Dolibarr ERP & CRM è una potente suite software open source, ampiamente utilizzata da liberi professionisti, piccole imprese e anche PMI per gestire una vasta gamma di processi aziendali. Tra le sue numerose funzionalità, Dolibarr offre strumenti avanzati per creare e inviare preventivi professionali e personalizzati. Questi preventivi possono essere adattati all'immagine della tua azienda e ai dettagli specifici di ogni cliente, per poi essere esportati in un PDF ordinato e professionale.
In questo articolo, vedremo in dettaglio come inviare preventivi personalizzati da Dolibarr, come configurare e utilizzare i modelli PDF e come ottimizzare il tuo processo di preventivazione per renderlo efficiente e d'impatto.
Comprendere il modulo Preventivi di Dolibarr
Dolibarr include un modulo per la gestione dei preventivi chiamato "Proposte commerciali". Questo modulo consente agli utenti di creare preventivi in bozza, associarli a terze parti (clienti), aggiungere prodotti o servizi, applicare tasse e sconti, e infine validarli e convertirli in PDF per l'invio.
Una volta attivato il modulo nella sezione di configurazione, si accede a un menu che consente di:
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Creare nuove proposte
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Visualizzare, modificare o eliminare proposte esistenti
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Filtrare i preventivi per stato (Bozza, Validato, Firmato, Rifiutato)
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Generare documenti PDF
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Inviare il PDF via email direttamente ai clienti
I preventivi in Dolibarr sono integrati con altri moduli come Prodotti, Servizi, Terze Parti e Fatturazione. Questa integrazione assicura un flusso di lavoro fluido dal preventivo all'incasso.
Creare un preventivo personalizzato
Per creare un preventivo personalizzato in Dolibarr:
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Vai in Commerciale > Proposte
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Clicca su Nuova Proposta
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Seleziona o crea una terza parte (cliente)
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Scegli le condizioni predefinite (es. durata validità, data consegna)
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Aggiungi righe con prodotti o servizi
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Applica sconti, tasse o sovrattasse se necessario
Dolibarr consente di personalizzare diversi elementi del preventivo. Ad esempio:
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Aggiungere righe di testo libero per messaggi personalizzati
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Includere condizioni di consegna specifiche
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Cambiare la valuta per clienti internazionali
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Usare il supporto multilingua per le operazioni globali
Queste funzionalità aiutano ad adattare il documento alle esigenze di ogni cliente, aumentando il livello di professionalità e chiarezza delle tue offerte.
Utilizzo e personalizzazione dei modelli PDF
I modelli PDF sono fondamentali in Dolibarr per inviare documenti con un aspetto professionale. Quando un preventivo viene validato, Dolibarr genera un PDF basato su un modello selezionato. I modelli predefiniti (come azur, crabe o baleine) includono uno stile base con il branding aziendale.
Per personalizzare un modello PDF:
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Vai in Home > Configurazione > Moduli > Proposte
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Clicca su Configura
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Scegli il modello predefinito (es: azur)
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Usa l'opzione Anteprima per vedere il risultato
Puoi modificare i modelli esistenti o crearne di nuovi. I modelli si trovano nella cartella /dolibarr/htdocs/core/modules/propale/doc/. Sono file PHP che controllano la struttura e lo stile del PDF.
La personalizzazione di un modello può includere:
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Aggiungere il tuo logo o i tuoi colori aziendali
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Cambiare i font o la spaziatura
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Inserire campi aggiuntivi (es. riferimento cliente, numero IVA)
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Riorganizzare le righe degli articoli (es. per categoria)
Se hai conoscenze di base di PHP e HTML/CSS, queste modifiche sono semplici. Ad esempio, per aggiungere l'URL del tuo sito web sotto il nome aziendale:
$pdf->MultiCell(100, 5, $outputlangs->convToOutputCharset($mysoc->website), 0, 'L', 0);Da inserire nella sezione appropriata del file.
Aggiungere l'identità visiva della tua azienda
Un preventivo non è solo un documento legale o finanziario: è anche uno strumento di comunicazione. Dolibarr consente una personalizzazione completa per riflettere la tua immagine aziendale.
