritt 7: Dokumentenvorlagen anpassen

Jede Rechnung, jedes Angebot und jeder Lieferschein repräsentiert dein Unternehmen. Dolibarr bietet Standardvorlagen, aber eine Personalisierung sorgt für einen professionellen Auftritt.

Menü:

Startseite > Einstellungen > Module > Rechnungen (oder Angebote, Bestellungen)

Was tun:

• Wähle eine Vorlage (z. B. crabe, azur, einstein)

• Passe Kopf- und Fußzeile an

• Lade dein Firmenlogo und Farben hoch

• Justiere Format, Schriftgröße und Layout nach Wunsch

Im NEXT GESTION marketplace findest du auch Premium-Vorlagen.

Zusätzliche Tipps für einen erfolgreichen Start

Über die 7 Kernschritte hinaus helfen dir diese Empfehlungen weiter:

• E-Mail-Versand einrichten: SMTP konfigurieren für Rechnungsversand und Benachrichtigungen

• Dolibarr aktuell halten: Regelmäßig Updates prüfen und nach Backups anwenden

• Backups planen: Das Backup-Modul nutzen oder externe Lösungen einbinden

• Logbücher prüfen: Dolibarr protokolliert Nutzeraktivitäten (hilfreich für Support & Sicherheit)

• Einen vollständigen Ablauf testen: Ein Angebot erstellen, zur Rechnung umwandeln, Zahlung buchen

Fazit

Die Installation von Dolibarr ist nur der Anfang. Eine durchdachte Konfiguration sorgt für ein stabiles, benutzerfreundliches System.

Indem du die Zugriffsrechte schützt, die Grundlagen konfigurierst, Daten importierst und Rollen definierst, legst du ein starkes Fundament.

Starte klein, bleibe konsequent und baue deine Prozesse schrittweise in Dolibarr auf. Nach diesen ersten Schritten ist dein Unternehmen bereit, das volle Potenzial von Dolibarr zu nutzen und nachhaltig zu wachsen