Dolibarr ERP & CRM ist eine leistungsstarke Open-Source-Software-Suite, die von Freiberuflern, kleinen Unternehmen und auch mittelständischen Betrieben zur Verwaltung verschiedenster Geschäftsprozesse genutzt wird. Zu den vielen Funktionen von Dolibarr gehört die Möglichkeit, professionelle und personalisierte Angebote (auch als Kostenvoranschläge bezeichnet) zu erstellen und zu versenden. Diese Angebote lassen sich individuell an das Branding deines Unternehmens und an kundenspezifische Details anpassen und können als saubere, professionelle PDF-Dokumente exportiert werden.

In diesem Artikel zeigen wir dir ausführlich, wie du personalisierte Angebote mit Dolibarr versendest, PDF-Vorlagen verwendest und anpasst und deinen Angebotsprozess effizient und wirkungsvoll gestaltest.

Das Angebotsmodul in Dolibarr verstehen

Dolibarr verfügt über ein integriertes Modul zur Verwaltung von Angeboten, das als „Kommerzielle Vorschläge“ bezeichnet wird. Dieses Modul erlaubt es dir, Angebotsentwürfe zu erstellen, sie einem Kunden (Drittpartei) zuzuordnen, Produkte oder Dienstleistungen hinzuzufügen, Steuern und Rabatte anzuwenden und das Dokument zu validieren und in ein PDF zu exportieren.

Nach der Aktivierung des Moduls über den Konfigurationsbereich erhältst du Zugriff auf ein Menü, in dem du:

• Neue Angebote erstellen kannst

• Bestehende Angebote anzeigen, bearbeiten oder löschen kannst

• Angebote nach Status filtern kannst (Entwurf, Validiert, Unterzeichnet, Abgelehnt)

• PDF-Dokumente generieren kannst

• PDF-Dateien direkt per E-Mail an Kunden versenden kannst

Angebote in Dolibarr sind eng mit anderen Modulen wie Produkte, Dienstleistungen, Dritte und Rechnungen integriert. Dadurch entsteht ein nahtloser Workflow vom Angebot bis zum Zahlungseingang.

Ein personalisiertes Angebot erstellen

So erstellst du ein personalisiertes Angebot in Dolibarr:

1. Navigiere zu Vertrieb > Angebote

2. Klicke auf Neues Angebot

3. Wähle eine bestehende Drittpartei (Kunde) oder lege eine neue an

4. Gib Standardkonditionen ein (z. B. Gültigkeitsdauer, Lieferdatum)

5. Füge Produkt- oder Dienstleistungszeilen hinzu

6. Wende Rabatte, Steuern oder Zuschläge an, falls nötig

Du kannst in jedem Angebot mehrere Elemente individuell anpassen. Zum Beispiel:

• Freitextzeilen für individuelle Nachrichten einfügen

• Spezielle Lieferbedingungen angeben

• Währungen für internationale Kunden ändern

• Mehrsprachige Inhalte nutzen

Diese Funktionen ermöglichen dir, jedes Angebot auf den jeweiligen Kunden zuzuschneiden und damit die Professionalität und Verständlichkeit zu erhöhen.

Verwendung und Anpassung von PDF-Vorlagen

PDF-Vorlagen sind ein zentrales Feature in Dolibarr, um professionell wirkende Dokumente zu erstellen. Sobald ein Angebot validiert wurde, generiert Dolibarr ein PDF basierend auf der ausgewählten Vorlage. Die Standardvorlagen (wie azur, crabe oder baleine) enthalten grundlegendes Unternehmensdesign und Layout-Stile.

Um eine PDF-Vorlage anzupassen:

1. Gehe zu Start > Einstellungen > Module > Angebote

2. Klicke auf Konfigurieren

3. Wähle die Standardvorlage aus (z. B. azur)

4. Nutze die Vorschau, um das Layout zu überprüfen

Du kannst bestehende Vorlagen bearbeiten oder eigene erstellen. Die Vorlagen liegen im Verzeichnis /dolibarr/htdocs/core/modules/propale/doc/ und bestehen aus PHP-Dateien, die Struktur und Design des PDFs definieren.

Typische Anpassungen einer Vorlage umfassen:

• Dein Logo oder Unternehmensfarben hinzufügen

• Schriftarten oder Abstände anpassen

• Zusätzliche Felder wie Kundenreferenz oder Umsatzsteuer-ID einfügen

• Position und Gruppierung von Artikelzeilen ändern

Wenn du Grundkenntnisse in PHP und HTML/CSS hast, sind diese Änderungen relativ einfach. Um zum Beispiel deine Website-Adresse unter dem Firmennamen anzuzeigen, füge folgendes ein:

$pdf->MultiCell(100, 5, $outputlangs->convToOutputCharset($mysoc->website), 0, 'L', 0);

in den entsprechenden Abschnitt der Datei.

Unternehmensbranding integrieren

Ein Angebot ist mehr als nur ein rechtliches oder finanzielles Dokument – es ist auch ein Kommunikationsmittel. Dolibarr erlaubt es dir, dein Unternehmensimage umfassend abzubilden.

