Die Verfolgung von Einkäufen bei Lieferanten ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmensführung für alle Betriebe, die Waren oder Dienstleistungen beziehen. Ob Rohstoffe für die Produktion oder Produkte für den Wiederverkauf – eine effektive Nachverfolgung hilft, Lagerbestände im Gleichgewicht zu halten, Lieferantenbeziehungen zu pflegen und die Finanzdaten korrekt zu verwalten. Dolibarr ERP/CRM bietet mit seinen integrierten Modulen einen einheitlichen Ansatz zur Verwaltung von Bestellungen, Wareneingängen, Rechnungen und Zahlungen.

Dieser vollständige Leitfaden führt Sie durch alle Aspekte der Lieferantenkaufverfolgung in Dolibarr – von der Aktivierung der Module über Best Practices in Automatisierung und Berichterstattung bis hin zur Lieferantenbewertung. Ob Sie ein kleines Unternehmen mit Optimierungsbedarf oder ein wachsender Betrieb sind: Dieser Leitfaden liefert Ihnen das Wissen zur optimalen Nutzung von Dolibarr.

1. Warum ist die Verfolgung von Lieferantenkäufen wichtig?

Die Verfolgung von Einkäufen wirkt sich auf viele Unternehmensbereiche aus:

• Lagerverwaltung: Aktualisiert Bestände anhand empfangener Waren.

• Kostenkontrolle: Ermöglicht die Überwachung von Preisen, Rabatten und Lieferkosten.

• Liquiditätsplanung: Erleichtert die Zahlungskontrolle anhand von Fälligkeiten.

• Compliance: Sichert verlässliche Aufzeichnungen für Steuer und Audit.

• Lieferantenbewertung: Erfasst Qualität und Pünktlichkeit von Lieferungen.

Mit Dolibarr lässt sich dies alles zentral verwalten.

2. Erforderliche Module in Dolibarr

Für das Lieferantenmanagement aktivieren Sie folgende Module:

• Dritte (Lieferantenverwaltung)

• Produkte/Dienstleistungen

• Lieferantenbestellungen

• Wareneingänge / Lagerverwaltung

• Lieferantenrechnungen

Diese finden Sie unter Home > Setup > Module. Optional:

• Margen: Für Analysen zwischen Einkaufs- und Verkaufspreisen.

• Buchhaltung: Für die Integration in die Finanzbuchhaltung.

3. Lieferanten und Produkte anlegen

Legen Sie zuerst Ihre Lieferanten an:

• Dritte > Neuer Eintrag

• Typ: „Lieferant“

• Stammdaten eintragen (Adresse, Zahlungsbedingungen etc.)

Danach Produkte erfassen:

• Produkte/Dienstleistungen > Neues Produkt

• Produktcode, Kategorie, Beschreibung

• Typ: „Eingekauft“ oder „Eingekauft und verkauft“

• Einkaufspreis und verknüpfte Lieferanten

Die Zuordnung vereinfacht spätere Bestellungen.

4. Lieferantenbestellung anlegen

So erstellen Sie eine Bestellung:

• Einkauf > Bestellungen > Neue Bestellung

• Lieferant auswählen

• Produkte, Mengen, Preise eingeben

• Liefertermin, Bemerkungen erfassen

• Bestellung validieren

Nach Validierung erscheint sie in Übersichten und Dashboards.

5. Bestellungen senden und verwalten

Nach Validierung:

• PDF erzeugen

• Direkt aus Dolibarr per E-Mail senden

Statusübersicht:

• Entwurf → Validiert → Bestellt → Erhalten

Teillieferungen sind möglich.

6. Wareneingang vom Lieferanten

Bei Lieferung:

• Einkauf > Eingänge > Neuer Wareneingang

• Mit bestehender Bestellung verknüpfen

• Mengen bestätigen (komplett oder teilweise)

Bestände werden aktualisiert (bei aktivem Lager).

Offene Mengen werden nachverfolgt; Eingänge können gesplittet werden.

7. Lieferantenrechnungen verwalten

Rechnungen sind zur Zahlungsabwicklung nötig.

Vorgehen:

• Einkauf > Rechnungen > Neue Rechnung

• Mit Bestellung verknüpfen oder manuell erfassen

• Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, MwSt. erfassen

Rechnung validieren und Zahlung dokumentieren. Für vollständige Rückverfolgung mit Bestellung und Wareneingang verknüpfen.

8. Zahlungen an Lieferanten

In der Rechnung:

• Validierte Rechnung öffnen

• „Zahlung hinzufügen“ auswählen

• Betrag, Zahlungsart, Referenz eintragen

Teilzahlungen und Fremdwährungen sind unterstützt. Saldo wird aktualisiert.

9. Automatisierung im Einkauf

Dolibarr bietet:

• Mindestbestand mit automatischem Bestellvorschlag

• Modul zur Massenerstellung von Bestellungen

• Automatische Rechnungserstellung nach Wareneingang

Das reduziert manuelle Aufgaben.

10. Berichte und Analysen

Wichtige Reports:

• Bestellhistorie

• Rechnungsstatus

• Offene Zahlungen

• Margen- und Kostenanalyse

• Lieferzeiten

Exportierbar als Excel, PDF oder integrierbar in Dashboards.

11. Lieferantenbewertung

Erfassen Sie Kennzahlen wie:

• Pünktlichkeit

• Produktqualität

• Kommunikation

Nutzen Sie interne Notizen, Kommentare und die Agenda. Nützlich bei Verhandlungen.

12. Buchhaltungsintegration (optional)

Mit aktiviertem Buchhaltungsmodul:

• Rechnungen erzeugen Buchungssätze

• MwSt., Kosten, Verbindlichkeiten werden erfasst

Kontenrahmen und Steuercodes konfigurieren unter Buchhaltung > Einstellungen.

Erleichtert Abschlüsse und Berichte.

13. Häufige Fehler vermeiden

• Unvalidierte Bestellungen: blockieren Eingänge und Rechnungen

• Unvollständige Lieferantendaten: führen zu Dokumentenfehlern

• Fehlende MwSt.: verfälscht Steuerberichte

• Nicht aktualisierte Bestände: verursachen Inventurdifferenzen

• Doppelerfassungen: immer Bestellung, Eingang, Rechnung verknüpfen

14. Best Practices

• Lieferanten nach Typ kategorisieren

• Verträge und Mails als Anhang speichern

• Offene Posten monatlich prüfen

• Regelmäßige Backups

• Mitarbeiterschulung zum Ablauf

15. Erweiterungen und Plugins

Nützliche Tools:

• Barcode-Scanner für Eingänge

• OCR zur Rechnungserfassung

• Lieferantenportal

• Budgetmodul zur Ausgabenkontrolle

Verfügbar über Dolistore oder Open-Source-Community.

Fazit

Die Lieferantenkaufverfolgung in Dolibarr ist entscheidend für Ihre Beschaffungsprozesse. Mit integrierten Tools – von Bestellung bis Zahlung – bietet Dolibarr zentrale, effiziente und nachvollziehbare Verwaltung. Klare Workflows und Automatisierung reduzieren Fehler, stärken Lieferantenbeziehungen und schaffen volle Transparenz.

Ob Umstieg von Excel oder Ersatz eines Alt-ERP: Dolibarr ist leistungsfähig, kostengünstig und skalierbar. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um Ihre Beschaffung zu meistern und Ihr Unternehmen effizienter zu machen.