Vai in Home > Configurazione > Azienda/Organizzazione per aggiungere:
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Il tuo logo (visibile su tutti i PDF)
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Il nome dell'azienda, indirizzo e dati legali
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Note legali o piè di pagina (importanti in alcune giurisdizioni)
Questi dati vengono inseriti automaticamente nei tuoi preventivi e modelli. Un'immagine coerente e professionale rafforza la fiducia dei clienti.
Inviare un preventivo via email da Dolibarr
Una volta pronto il preventivo e generato il PDF, Dolibarr consente l'invio diretto via email dall'interfaccia.
Passaggi:
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Apri il preventivo validato
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Clicca su Invia per email
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Dolibarr apre un modulo email precompilato
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Il PDF viene allegato automaticamente
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Puoi modificare il messaggio prima dell'invio
Puoi definire modelli di email predefiniti in Home > Configurazione > Email. Questi modelli possono includere variabili dinamiche come __THIRDPARTY_NAME__ o __USER_SIGNATURE__ per personalizzare ogni invio.
Dolibarr conserva anche uno storico delle email inviate, utile per follow-up e tracciamento interno.
Automatizzare i promemoria e i solleciti
Dolibarr include un modulo per inviare promemoria automatici, via email o come notifiche interne. È utile se un preventivo rimane senza risposta per un certo periodo.
Puoi:
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Pianificare solleciti (es. 3 giorni dopo l'invio)
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Creare attività nel modulo Agenda
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Assegnare azioni di follow-up a membri del team
Per una maggiore automazione, il modulo Workflow consente di creare regole personalizzate, ad esempio cambiare lo stato del preventivo quando un cliente firma o risponde.
Supporto multilingua e multi-valuta
Dolibarr è perfetto per attività internazionali grazie al supporto multilingua e multi-valuta. Ogni cliente può essere associato a una lingua e una valuta preferita, e i preventivi si adatteranno automaticamente.
Per attivare queste opzioni:
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Vai in Configurazione > Dizionari > Lingue per attivare nuove lingue
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Vai in Configurazione > Moduli > Multi-Valuta per attivare e configurare le valute
Quando crei un cliente o un preventivo, seleziona i parametri desiderati. In questo modo, i tuoi documenti saranno più accessibili e chiari.
Sicurezza e gestione degli accessi
Dolibarr offre un sistema avanzato di gestione dei permessi. Solo gli utenti autorizzati possono creare, modificare o eliminare preventivi. Puoi configurare ciò da Home > Utenti & Gruppi > Permessi.
Utile se desideri che:
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I venditori vedano solo i propri preventivi
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I manager possano approvare o validare
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Gli amministratori personalizzino i modelli
Una corretta configurazione garantisce la sicurezza dei documenti commerciali.
Convertire preventivi in ordini o fatture
Uno dei principali punti di forza di Dolibarr è il flusso di lavoro modulare. Una volta accettato il preventivo da parte del cliente, puoi convertirlo in ordine o fattura con un clic.
Apri il preventivo validato e clicca su Crea Ordine o Crea Fattura. Tutti i dati (prodotti, prezzi, tasse) saranno riportati automaticamente, risparmiando tempo ed evitando errori.
Puoi anche seguire l'evoluzione di ogni preventivo: Bozza > Validato > Firmato > Rifiutato, utile per tenere sotto controllo la pipeline di vendita.
Consigli per ottimizzare i preventivi in Dolibarr
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Crea modelli riutilizzabili: stili diversi per clienti o settori differenti
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Usa campi personalizzati: per informazioni specifiche (es. codice progetto)
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Integra firme elettroniche: con strumenti come DocuSign o moduli esterni
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Monitora le performance: tassi di conversione, tempi di risposta
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Aggiorna regolarmente i modelli: branding, clausole legali, design
Conclusione
Inviare preventivi personalizzati con Dolibarr non è solo una questione di numeri. È un processo professionale e completo che combina funzionalità, personalizzazione ed efficienza. Imparando a usare i modelli PDF, adattando le email, automatizzando i follow-up e integrando il tutto con ordini e fatture, trasformi la preventivazione in un vantaggio competitivo.
Che tu sia un freelance con 5 preventivi al mese o un'azienda che ne gestisce centinaia, Dolibarr ti fornisce gli strumenti per lavorare con precisione ed efficacia. Con un po' di personalizzazione e manutenzione costante, i tuoi preventivi lasceranno sempre una buona impressione.