Le suivi des achats fournisseurs est une composante essentielle de la gestion d'une entreprise qui s'approvisionne en biens ou services. Qu'il s'agisse de matières premières pour la production ou de stock pour la revente, un suivi efficace permet d'assurer un inventaire équilibré, de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs et de garantir la précision des données financières. Dolibarr ERP/CRM propose une approche intégrée du suivi des achats grâce à ses modules internes, permettant une gestion unifiée des commandes, livraisons, factures et paiements.

Ce guide complet vous accompagne dans tous les aspects de la gestion des achats fournisseurs dans Dolibarr, de l'activation des modules aux bonnes pratiques en matière d'automatisation, de reporting et de relation fournisseur. Que vous soyez une petite entreprise souhaitant rationaliser ses achats ou une société en pleine croissance optimisant ses opérations, ce guide vous apportera les connaissances approfondies nécessaires pour exploiter pleinement Dolibarr.

1. Pourquoi le suivi des achats fournisseurs est-il important ?

Le suivi des achats impacte plusieurs domaines clés :

• Gestion des stocks : met à jour les niveaux de stock en fonction des réceptions.

• Contrôle des coûts : permet de suivre les prix unitaires, remises et frais de livraison.

• Trésorerie : facilite la planification des paiements selon les échéances.

• Conformité : garantit des enregistrements fiables pour l’audit et la fiscalité.

• Performance fournisseur : évalue les délais de livraison et la qualité des produits.

Un système tel que Dolibarr permet de gérer tous ces éléments depuis une plateforme unique.

2. Modules nécessaires dans Dolibarr

Pour suivre les achats fournisseurs, activez les modules suivants :

• Tiers (gestion des fournisseurs)

• Produits/Services

• Commandes fournisseurs

• Réceptions / Gestion de stock

• Factures fournisseurs

Activez-les via Accueil > Configuration > Modules. Optionnellement :

• Marge : pour analyser les bénéfices entre achat et revente.

• Comptabilité : pour intégrer les achats à la comptabilité générale.

3. Création des fournisseurs et produits

Commencez par saisir vos fournisseurs :

• Tiers > Nouveau tiers

• Type : “Fournisseur”

• Complétez les informations (nom, adresse, TVA, conditions de paiement, etc.)

Puis, créez vos produits :

• Produits/Services > Nouveau produit/service

• Référence, catégorie, description

• Type : “Acheté” ou “Acheté et vendu”

• Prix d’achat par défaut, fournisseurs associés

Lier un produit à un fournisseur facilite l’autocomplétion des prix dans les commandes.

4. Création d’une commande fournisseur

Une commande est une demande formelle envoyée au fournisseur.

Étapes :

• Achats > Commandes > Nouvelle commande

• Sélectionner un fournisseur

• Ajouter les produits avec quantité et prix

• Définir la date de livraison, commentaires, notes internes

• Valider la commande

Une fois validée, elle est visible dans la liste et les tableaux de bord.

5. Envoi et gestion des commandes

Après validation :

• Générer un PDF via Dolibarr

• Envoyer la commande par email depuis la plateforme

Suivez les statuts :

• Brouillon → Validée → Commandée → Reçue

Les livraisons peuvent être partielles ou complètes.

6. Réception des livraisons fournisseurs

Lors de la réception :

• Achats > Réceptions > Nouvelle réception

• Lier à une commande existante

• Valider les quantités reçues (partielles ou complètes)

Cela met à jour le stock (si la gestion est activée).

Les produits en attente sont suivis, et les réceptions peuvent être fractionnées.

7. Gestion des factures fournisseurs

Les factures permettent de suivre la facturation et les paiements.

Étapes :

• Achats > Factures fournisseurs > Nouvelle facture

• Lier à une commande ou saisir manuellement

• Numéro de facture, date d’émission, échéance, TVA

Valider et payer depuis Dolibarr. Lier facture, commande et réception pour une traçabilité complète.

8. Paiements fournisseurs

Dans le module de facturation :

• Ouvrir la facture validée

• “Ajouter un paiement”

• Saisir montant, mode de paiement, référence

Les paiements partiels et en devises sont pris en charge. Les soldes fournisseurs sont mis à jour.

9. Automatisation des achats

Dolibarr propose plusieurs outils :

• Seuil de stock minimum + propositions d’achat automatiques

• Module de réapprovisionnement pour commandes groupées

• Génération automatique des factures après réception

L’automatisation réduit les tâches manuelles.

10. Rapports et analyses

Rapports clés :

• Historique des commandes

• État des factures fournisseurs

• Paiements en attente

• Analyse des marges et des coûts unitaires

• Délais de livraison

Les rapports sont exportables en Excel, PDF ou intégrables dans des tableaux de bord personnalisés.

11. Suivi des performances fournisseurs

Suivre les indicateurs :

• Respect des délais

• Qualité des produits

• Réactivité

Utiliser les notes, commentaires internes et agenda Dolibarr. Ces données aident à la sélection et à la négociation.

12. Intégration comptable (optionnel)

Avec le module compta activé :

• Les factures génèrent des écritures

• TVA, charges et fournisseurs sont comptabilisés

Configurez votre plan comptable et vos codes de taxes dans Comptabilité > Configuration.

Cela simplifie la tenue des comptes et les clôtures annuelles.

13. Erreurs fréquentes à éviter

• Commandes non validées : bloquent réception et facturation

• Fiches fournisseur incomplètes : erreurs de facturation

• TVA oubliée : reporting inexact

• Stock non mis à jour : écarts d’inventaire

• Saisies en doublon : toujours lier commande, réception et facture

14. Bonnes pratiques

• Catégoriser les fournisseurs (local/international)

• Joindre contrats et emails aux fiches fournisseurs

• Analyser les échéanciers chaque mois

• Sauvegarder régulièrement

• Former les équipes aux procédures

15. Outils avancés et extensions

Modules ou intégrations utiles :

• Scanners codes-barres pour les réceptions

• OCR pour saisie automatique des factures

• Portail fournisseur

• Module budget pour suivi des dépenses

Disponibles sur Dolistore ou via la communauté open source.

Conclusion

Le suivi des achats fournisseurs dans Dolibarr est un pilier essentiel pour maîtriser vos approvisionnements. Grâce à ses outils intégrés – de la commande au paiement – Dolibarr permet une gestion centralisée, efficace et traçable. En appliquant des workflows structurés et en tirant parti de l’automatisation, vous réduisez les erreurs, améliorez les relations fournisseurs et obtenez une visibilité complète sur vos achats.

Que vous passiez d’un tableur ou d’un ancien ERP, Dolibarr est une solution accessible, évolutive et puissante. Utilisez ce guide comme référence pour maîtriser vos achats et renforcer votre performance opérationnelle.