Llevar un registro de las horas de trabajo es esencial para mantener la productividad, gestionar los recursos de manera eficiente y garantizar la transparencia dentro de una organización. Ya seas un profesional independiente, una pequeña empresa o un equipo en crecimiento, contar con un registro preciso del tiempo trabajado mejora la planificación, la facturación y la evaluación del rendimiento. Dolibarr, el ERP y CRM de código abierto, ofrece un sistema de control horario potente, fácil de usar —y totalmente gratuito—.

En este artículo aprenderás a configurar y utilizar Dolibarr para registrar las horas de trabajo de forma eficaz, utilizando únicamente los módulos integrados, sin necesidad de herramientas externas ni extensiones de pago. Te guiaremos paso a paso —desde la configuración hasta la generación de informes— con recomendaciones para una gestión del tiempo profesional.

¿Por qué es importante registrar el tiempo de trabajo?

Antes de entrar en detalles técnicos, es importante entender por qué el registro del tiempo es fundamental:

• Permite una facturación precisa a los clientes

• Ayuda a analizar los costes internos por proyecto o empleado

• Identifica tareas que consumen más tiempo del necesario

• Mejora la planificación y previsión del trabajo futuro

• Aporta transparencia y responsabilidad al equipo

• Facilita la evaluación individual y colectiva del rendimiento

En resumen: controlar el tiempo da claridad sobre cómo se utiliza el recurso más valioso de tu empresa: el tiempo.

Visión general del sistema de seguimiento de tiempo en Dolibarr

Dolibarr permite el control del tiempo a través de los módulos Proyectos y Tareas. Una vez activados, los usuarios pueden registrar las horas dedicadas a tareas concretas, asignar responsables y generar informes detallados.

Con el módulo opcional Parte de horas (Timesheet), también puedes visualizar las actividades en una vista semanal estructurada.

Dolibarr te permite:

• Crear proyectos y dividirlos en tareas

• Asignar tareas a los usuarios

• Registrar el tiempo trabajado (manualmente o a través de la agenda)

• Generar informes por usuario, proyecto, tarea o período

• Validar partes de horas si es necesario

Todo desde una misma plataforma centralizada y sin coste.

Paso a paso: configurar el control de tiempo en Dolibarr

Paso 1: Activar los módulos necesarios

Activa los siguientes módulos:

• Proyectos

• Tareas

• Agenda

• Parte de horas (opcional, pero recomendable)

Desde la zona de administración, accede a la lista de módulos y activa los que necesites. También puedes activar el módulo de Recursos Humanos si deseas vincular el control horario con contratos o asistencia.

Paso 2: Crear un proyecto y agregar tareas

Una vez activados los módulos:

1. Ve a la sección Proyectos y crea uno nuevo. Añade nombre, descripción y asígnalo a un cliente o equipo.

2. Dentro del proyecto, crea tareas. Establece una carga de trabajo estimada, fechas, prioridad y asigna cada tarea a un miembro del equipo.

Puedes adaptar la complejidad del proyecto según tus necesidades.

Paso 3: Registrar el tiempo trabajado

Hay dos formas principales de registrar horas:

1. Directamente desde la tarea: el usuario accede a la tarea asignada y añade manualmente el tiempo trabajado, ideal al final del día.

2. Desde la Agenda: el usuario crea un evento vinculado a un proyecto o tarea, e indica la duración.

En ambos casos, el tiempo se asocia al usuario y a la tarea específica, quedando registrado en la base de datos para futuros análisis.

Usar el módulo Parte de horas

Si prefieres un formato semanal para controlar las horas, activa el módulo Parte de horas. Este permite:

• Vista semanal por usuario

• Registro rápido de horas por tarea y día

• Envío del parte de horas para validación

• Interfaz clara y fácil de usar

El usuario ve sus tareas asignadas y puede introducir las horas trabajadas en cada día de la semana de forma ágil.

Validar y gestionar partes de horas

Si tu organización requiere aprobar las horas antes de usarlas para facturación o informes, Dolibarr ofrece un flujo de validación:

1. El usuario completa y envía su parte de horas semanal

2. El responsable lo revisa y verifica la información

3. Puede aprobar o rechazar entradas

4. Las horas aprobadas se integran en los informes y facturas

Este flujo es especialmente útil en agencias, servicios profesionales o entornos que trabajan por hora.

Generar informes y analizar los datos

Dolibarr permite generar informes claros y útiles. Puedes consultar, por ejemplo:

• Horas totales por proyecto o cliente

• Tiempo trabajado por empleado en un periodo

• Tiempo invertido por tipo de tarea (desarrollo, soporte, etc.)

• Diferencias entre tiempo planificado y tiempo real

Los datos se pueden exportar en formato CSV para análisis externos.

Consejos para una gestión de tiempo eficaz

• Registrar el tiempo cada día: mejora la precisión

• Definir bien las tareas: evita errores o solapamientos

• Establecer reglas claras: especialmente para definir qué es facturable

• Formar a los usuarios: una formación básica previene errores

• Revisar periódicamente los informes: ayuda a detectar ineficiencias

Ventajas de usar Dolibarr para el seguimiento del tiempo

• Gratuito y de código abierto: sin licencias ni costes ocultos

• Integrado: conectado con proyectos, facturación, RRHH, etc.

• Modular: solo activas lo que necesitas

• Personalizable: puedes crear o modificar módulos

• Accesible desde navegador: funciona en escritorio y móvil

• Escalable: útil para trabajadores individuales o grandes equipos

Casos de uso comunes

• Un freelancer puede registrar sus horas facturables y generar sus facturas

• Una agencia controla la rentabilidad de sus proyectos

• Un equipo de desarrollo mide la velocidad de sus entregas

• Una empresa de construcción registra las horas de trabajo en obra

• Una ONG documenta el tiempo de voluntariado para informes

Limitaciones y posibles soluciones

Aunque Dolibarr cubre lo básico, tiene algunas limitaciones:

• Sin cronómetro en tiempo real

• Sin aplicación móvil nativa

• Automatización limitada (no detecta inactividad)

Soluciones posibles:

• Integrar herramientas externas para control en tiempo real

• Desarrollar módulos personalizados con la API de Dolibarr

• Exportar los datos para su uso en otras plataformas

Conclusión

Dolibarr ofrece un sistema de control horario potente, simple y gratuito. Con una configuración mínima, puedes facilitar a tu equipo el registro de horas, supervisar proyectos y tomar mejores decisiones — todo desde una misma plataforma.

Si buscas una solución práctica, sin coste, y que se adapte a tus necesidades a medida que creces, Dolibarr es una apuesta inteligente para gestionar el tiempo de trabajo de manera profesional y eficiente.