Die Erfassung von Arbeitszeiten ist entscheidend, um die Produktivität zu sichern, Ressourcen effizient zu verwalten und Transparenz innerhalb eines Unternehmens zu schaffen. Egal ob Freelancer, kleines Unternehmen oder wachsendes Team – ein genaues Protokoll über die geleistete Arbeitszeit verbessert die Planung, Abrechnung und Leistungskontrolle. Dolibarr, das quelloffene ERP- und CRM-System, bietet ein leistungsfähiges Zeiterfassungssystem, das einfach zu bedienen ist – und völlig kostenlos.

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Dolibarr einrichtest und nutzt, um Arbeitszeiten effektiv zu verfolgen – ausschließlich mit integrierten Modulen, ohne zusätzliche Tools oder bezahlte Erweiterungen. Wir gehen Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess – von der Einrichtung bis zur Auswertung – und geben dir Tipps für eine professionelle Zeitverwaltung.

Warum Zeiterfassung wichtig ist

Bevor wir in die Technik einsteigen, werfen wir einen Blick auf die Gründe, warum Zeiterfassung so wichtig ist:

• Sie ermöglicht eine präzise Abrechnung gegenüber Kunden

• Sie hilft, interne Kosten je Projekt oder Mitarbeiter zu analysieren

• Sie deckt auf, welche Aufgaben unverhältnismäßig viel Zeit beanspruchen

• Sie verbessert die Ressourcenplanung und Projektsteuerung

• Sie schafft Transparenz und Verantwortlichkeit im Team

• Sie unterstützt die Leistungsbewertung auf individueller und Teamebene

Kurz gesagt: Zeiterfassung gibt dir Kontrolle über deine wichtigste Ressource – die Zeit.

Überblick: Zeiterfassung mit Dolibarr

Dolibarr ermöglicht die Erfassung von Arbeitszeiten über die Module Projekte und Aufgaben. Sobald diese aktiviert sind, können Benutzer Stunden auf bestimmte Aufgaben buchen, Verantwortlichkeiten zugewiesen bekommen und Berichte generieren.

Das optionale Modul Stundenzettel bietet darüber hinaus eine strukturierte Wochenübersicht der Aktivitäten.

Dolibarr ermöglicht:

• Projekte zu erstellen und in Aufgaben zu unterteilen

• Aufgaben Mitarbeitern zuzuweisen

• Arbeitszeit manuell oder über den Kalender zu erfassen

• Berichte nach Benutzer, Projekt, Aufgabe oder Zeitraum zu generieren

• Stundenzettel zur Genehmigung einzureichen

Und das alles in einem integrierten, zentralen und kostenlosen System.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung der Zeiterfassung in Dolibarr

Schritt 1: Notwendige Module aktivieren

Aktiviere zunächst diese Module:

• Projekte

• Aufgaben

• Kalender

• Stundenzettel (optional, aber empfehlenswert)

Gehe dazu in den Administrationsbereich, öffne die Modulliste und aktiviere die genannten Module. Optional kannst du auch das HRM-Modul aktivieren, wenn du Arbeitszeiten mit Verträgen oder Anwesenheiten verknüpfen möchtest.

Schritt 2: Projekt erstellen und Aufgaben hinzufügen

Nach der Aktivierung:

1. Erstelle unter „Projekte“ ein neues Projekt. Gib Name, Beschreibung und Verantwortliche an.

2. Füge dem Projekt Aufgaben hinzu, mit Zeitvorgaben, Priorität und Zuweisung an Teammitglieder.

Du kannst deine Projekte beliebig fein oder grob strukturieren – je nach Bedarf.

Schritt 3: Arbeitszeit erfassen

Es gibt zwei Hauptmethoden zur Zeiterfassung:

1. Direkt über die Aufgabe: Der Nutzer öffnet eine ihm zugewiesene Aufgabe und trägt manuell die gearbeitete Zeit ein – ideal am Tagesende.

2. Über den Kalender: Nutzer legen einen Kalendereintrag an, verknüpft mit Projekt oder Aufgabe, und geben die Dauer an.

Beide Methoden speichern die Zeiten benutzer- und aufgabenbezogen in der Datenbank zur weiteren Auswertung.

