Dolibarr ERP/CRM ist eine leistungsstarke Open-Source-Plattform, die eine breite Palette von Funktionen bietet, um kleinen und mittleren Unternehmen bei der Verwaltung von Kundenbeziehungen, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Lagerhaltung, Personalwesen und vielem mehr zu helfen. Einer der größten Vorteile von Dolibarr ist sein modulares und flexibles Design, das es ideal für individuelle Anpassungen macht. Durch die Anpassung von Dolibarr an Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen können Sie Ihre internen Abläufe deutlich verbessern, Zeit sparen und die Effizienz steigern.

In diesem ausführlichen Artikel stellen wir 10 effektive Strategien zur Anpassung von Dolibarr vor, um Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Ob Einsteiger oder erfahrener Nutzer – diese Tipps helfen Ihnen, das volle Potenzial der Plattform auszuschöpfen.

1. Nur benötigte Module aktivieren

Dolibarr enthält Dutzende integrierter Module – vom CRM über die Rechnungsstellung bis zur Lagerverwaltung und dem POS-System. Die Aktivierung aller Module kann jedoch zu Unübersichtlichkeit und Leistungseinbußen führen.

Durch das Aktivieren nur der relevanten Module wird die Benutzeroberfläche vereinfacht und benutzerfreundlicher. Dies erleichtert die Navigation, Schulung und Systemperformance.

So verwalten Sie Module:

• Gehen Sie ins Konfigurationsmenü

• Wählen Sie „Module/Apps“

• Aktivieren Sie nur die benötigten Funktionen

Überprüfen Sie diese Einstellungen regelmäßig, um Dolibarr an Ihr Unternehmenswachstum anzupassen.

2. Menüs und Dashboards anpassen

Die Benutzererfahrung ist entscheidend für die Akzeptanz. Die Anpassung von Menüs und Dashboards ermöglicht eine rollenbasierte Benutzerführung.

Administratoren können in Dolibarr:

• Menüeinträge neu ordnen oder ausblenden

• Dashboards mit Leistungskennzahlen (KPIs) erstellen

• Berechtigungen verwalten, um sensible oder irrelevante Daten auszublenden

Beispielhafte Widgets für Dashboards:

• Verkaufschancen-Fortschritt

• Offene Rechnungen

• Lagerbestandswarnungen

• Tägliche Aufgaben oder Termine

3. Benutzerdefinierte Felder für spezifische Daten verwenden

Jedes Unternehmen hat individuelle Datenanforderungen. Dolibarr erlaubt das Hinzufügen benutzerdefinierter Felder (Extra Fields), um zusätzliche Informationen zu erfassen.

Mögliche Einsatzbereiche:

• Kunden und Lieferanten

• Produkte und Dienstleistungen

• Rechnungen, Angebote und Bestellungen

• Projekte und Aufgaben

Beispiel: Ein Dienstleister kann Einsatzgebiete, Projektleiter oder SLA-Fristen verfolgen. Einzelhändler können lieferantenspezifische Barcodes speichern.

Feldtypen: Text, Zahl, Datum, Checkbox, Dropdown. Felder können verpflichtend oder durchsuchbar sein.

4. PDF-Vorlagen für Dokumente anpassen

Angebote, Rechnungen und Bestellungen sind oft externe Kommunikationsmittel. Ein professionelles, gebrandetes Layout stärkt das Unternehmensimage.

Dolibarr bietet:

• Integrierten PDF-Vorlageneditor

• Anpassbare PHP-Vorlagen (für Fortgeschrittene)

Passen Sie Logos, Farben, Bedingungen und Sprachfelder an. Bei mehreren Marken können Sie verschiedene Vorlagen erstellen und zuweisen.

5. Automatisieren mit Triggern und Workflows

Dolibarr verfügt über ein System von Triggern und Hooks zur Automatisierung von Abläufen bei bestimmten Ereignissen.

