La gestión del IVA intracomunitario es una obligación fiscal clave para las empresas que operan dentro de la Unión Europea. Dolibarr, el ERP y CRM de código abierto, ofrece funcionalidades sólidas para gestionar de forma eficiente las operaciones intracomunitarias. En esta guía detallada aprenderás paso a paso cómo configurar Dolibarr para cumplir con la normativa del IVA intracomunitario, facilitando al mismo tiempo la contabilidad y la emisión de facturas correctas.

¿Qué es el IVA intracomunitario?

El IVA intracomunitario se aplica a las operaciones de bienes y servicios entre países de la Unión Europea. Las normas varían según el tipo de transacción:

• Operaciones B2B (empresa a empresa): si tanto el comprador como el vendedor están registrados a efectos de IVA en distintos países de la UE, la venta suele estar exenta de IVA en el país de origen. El comprador debe aplicar el mecanismo de inversión del sujeto pasivo (autoliquidación) en su país.

• Operaciones B2C (empresa a consumidor final): si el cliente es un particular o una entidad no sujeta a IVA, la empresa debe aplicar el tipo de IVA del país del comprador, según ciertos umbrales de ventas a distancia.

Configurar correctamente estas situaciones en Dolibarr garantiza la conformidad fiscal y simplifica la gestión administrativa.

Configurar Dolibarr para el IVA intracomunitario

1. Activar la gestión del IVA

Primero, activa el módulo de gestión de IVA:

1. Ve a Inicio > Configuración > Módulos

2. Activa el módulo IVA

3. Confirma para habilitar las funciones relacionadas con el impuesto

2. Definir los tipos de IVA

Ahora debes establecer los tipos de IVA:

1. Ve a Inicio > Configuración > Diccionarios > Tipos de IVA

2. Haz clic en Nuevo tipo de IVA

3. Introduce:

   • Nombre: por ejemplo, "IVA general 21 %"

   • Tasa: por ejemplo, "21.000"

   • País: selecciona tu país de origen

   • Estado: Activo

4. Guarda

No olvides añadir un tipo de IVA al 0 % para ventas intracomunitarias exentas.

3. Configurar las fichas de clientes

Asegúrate de registrar correctamente los datos fiscales de los clientes:

1. Ve a Terceros > Clientes

2. Crea o edita un cliente

3. Verifica que tenga:

   • País de la UE diferente al tuyo

   • NIF-IVA intracomunitario válido, con el prefijo del país (ej. ES12345678Z)

   • Sujeto a IVA: sí

4. Guarda

Dolibarr usará estos datos para calcular automáticamente el IVA adecuado.

4. Verificación de NIF-IVA

Es fundamental verificar los NIF-IVA intracomunitarios:

• Puedes usar el portal VIES de la Comisión Europea

• Dolibarr puede integrar módulos que automatizan esta verificación y evitan errores fiscales

5. Configurar productos y servicios

Cada artículo debe tener un tipo de IVA asignado:

1. Ve a Productos/Servicios > Lista

2. Crea o edita un producto

3. Introduce:

   • Precio sin IVA

   • Tipo de IVA correspondiente

4. Guarda

Esto permite que las facturas se generen con el IVA correcto automáticamente.

Gestionar operaciones intracomunitarias

1. Emitir facturas B2B intracomunitarias

Para ventas a empresas con NIF-IVA en otro país de la UE:

1. Ve a Facturación > Facturas clientes > Nueva factura

2. Selecciona el cliente

3. Añade los productos o servicios

4. Si el cliente tiene un NIF-IVA válido y pertenece a otro país UE, Dolibarr aplicará automáticamente IVA 0 %

5. Añade una nota:
   "Operación intracomunitaria exenta de IVA según el artículo 138 de la Directiva del IVA de la UE"

6. Guarda y valida la factura

2. Ventas B2C dentro de la UE

Si vendes a consumidores en otros países de la UE:

• Vigila el límite de ventas a distancia (OSS). Si lo superas, debes registrarte en el país del cliente y aplicar su tipo de IVA

• Dolibarr puede configurarse para que aplique automáticamente el tipo de IVA según el país de destino

3. Compras intracomunitarias

Cuando compras a proveedores de la UE:

1. Ve a Facturación > Facturas proveedores > Nueva factura

2. Selecciona el proveedor

3. Añade los productos o servicios

4. Usa un IVA al 0 % si:

   • El proveedor está en otro país de la UE

   • Has proporcionado tu NIF-IVA intracomunitario

5. Registra la operación como inversión del sujeto pasivo

Declaraciones fiscales y cumplimiento

1. Generar informes de IVA

Dolibarr puede generar informes fiscales periódicos:

1. Ve a Contabilidad > Informes de IVA

2. Selecciona el período

3. Obtendrás:

   • IVA repercutido (ventas)

   • IVA soportado (compras)

   • Saldo a pagar o compensar

Estos informes te servirán para presentar tus declaraciones fiscales oficiales.

2. Declaraciones intracomunitarias

Según tu actividad, podrías tener que presentar:

• Intrastat: estadísticas sobre movimientos de mercancías dentro de la UE

• Listado de operaciones intracomunitarias (modelo 349 en España): reporta ventas a empresas con NIF-IVA europeo

Dolibarr permite exportar estos datos o usar módulos que generan automáticamente estos listados.

Buenas prácticas

• Actualiza regularmente los tipos de IVA conforme a los cambios legislativos

• Verifica los NIF-IVA de tus clientes para evitar sanciones

• Documenta correctamente todas las operaciones intracomunitarias

• Incluye las menciones legales en las facturas exentas

• Consulta a un asesor fiscal ante situaciones especiales o dudas

Conclusión

Gestionar el IVA intracomunitario en Dolibarr requiere una configuración cuidadosa, pero está perfectamente al alcance de cualquier empresa. Esta guía te proporciona los pasos esenciales para emitir facturas correctas, declarar sin errores y cumplir con la normativa europea.

Con Dolibarr puedes gestionar el IVA de tus operaciones internacionales de manera clara, gratuita y profesional.