El seguimiento de las compras a proveedores es un componente esencial en la gestión de cualquier empresa que dependa del abastecimiento de bienes o servicios. Ya se trate de materias primas para la producción o de productos para su reventa, un control eficaz permite equilibrar el inventario, mantener relaciones estables con los proveedores y garantizar la precisión financiera. Dolibarr ERP/CRM ofrece un enfoque integrado mediante módulos dedicados que permiten gestionar pedidos, recepciones, facturas y pagos en un único entorno.

Esta guía completa te guiará paso a paso a través de todos los aspectos del seguimiento de compras a proveedores en Dolibarr: desde la activación de los módulos hasta las buenas prácticas en automatización, informes y evaluación de proveedores. Tanto si eres una pequeña empresa que busca simplificar su aprovisionamiento como una organización en crecimiento que necesita optimizar sus procesos, este documento te proporcionará el conocimiento necesario para sacar el máximo provecho a Dolibarr.

1. ¿Por qué es importante el seguimiento de compras a proveedores?

El seguimiento de compras afecta a muchos ámbitos empresariales:

• Gestión de inventario: actualiza el stock automáticamente al recibir mercancías.

• Control de costes: permite monitorear precios, descuentos y gastos de envío.

• Planificación de tesorería: ayuda a gestionar los pagos según fechas de vencimiento.

• Cumplimiento normativo: asegura un registro fiable para auditorías y fiscalidad.

• Evaluación de proveedores: analiza puntualidad y calidad de las entregas.

Con Dolibarr, todos estos aspectos se pueden gestionar desde un solo lugar.

2. Módulos necesarios en Dolibarr

Para realizar un seguimiento completo de compras, activa estos módulos:

• Terceros (gestión de proveedores)

• Productos/Servicios

• Pedidos a proveedores

• Recepciones / Gestión de almacén

• Facturas de proveedores

Desde Inicio > Configuración > Módulos. Opcionalmente:

• Márgenes: para analizar la diferencia entre precios de compra y venta.

• Contabilidad: para integrar compras en la contabilidad general.

3. Alta de proveedores y productos

Primero, registra los proveedores:

• Terceros > Nuevo

• Tipo: “Proveedor”

• Completa los datos (dirección, condiciones de pago, etc.)

Luego, registra productos:

• Productos/Servicios > Nuevo producto

• Código, categoría, descripción

• Tipo: “Comprado” o “Comprado y vendido”

• Precio de compra y proveedores asignados

La vinculación facilitará futuras compras.

4. Crear pedido a proveedor

Pasos para crear un pedido:

• Compras > Pedidos > Nuevo pedido

• Selecciona proveedor

• Añade productos, cantidades y precios

• Introduce fecha de entrega, observaciones

• Valida el pedido

Tras la validación, el pedido aparecerá en listados y paneles.

5. Envío y gestión de pedidos

Después de validar:

• Genera un PDF

• Envíalo desde Dolibarr por correo

Estados:

• Borrador → Validado → Pedido → Recibido

Admite entregas parciales.

6. Recepción de mercancías

Cuando llegue el pedido:

• Compras > Recepciones > Nueva recepción

• Vincula a un pedido existente

• Confirma cantidades recibidas (total o parcial)

El inventario se actualiza automáticamente si está habilitado.

Dolibarr gestiona cantidades pendientes y permite dividir recepciones.

7. Gestión de facturas de proveedores

Las facturas son necesarias para el control de pagos.

Pasos:

• Compras > Facturas > Nueva factura

• Vincula con el pedido o rellena manualmente

• Número de factura, fecha, vencimiento, impuestos

Valida y registra el pago. Vincula siempre con el pedido y la recepción para trazabilidad.

8. Pagos a proveedores

Desde la factura:

• Abre la factura validada

• Añade un pago

• Indica monto, método y referencia

Se permiten pagos parciales y en otras monedas. El saldo del proveedor se actualiza.

9. Automatización en el aprovisionamiento

Funciones clave:

• Niveles mínimos de stock + sugerencias automáticas

• Módulo de reposición para generar pedidos en masa

• Creación automática de facturas tras recepción

La automatización ahorra tiempo y reduce errores.

10. Informes y análisis

Informes disponibles:

• Historial de pedidos

• Estado de facturas

• Pagos pendientes

• Análisis de márgenes y costes

• Tiempos de entrega

Exportables en Excel, PDF o integrables en paneles personalizados.

11. Evaluación de proveedores

Supervisa indicadores como:

• Puntualidad

• Calidad de productos

• Respuesta y comunicación

Utiliza notas internas, comentarios y agenda. Útil para futuras decisiones.

12. Integración contable (opcional)

Con módulo contable:

• Las facturas generan asientos contables

• IVA, gastos y proveedores se contabilizan automáticamente

Configura el plan contable y tipos de IVA desde Contabilidad > Ajustes.

Facilita cierres y auditorías.

13. Errores comunes a evitar

• Pedidos sin validar: impiden recepción y facturación

• Datos incompletos de proveedores: errores en documentos

• Falta de IVA: informes fiscales incorrectos

• Stock no actualizado: discrepancias de inventario

• Duplicación: siempre vincula pedido, recepción y factura

14. Buenas prácticas

• Clasifica proveedores por tipo

• Adjunta contratos y correos

• Revisa vencimientos mensualmente

• Realiza copias de seguridad regulares

• Forma al equipo en los flujos de trabajo

15. Herramientas y extensiones útiles

Incluyen:

• Lectores de códigos de barras para recepciones

• OCR para escaneo de facturas

• Portal de proveedores

• Módulo de presupuestos para controlar gastos

Disponibles en Dolistore o comunidad open source.

Conclusión

El seguimiento de compras en Dolibarr es esencial para gestionar el aprovisionamiento. Con herramientas desde el pedido hasta el pago, permite una gestión centralizada, trazable y eficaz. Flujos claros y automatización reducen errores, mejoran relaciones y dan visibilidad total.

Ya sea que migres desde Excel o reemplaces un ERP antiguo, Dolibarr es potente, asequible y escalable. Usa esta guía como referencia para optimizar tus compras y mejorar tu eficiencia empresarial.