Gehe zu Start > Einstellungen > Firma/Organisation, um:

• Dein Firmenlogo hinzuzufügen (wird in allen PDFs angezeigt)

• Firmenname, Adresse und rechtliche Angaben einzutragen

• Rechtliche Hinweise oder Fußnoten festzulegen (in manchen Ländern Pflicht)

Diese Daten werden automatisch in deine Angebote und Vorlagen eingefügt und sorgen für ein konsistentes, professionelles Erscheinungsbild.

Angebote per E-Mail aus Dolibarr versenden

Wenn dein Angebot fertig ist und als PDF generiert wurde, kannst du es direkt über Dolibarr per E-Mail versenden.

So geht’s:

1. Öffne das validierte Angebot

2. Klicke auf Per E-Mail senden

3. Dolibarr öffnet ein vorausgefülltes E-Mail-Formular

4. Das PDF ist automatisch angehängt

5. Du kannst die Nachricht vor dem Versenden bearbeiten

Standard-E-Mail-Vorlagen lassen sich unter Start > Einstellungen > E-Mails definieren. Diese können Platzhalter wie __THIRDPARTY_NAME__ oder __USER_SIGNATURE__ enthalten, um jede E-Mail individuell zu gestalten.

Dolibarr speichert auch den Verlauf versendeter E-Mails, was beim Nachfassen und internen Nachverfolgen hilft.

Erinnerungen und Nachverfolgung automatisieren

Dolibarr verfügt über ein Modul zur automatischen Versendung von Erinnerungen – per E-Mail oder als Systembenachrichtigung. Das ist nützlich, wenn auf ein Angebot längere Zeit keine Antwort erfolgt.

Du kannst:

• Erinnerungen zeitlich planen (z. B. 3 Tage nach Versand)

• Aufgaben im Modul Kalender anlegen

• Folgeaktionen bestimmten Teammitgliedern zuweisen

Mit dem Workflow-Modul kannst du zusätzlich automatische Regeln erstellen, etwa um den Angebotsstatus zu ändern, wenn ein Kunde unterschreibt oder antwortet.

Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit

Dolibarr eignet sich hervorragend für internationale Geschäftsbeziehungen dank seiner Mehrsprachen- und Mehrwährungsfunktionen. Jeder Kunde kann eine bevorzugte Sprache und Währung zugewiesen bekommen, die sich automatisch auf Angebote auswirken.

Zum Aktivieren:

• Gehe zu Einstellungen > Wörterbücher > Sprachen, um Sprachen zu aktivieren

• Gehe zu Einstellungen > Module > Mehrwährungen, um Währungen zu konfigurieren

Beim Erstellen eines Kunden oder Angebots wählst du einfach die passenden Optionen. So werden deine Dokumente klarer und kundenfreundlicher.

Sicherheit und Benutzerrechte

Dolibarr bietet eine differenzierte Rechteverwaltung. Nur berechtigte Benutzer können Angebote erstellen, bearbeiten oder löschen. Dies konfigurierst du unter Start > Benutzer & Gruppen > Berechtigungen.

Nützlich, wenn:

• Vertriebsmitarbeiter nur ihre eigenen Angebote sehen sollen

• Manager Angebote validieren oder genehmigen dürfen

• Administratoren Vorlagen anpassen

Die korrekte Rechtevergabe schützt sensible Geschäftsdokumente zuverlässig.

Angebote in Bestellungen oder Rechnungen umwandeln

Ein großer Vorteil von Dolibarr ist der modulare Workflow. Nach Kundenakzeptanz lässt sich ein Angebot mit einem Klick in eine Bestellung oder Rechnung umwandeln.

Öffne das validierte Angebot und klicke auf Bestellung erstellen oder Rechnung erstellen. Alle Daten (Positionen, Preise, Steuern) werden automatisch übernommen – das spart Zeit und verhindert Fehler.

Der Angebotsstatus lässt sich ebenfalls verfolgen: Entwurf > Validiert > Unterzeichnet > Abgelehnt. So behältst du den Überblick über deine Verkaufspipeline.

Tipps zur optimalen Nutzung des Angebotsmoduls

• Erstelle wiederverwendbare Vorlagen: Verschiedene Layouts je nach Kunde oder Branche

• Nutze benutzerdefinierte Felder: Für projektbezogene Infos oder interne Vermerke

• Integriere digitale Signaturen: Mit Tools wie DocuSign oder passenden Modulen

• Analysiere deine Performance: Wandlungsquote, Antwortzeiten, Erfolg pro Kunde

• Halte Vorlagen aktuell: Achte auf Branding, rechtliche Hinweise und modernes Design

Fazit

Das Versenden personalisierter Angebote mit Dolibarr ist mehr als ein einfacher Verwaltungsschritt – es ist ein professioneller Prozess, der Funktionalität, Individualisierung und Effizienz vereint. Wenn du PDF-Vorlagen beherrschst, E-Mails individuell gestaltest, Follow-ups automatisierst und Angebote nahtlos in Aufträge oder Rechnungen umwandelst, wird dein Angebotsmanagement zum Wettbewerbsvorteil.

Ob Freelancer mit wenigen Angeboten oder Unternehmen mit Hunderten im Monat – Dolibarr liefert dir die passenden Werkzeuge für sauberes, effizientes Arbeiten. Mit etwas Individualisierung und Pflege sorgen deine Angebote stets für einen starken Eindruck.