Il monitoraggio degli acquisti fornitori è una componente fondamentale della gestione di qualsiasi azienda che si approvvigioni di beni o servizi. Che si tratti di materie prime per la produzione o di articoli destinati alla rivendita, un monitoraggio efficace consente di mantenere l’equilibrio delle scorte, gestire correttamente i fornitori e garantire la precisione dei dati finanziari. Dolibarr ERP/CRM offre un approccio integrato al monitoraggio degli acquisti attraverso i suoi moduli interni, consentendo una gestione unificata di ordini, consegne, fatture e pagamenti.

Questa guida completa ti accompagnerà in ogni aspetto della gestione degli acquisti in Dolibarr, dall'attivazione dei moduli alle buone pratiche in termini di automazione, reportistica e gestione dei fornitori. Che tu sia una piccola impresa che vuole ottimizzare il processo di approvvigionamento o un’azienda in crescita, qui troverai le informazioni approfondite necessarie per utilizzare al meglio Dolibarr.

1. Perché è importante monitorare gli acquisti fornitori?

Il monitoraggio degli acquisti incide su diversi ambiti aziendali:

• Gestione stock: aggiorna i livelli di magazzino in base alle merci ricevute.

• Controllo costi: permette di monitorare prezzi unitari, sconti e costi di spedizione.

• Liquidità: consente di pianificare i pagamenti secondo le scadenze.

• Conformità: mantiene registrazioni affidabili per controlli fiscali e contabili.

• Valutazione fornitori: analizza tempi di consegna e qualità della merce.

Un sistema come Dolibarr consente di gestire tutto questo da un’unica piattaforma.

2. Moduli necessari in Dolibarr

Per gestire correttamente gli acquisti, attiva i seguenti moduli:

• Terze parti (gestione fornitori)

• Prodotti/Servizi

• Ordini fornitori

• Ricevimenti / Magazzino

• Fatture fornitori

Attivali in Home > Configurazione > Moduli. Facoltativamente:

• Margini: per analizzare profitti tra acquisto e vendita.

• Contabilità: per integrare gli acquisti nella contabilità generale.

3. Creazione fornitori e prodotti

Inizia inserendo i fornitori:

• Terze parti > Nuova terza parte

• Tipo: “Fornitore”

• Compila i dati (nome, indirizzo, partita IVA, termini di pagamento, ecc.)

Poi crea i prodotti:

• Prodotti/Servizi > Nuovo prodotto/servizio

• Codice, categoria, descrizione

• Tipo: “Acquistato” o “Acquistato e venduto”

• Prezzo di acquisto, fornitori associati

Collegare prodotti a fornitori semplifica la compilazione degli ordini.

4. Creazione ordine fornitore

L’ordine è una richiesta formale al fornitore.

Passaggi:

• Acquisti > Ordini > Nuovo ordine

• Seleziona il fornitore

• Aggiungi prodotti con quantità e prezzo

• Specifica data di consegna, note, commenti

• Valida l’ordine

Una volta validato, sarà visibile nell’elenco e nei cruscotti.

5. Invio e gestione ordini

Dopo la validazione:

• Genera un PDF tramite Dolibarr

• Invia l’ordine via email direttamente dalla piattaforma

Stati dell’ordine:

• Bozza → Validato → Ordinato → Ricevuto

Le consegne possono essere parziali o complete.

6. Ricezione merce dai fornitori

Al momento della consegna:

• Acquisti > Ricevimenti > Nuovo ricevimento

• Collega a un ordine esistente

• Conferma le quantità ricevute (totali o parziali)

Aggiorna il magazzino (se la gestione è attiva).

Le merci in sospeso sono tracciate. Le ricezioni possono essere suddivise.

7. Gestione delle fatture fornitori

Le fatture servono per il controllo e il pagamento.

Passaggi:

• Acquisti > Fatture fornitori > Nuova fattura

• Collega all’ordine o inserisci manualmente

• Numero fattura, data, scadenza, IVA

Valida e registra il pagamento in Dolibarr. Collega fattura, ordine e ricevimento.

8. Pagamenti ai fornitori

Nel modulo fatture:

• Apri la fattura validata

• “Aggiungi pagamento”

• Inserisci importo, metodo, riferimento

Sono supportati pagamenti parziali e in valuta estera. Il saldo fornitore si aggiorna.

9. Automazione degli acquisti

Dolibarr offre:

• Soglie minime di stock + proposte automatiche

• Modulo riapprovvigionamento per ordini multipli

• Fatture generate automaticamente dopo ricezione

Automatizzare riduce il carico di lavoro.

10. Report e analisi

Report principali:

• Storico ordini

• Stato fatture

• Pagamenti in sospeso

• Analisi margini e costi

• Tempi di consegna

Esportabili in Excel, PDF o integrabili in dashboard personalizzati.

11. Valutazione performance fornitori

Traccia KPI come:

• Puntualità

• Qualità prodotti

• Reattività

Utilizza note, commenti e l’agenda Dolibarr. Utile per trattative e selezione fornitori.

12. Integrazione contabile (opzionale)

Con modulo contabilità attivo:

• Le fatture generano scritture

• IVA, costi e debiti registrati

Configura il piano contabile e i codici IVA in Contabilità > Configurazione.

Facilita la gestione e la chiusura contabile.

13. Errori da evitare

• Ordini non validati: bloccano ricezione e fatturazione

• Dati fornitori incompleti: errori nei documenti

• IVA mancante: report fiscali errati

• Stock non aggiornato: incongruenze di magazzino

• Doppie registrazioni: collega sempre ordine, ricezione e fattura

14. Buone pratiche

• Categorizza i fornitori (locale/estero)

• Allegare contratti ed email alle schede fornitore

• Verificare scadenze ogni mese

• Effettua backup regolari

• Forma il personale sui flussi

15. Strumenti avanzati e plugin

Utili moduli:

• Lettori barcode per ricezioni

• OCR per fatture

• Portale fornitori

• Modulo budget per spese

Disponibili su Dolistore o nella community open source.

Conclusione

Il monitoraggio degli acquisti in Dolibarr è fondamentale per controllare gli approvvigionamenti. Con strumenti integrati — dall’ordine al pagamento — Dolibarr offre una gestione centralizzata ed efficiente. Seguendo flussi chiari e automatizzando, riduci errori, migliori la relazione con i fornitori e ottieni visibilità completa.

Che tu provenga da fogli Excel o da un vecchio ERP, Dolibarr è una soluzione potente, economica e scalabile. Usa questa guida come riferimento per dominare gli acquisti e rafforzare la tua organizzazione.