Dolibarr ERP/CRM è una piattaforma open source solida che offre una vasta gamma di funzionalità per aiutare le piccole e medie imprese a gestire operazioni come la gestione clienti, la fatturazione, la contabilità, l'inventario, le risorse umane e molto altro. Uno dei maggiori punti di forza di Dolibarr è la sua struttura modulare e flessibile, che lo rende ideale per la personalizzazione. Adattando Dolibarr alle vostre esigenze specifiche, potete migliorare sensibilmente i flussi di lavoro interni, risparmiare tempo e aumentare l'efficienza.

In questo articolo dettagliato, esploreremo 10 strategie efficaci per personalizzare Dolibarr e ottimizzare i vostri processi aziendali. Che siate principianti o utenti esperti, questi consigli vi aiuteranno a sfruttare appieno il potenziale della piattaforma.

1. Attiva solo i moduli necessari

Dolibarr offre decine di moduli integrati, dal CRM alla fatturazione, fino alla gestione dell'inventario e al punto vendita. Tuttavia, attivarli tutti può creare confusione e rallentamenti.

Attivando solo i moduli rilevanti per la vostra attività, l'interfaccia risulta più semplice e intuitiva per gli utenti. Questo migliora la navigazione, la formazione del personale e le prestazioni del sistema.

Per gestire i moduli:

• Accedi al menu di configurazione

• Seleziona "Moduli/App"

• Attiva solo le funzionalità necessarie

Rivedi periodicamente queste impostazioni per mantenere Dolibarr allineato all'evoluzione della tua azienda.

2. Personalizza menu e dashboard

L'esperienza utente è cruciale per l'adozione del sistema. Personalizzare i menu e le dashboard consente di adattare l'interfaccia a ogni ruolo aziendale.

Dolibarr permette agli amministratori di:

• Riordinare o nascondere le voci di menu

• Creare dashboard personalizzate con indicatori di performance (KPI)

• Gestire i permessi per nascondere dati sensibili o non utilizzati

Questo migliora i flussi di lavoro mostrando solo ciò che è realmente utile.

Esempi di widget utili:

• Avanzamento delle opportunità commerciali

• Fatture non saldate

• Avvisi di scorte basse

• Attività giornaliere o eventi del calendario

3. Usa campi personalizzati per dati specifici

Ogni azienda ha esigenze di raccolta dati uniche. Dolibarr consente di aggiungere campi personalizzati (extra fields) per tenere traccia di informazioni non presenti di default.

Puoi aggiungere campi personalizzati a:

• Clienti e fornitori

• Prodotti e servizi

• Fatture, preventivi e ordini

• Progetti e attività

Esempio: un'azienda di servizi può monitorare le aree di intervento, il responsabile tecnico o le scadenze SLA. I rivenditori possono aggiungere codici a barre specifici del fornitore.

I campi possono essere di tipo testo, numero, data, casella di controllo o lista a discesa, e possono essere obbligatori o ricercabili.

4. Modifica i modelli PDF dei documenti

I tuoi preventivi, fatture e ordini sono spesso condivisi con clienti e fornitori. Un layout professionale e personalizzato rafforza l'immagine aziendale.

Dolibarr permette di creare e modificare i modelli PDF tramite:

• Editor PDF integrato

• Modelli PHP personalizzati (per utenti avanzati)

Puoi inserire il tuo logo, modificare i colori, aggiungere termini e condizioni o tradurre i campi secondo le esigenze locali.

Gestisci più brand? Crea modelli diversi e assegnali a clienti o progetti specifici.

5. Automatizza le attività con trigger e flussi di lavoro

Dolibarr include un sistema di trigger e hook che consente di eseguire azioni automatiche al verificarsi di determinati eventi.

Esempi:

• Inviare un'email quando un preventivo viene approvato

• Creare automaticamente un'attività dopo la generazione di una fattura

• Aggiornare le scorte dopo la spedizione

Crea i tuoi trigger con:

• Strumenti interni di Dolibarr

• Piattaforme esterne come Zapier o Make (via API)

L'automazione riduce gli errori umani e aumenta la produttività.

6. Definisci permessi e ruoli utenti

Non tutti i dipendenti devono vedere o modificare le stesse informazioni. Configurare correttamente i permessi è fondamentale.

Dolibarr offre:

• Gestione dei diritti basata su ruoli (RBAC)

• Creazione di gruppi utenti personalizzati

• Permessi a livello di modulo o oggetto

Esempi:

• I venditori non vedono i prezzi d'acquisto

• I contabili hanno accesso completo alla fatturazione

• Il magazzino può aggiornare le scorte ma non i dati finanziari dei clienti

Una buona gestione dei ruoli migliora la sicurezza e l'efficienza.

7. Espandi le funzionalità con moduli e plugin

Uno dei punti di forza di Dolibarr è la sua estensibilità. Se i moduli di base non bastano, puoi installare plugin aggiuntivi.

Fonti consigliate:

• Marketplace ufficiale Dolistore (centinaia di plugin)

• Moduli open source su GitHub

• Sviluppi personalizzati interni o esterni

Moduli diffusi:

• Contabilità avanzata

• Time tracking

• Multi-azienda

• Versionamento documenti

• Connettori e-commerce

Testa sempre i moduli in un ambiente di prova prima di usarli in produzione.

8. Collega Dolibarr ad applicazioni esterne tramite API

Dolibarr dispone di una potente API REST per integrare strumenti esterni. Ideale per:

• Sincronizzare con piattaforme e-commerce

• Aggiornare il CRM da moduli online

• Esportare report verso strumenti di analisi

Puoi creare integrazioni personalizzate in PHP, Python o JavaScript. Postman è utile per testare gli endpoint API.

Integrazioni comuni:

• WooCommerce

• Shopify

• Google Workspace

• Microsoft Power BI

• Slack o Discord per notifiche

Queste integrazioni migliorano l'efficienza tra i tuoi strumenti.

9. Pianifica attività automatiche con CRON

Se devi eseguire attività programmate (promemoria, sincronizzazioni, report), configura processi CRON.

Esempi:

• Invio notturno di solleciti per fatture scadute

• Chiusura automatica di attività inattive

• Aggiornamento quotidiano del catalogo prodotti

La configurazione CRON richiede accesso al server o al pannello hosting. Consulta l'amministratore di sistema se necessario.

Una pianificazione efficiente migliora la qualità dei dati e riduce il lavoro manuale.

10. Personalizza l'interfaccia con colori e loghi aziendali

Sebbene funzionale, l'interfaccia base di Dolibarr può essere personalizzata per rispecchiare il brand aziendale.

Personalizzazioni disponibili:

• Logo aziendale

• Colori e stile dei menu

• Messaggio personalizzato nella pagina di login

Gli utenti avanzati possono creare temi via CSS e HTML. Dolistore offre anche temi già pronti.

Una grafica coerente migliora l'adozione e l'immagine interna.

Conclusione

Dolibarr è uno strumento potente e flessibile, ma solo se ben configurato. Applicando questi 10 suggerimenti, renderai il sistema più intuitivo, automatizzerai flussi, migliorerai la collaborazione e otterrai prestazioni aziendali superiori.

La personalizzazione non deve essere complessa o costosa. Parti dai menu, dai campi e dai permessi, poi passa all'automazione e alle API secondo necessità.

Che tu sia una start-up o una PMI in crescita, ottimizzare Dolibarr ti garantirà un ERP/CRM capace di evolvere con la tua attività nel lungo termine.