Tenere traccia delle ore di lavoro è essenziale per mantenere la produttività, gestire in modo efficiente le risorse e garantire trasparenza all’interno di un’organizzazione. Che tu sia un libero professionista, una piccola impresa o una realtà in crescita, disporre di un registro accurato del tempo lavorato aiuta nella pianificazione, nella fatturazione e nella valutazione delle performance. Dolibarr, il software ERP e CRM open source, offre un sistema di rilevazione del tempo potente, facile da usare — e completamente gratuito.

In questo articolo vedrai come configurare e utilizzare Dolibarr per monitorare le ore di lavoro in modo efficace, sfruttando solo i moduli integrati, senza ricorrere a servizi esterni o estensioni a pagamento. Ti guideremo passo dopo passo — dall’attivazione dei moduli fino all’analisi dei report — con consigli pratici per una gestione professionale.

Perché tracciare il tempo di lavoro?

Prima di entrare nella configurazione tecnica, è utile chiarire perché il tracciamento del tempo è così importante:

• Consente una fatturazione precisa ai clienti

• Aiuta a monitorare i costi interni per progetto o dipendente

• Identifica le attività che richiedono troppo tempo e che possono essere ottimizzate

• Migliora la pianificazione e la previsione del carico di lavoro

• Aumenta la trasparenza e la responsabilità nei team

• Supporta la valutazione delle performance individuali e di gruppo

In sintesi, monitorare il tempo significa avere controllo e visione su come viene impiegata la risorsa più preziosa: il tempo.

Panoramica delle funzionalità di tracciamento in Dolibarr

Dolibarr permette di tracciare il tempo tramite i moduli Progetti e Attività. Una volta attivati, gli utenti possono registrare le ore spese su compiti specifici, assegnare responsabilità e generare report dettagliati.

Con il modulo opzionale Foglio ore, si può anche ottenere una panoramica settimanale strutturata delle attività svolte.

Funzionalità disponibili:

• Creazione di progetti e suddivisione in attività

• Assegnazione di attività agli utenti

• Registrazione manuale o tramite agenda delle ore lavorate

• Report per utente, progetto, attività o periodo

• Opzione di validazione dei fogli ore da parte del responsabile

Il tutto in un sistema centralizzato e completamente gratuito.

Come configurare il tracciamento del tempo in Dolibarr

Passaggio 1: Attivare i moduli necessari

Attiva i seguenti moduli:

• Progetti

• Attività

• Agenda

• Foglio ore (opzionale, ma consigliato)

Dalla sezione amministrativa, accedi all’elenco dei moduli e abilita quelli desiderati. Puoi anche attivare il modulo Risorse Umane se intendi collegare la rilevazione del tempo ai contratti di lavoro o alla presenza.

Passaggio 2: Creare un progetto e aggiungere attività

Dopo l’attivazione:

1. Accedi alla sezione Progetti e crea un nuovo progetto. Inserisci titolo, descrizione e assegna il progetto a un cliente o reparto.

2. All’interno del progetto, crea le attività necessarie. Definisci il carico di lavoro previsto, le date, la priorità e assegna ogni attività a un membro del team.

Le attività possono essere suddivise in base alla complessità del progetto.

Passaggio 3: Registrare le ore lavorate

Ci sono due metodi principali per registrare il tempo:

1. Direttamente dall’attività: l’utente apre l’attività assegnata e inserisce manualmente il tempo impiegato. Ideale a fine giornata.

2. Tramite il modulo Agenda: l’utente crea un evento legato a un progetto o attività e ne specifica la durata.

In entrambi i casi, il tempo viene associato all’utente e alla relativa attività, ed è salvato per l’analisi successiva.

Usare il modulo Foglio ore

Per una gestione settimanale delle ore, puoi attivare il modulo Foglio ore. Questo consente:

• Visualizzazione settimanale per ogni utente

• Inserimento rapido delle ore giornaliere per ogni attività

• Invio del foglio ore per approvazione

• Interfaccia semplificata per dipendenti e responsabili

Ogni utente visualizza le attività assegnate e può compilare facilmente il foglio ore giornaliero o settimanale.

Gestione e approvazione dei fogli ore

Se la tua organizzazione richiede la validazione delle ore (per fatturazione o controllo interno), Dolibarr lo permette tramite un flusso dedicato:

1. L’utente compila e invia il foglio ore

2. Il responsabile lo controlla e verifica coerenza e completezza

3. Può approvare o rifiutare le voci

4. Le ore approvate sono visibili nei report e utilizzabili per la fatturazione

Questo processo è molto utile per agenzie, consulenti, sviluppatori e aziende che lavorano su base oraria.

Generare report e analizzare i dati

Dolibarr permette di generare facilmente report dai dati raccolti. Ecco cosa puoi ottenere:

• Ore totali per progetto o cliente

• Tempo lavorato per utente in un determinato periodo

• Ripartizione del tempo per tipo di attività

• Confronto tra tempo previsto e reale

I report sono esportabili in formato CSV e utili per analisi interne, fatturazione, elaborazione paghe e ottimizzazione dei processi.

Buone pratiche per un tracciamento efficace

• Registrare le ore ogni giorno: per una maggiore precisione

• Definire bene le attività: per evitare confusione e doppioni

• Chiarire cosa è fatturabile e cosa no: soprattutto in ambito consulenziale

• Formare gli utenti: anche una breve formazione riduce gli errori

• Analizzare i dati regolarmente: per scoprire criticità o inefficienze

Vantaggi del tracciamento del tempo con Dolibarr

• Gratuito e open source: nessun costo di licenza

• Integrato: collegato a progetti, fatturazione, risorse umane e altro

• Modulare: attivi solo ciò che ti serve

• Personalizzabile: puoi creare moduli su misura o modificare quelli esistenti

• Accessibile via web: funziona su computer e dispositivi mobili

• Scalabile: adatto sia a singoli professionisti che a grandi team

Esempi di utilizzo

• Un freelance può tracciare le ore fatturabili e generare le fatture

• Una web agency può monitorare l’efficienza dei progetti clienti

• Un team IT può misurare la velocità nei cicli di sviluppo

• Una squadra edile può registrare le ore lavorate in cantiere

• Una ONG può raccogliere i dati sulle ore di volontariato

Limiti e possibili soluzioni

Dolibarr copre bene le esigenze standard, ma ha alcune limitazioni:

• Nessun cronometro in tempo reale

• Nessuna app mobile nativa

• Poca automazione (niente rilevamento automatico di inattività)

Soluzioni:

• Integrare strumenti esterni per il time-tracking live

• Sviluppare plugin usando le API di Dolibarr

• Esportare i dati per analisi su altri software

Conclusione

Dolibarr offre un sistema di tracciamento delle ore sorprendentemente completo per una piattaforma gratuita. Con una configurazione semplice, puoi aiutare il tuo team a registrare il tempo, monitorare le attività e ottimizzare la gestione dei progetti — tutto all’interno dello stesso ambiente gestionale.

Se cerchi una soluzione integrata, senza costi, per gestire le ore di lavoro e mantenere il controllo operativo, Dolibarr è una scelta solida, flessibile e a lungo termine.