Beispiele:

• E-Mail-Versand bei Angebotsfreigabe

• Automatische Aufgabe nach Rechnungsstellung

• Lagerbestandsaktualisierung nach Versand

Erstellen Sie eigene Trigger mit:

• Internen Tools von Dolibarr

• Externen Plattformen wie Zapier oder Make (via API)

Automatisierung spart Zeit und reduziert Fehler.

6. Benutzerrechte und Rollen definieren

Nicht jeder Mitarbeiter benötigt denselben Zugriff. Die korrekte Konfiguration der Rechte ist entscheidend.

Dolibarr unterstützt:

• Rollenbasierte Rechteverwaltung (RBAC)

• Benutzerdefinierte Benutzergruppen

• Rechte auf Modul- oder Objektebene

Beispiele:

• Verkäufer sehen keine Einkaufspreise

• Buchhalter haben vollen Zugriff auf Rechnungen

• Lagerarbeiter aktualisieren Bestände, ohne Finanzdaten zu sehen

Gute Rollenzuweisung erhöht Sicherheit und Effizienz.

7. Erweiterung mit Modulen und Plugins

Dolibarr ist sehr erweiterbar. Wenn Basisfunktionen nicht ausreichen, können zusätzliche Plugins installiert werden.

Quellen:

• Offizieller Dolistore-Marktplatz (Hunderte Plugins)

• Open-Source-Module auf GitHub

• Eigene oder externe Entwicklungen

Beliebte Module:

• Erweiterte Buchhaltung

• Zeiterfassung

• Multi-Unternehmen

• Dokumentenversionierung

• E-Commerce-Konnektoren

Testen Sie Plugins zuerst in einer Testumgebung.

8. Integration externer Anwendungen über API

Dolibarr bietet eine leistungsstarke REST-API zur Integration externer Systeme:

• Synchronisation mit E-Commerce-Plattformen

• CRM-Updates aus Webformularen

• Export von Berichten für Analyse-Tools

Entwickeln Sie Integrationen in PHP, Python oder JavaScript. Nutzen Sie Postman zum Testen von API-Endpunkten.

Gängige Integrationen:

• WooCommerce

• Shopify

• Google Workspace

• Microsoft Power BI

• Slack oder Discord für Benachrichtigungen

So entsteht ein vernetztes digitales Ökosystem.

9. Geplante Aufgaben mit CRON automatisieren

Für regelmäßig auszuführende Aufgaben (Erinnerungen, Datenabgleiche, Berichte) konfigurieren Sie CRON-Jobs.

Beispiele:

• Täglicher Versand von Mahnungen

• Automatisches Schließen inaktiver Aufgaben

• Tägliche Synchronisation des Produktkatalogs

CRON erfordert Serverzugriff oder Hosting-Panel – ggf. ist Unterstützung durch Ihren Administrator nötig.

Geplante Aufgaben entlasten und sichern die Datenaktualität.

10. Benutzeroberfläche mit Branding anpassen

Die Standardoberfläche von Dolibarr ist funktional, aber nicht immer visuell ansprechend. Passen Sie sie an Ihre Unternehmensidentität an.

Optionen:

• Eigenes Logo hochladen

• Farbschema und Menüstil ändern

• Eigene Nachricht auf der Login-Seite einfügen

Fortgeschrittene Nutzer können eigene Themes mit CSS/HTML erstellen. Alternativ gibt es fertige Themes auf Dolistore.

Ein angepasstes Design fördert die Benutzerakzeptanz.

Fazit

Dolibarr ist ein mächtiges und flexibles Werkzeug – wenn es richtig angepasst ist. Mit diesen 10 Tipps machen Sie das System benutzerfreundlicher, automatisieren Prozesse, fördern Zusammenarbeit und verbessern Ihre Geschäftsergebnisse.

Anpassung muss weder teuer noch kompliziert sein. Beginnen Sie mit einfachen Einstellungen und erweitern Sie bei Bedarf.

Ob Start-up oder wachsendes KMU – ein optimiertes Dolibarr unterstützt Ihre Entwicklung langfristig.