Nutzung des Stundenzettel-Moduls

Wer die Zeit wöchentlich erfassen möchte, sollte das Modul „Stundenzettel“ aktivieren. Dieses bietet:

• Eine Wochenansicht für jeden Nutzer

• Schnelle Eingabe der Stunden pro Tag und Aufgabe

• Möglichkeit zur Einreichung und Genehmigung von Stundenzetteln

• Übersichtliche Darstellung für Mitarbeiter und Manager

Nutzer sehen ihre Aufgabenliste und können mit wenigen Klicks die Stunden für jeden Tag der Woche eintragen.

Stundenzettel verwalten und genehmigen

Für Teams, bei denen Zeitbuchungen genehmigt werden müssen (z. B. zur Abrechnung), bietet Dolibarr einen Genehmigungsprozess:

1. Nutzer reichen ihren wöchentlichen Stundenzettel ein

2. Der Teamleiter überprüft die Angaben

3. Er kann Einträge genehmigen oder zurückweisen

4. Genehmigte Stunden fließen in die Berichte oder Abrechnungen ein

Dieses Verfahren ist besonders hilfreich für Agenturen, Dienstleister oder projektbasierte Unternehmen.

Berichte erstellen und Daten auswerten

Dolibarr bietet einfache, aber nützliche Auswertungsmöglichkeiten. Du kannst u. a. sehen:

• Gesamtstunden je Projekt oder Kunde

• Arbeitszeit pro Mitarbeiter und Zeitraum

• Zeitaufwand nach Aufgabentyp (z. B. Support, Entwicklung, Beratung)

• Abweichung zwischen geplanter und realer Zeit

Die Daten können auch im CSV-Format exportiert und extern weiterverarbeitet werden.

Tipps für effektive Zeiterfassung

• Tägliche Eintragungen fördern: Für mehr Genauigkeit

• Aufgaben klar definieren: Um Missverständnisse zu vermeiden

• Regeln für abrechenbare Zeiten festlegen: Besonders bei Kundenprojekten

• Nutzer schulen: Auch eine kurze Einweisung verhindert Fehler

• Regelmäßige Auswertung der Daten: Um Verbesserungspotenzial zu erkennen

Vorteile der Zeiterfassung mit Dolibarr

• Kostenlos und Open Source: Keine Lizenzgebühren

• Vollständig integriert: Verbunden mit Projekten, Faktura, HR usw.

• Modular aufgebaut: Du aktivierst nur, was du brauchst

• Anpassbar: Eigene Module oder Erweiterungen möglich

• Webbasiert: Plattformunabhängig auf PC, Tablet, Smartphone nutzbar

• Skalierbar: Für Einzelanwender und Teams geeignet

Anwendungsbeispiele

• Ein Freelancer erfasst seine Stunden und erstellt Rechnungen daraus

• Eine Agentur vergleicht geplante und tatsächliche Projektzeiten

• Ein IT-Team misst seine Sprint-Zyklen und Teamleistung

• Ein Bauunternehmen protokolliert die Arbeitszeit auf der Baustelle

• Eine gemeinnützige Organisation dokumentiert ehrenamtliche Arbeit

Grenzen und mögliche Lösungen

Dolibarr bietet viel, aber nicht alles:

• Kein Echtzeit-Timer: Keine integrierte Stoppuhr

• Keine mobile App: Mobile Nutzung nur über Browser

• Wenig Automatisierung: Keine automatische Erkennung von Leerlauf

Lösungsansätze:

• Drittanbieter-Tools für Live-Zeiterfassung integrieren

• Plugins oder Erweiterungen über die API programmieren

• Zeitdaten exportieren und extern auswerten

Fazit

Dolibarr bietet ein solides, integriertes und kostenloses System zur Zeiterfassung. Mit wenig Aufwand kannst du dein Team dabei unterstützen, Stunden zu dokumentieren, Projektfortschritte zu verfolgen und bessere Entscheidungen zu treffen – und das alles in einem einzigen System.

Wenn du eine zuverlässige, kostengünstige Lösung zur Verwaltung von Arbeitszeit suchst, ist Dolibarr die ideale Wahl – flexibel, anpassbar und bereit, mit deinem Unternehmen zu wachsen.