Dolibarr ERP/CRM est une plateforme open source robuste qui propose un large éventail de fonctionnalités pour aider les petites et moyennes entreprises à gérer des opérations telles que la gestion client, la facturation, la comptabilité, les stocks, les ressources humaines, et bien plus encore. L'un des plus grands atouts de Dolibarr est sa conception modulaire et flexible, ce qui le rend idéal pour la personnalisation. En adaptant Dolibarr à vos besoins spécifiques, vous pouvez améliorer considérablement vos flux de travail internes, gagner du temps et accroître votre efficacité.

Dans cet article détaillé, nous allons explorer 10 astuces puissantes pour personnaliser Dolibarr afin d'optimiser vos processus métier. Que vous soyez débutant ou utilisateur avancé, ces stratégies vous aideront à exploiter pleinement le potentiel de la plateforme.

1. Activez uniquement les modules dont vous avez besoin

Dolibarr propose des dizaines de modules intégrés, allant du CRM à la facturation, en passant par la gestion des stocks et le point de vente. Cependant, activer tous les modules peut entraîner une surcharge d'informations et de confusion.

En activant uniquement les modules pertinents pour vos activités, vous simplifiez l'interface et réduisez les distractions pour vos utilisateurs. Cela améliore la navigation, la formation des utilisateurs et les performances du système.

Pour gérer les modules :

• Accédez au menu de configuration

• Sélectionnez « Modules/Applications »

• Activez uniquement les fonctionnalités que vous utilisez

Revenez régulièrement à ces paramètres pour garantir que Dolibarr reste aligné avec l'évolution de votre entreprise.

2. Personnalisez les menus et les tableaux de bord

L’expérience utilisateur est essentielle pour l’adoption du système. Personnaliser les menus et tableaux de bord permet d’adapter l’interface à chaque rôle utilisateur.

Dolibarr permet aux administrateurs de :

• Réorganiser ou masquer les éléments de menu

• Créer des tableaux de bord personnalisés avec des indicateurs clés de performance (KPI)

• Gérer les permissions pour masquer les données sensibles ou inutiles

Cela permet d’optimiser les flux de travail en ne montrant que les données et actions pertinentes.

Par exemple, vous pouvez afficher :

• L’état du pipeline commercial

• Les factures impayées

• Les alertes de stock

• Les tâches quotidiennes ou les événements du calendrier

3. Utilisez des champs personnalisés pour suivre des données spécifiques

Chaque entreprise a ses propres besoins en matière de données. Dolibarr prend en charge l'ajout de champs personnalisés (appelés champs extra) pour suivre des informations spécifiques non présentes par défaut dans le système.

Vous pouvez ajouter des champs personnalisés à :

• Tiers (clients, fournisseurs)

• Produits et services

• Factures, devis et commandes

• Projets et tâches

Par exemple, une société de services peut suivre les zones d’intervention, les chefs de projet ou les échéances de SLA. Les détaillants peuvent ajouter des codes-barres spécifiques aux fournisseurs.

Les champs peuvent être de type texte, numérique, date, case à cocher ou liste déroulante, et peuvent être obligatoires ou recherchables.

4. Modifiez les modèles PDF des documents

Vos devis, factures, bons de commande et autres documents sont souvent envoyés à vos clients et partenaires. Un modèle professionnel et personnalisé renforce l’image de marque de votre entreprise.

Dolibarr permet de créer et modifier les modèles PDF via :

• L’éditeur de modèles PDF intégré

• Des modèles PHP personnalisés (pour utilisateurs avancés)

Vous pouvez y ajouter votre logo, adapter les couleurs, insérer des conditions générales ou localiser les champs selon vos besoins.

Si vous gérez plusieurs marques, vous pouvez créer différents modèles et les affecter selon le client ou le projet.

5. Automatisez les tâches avec les déclencheurs et workflows

Dolibarr dispose d’un système de déclencheurs (triggers) et de hooks permettant d’automatiser certaines actions lors d’événements précis.

Exemples d’automatisation :

• Envoi d’un email lors de la validation d’un devis

• Création automatique d’une tâche après génération de facture

• Mise à jour des stocks après expédition de commande

Vous pouvez définir vos propres déclencheurs avec :

• Les outils internes de Dolibarr

• Des plateformes externes comme Zapier ou Make (via API)

L’automatisation réduit les erreurs humaines et économise du temps.

6. Ajustez les permissions et rôles utilisateurs

Tous les employés n’ont pas besoin d’accéder aux mêmes données ou outils. Le paramétrage précis des droits garantit que chacun n’accède qu’à ce qui est pertinent pour son poste.

Dolibarr permet :

• La gestion des droits par rôles (RBAC)

• La création de groupes d’utilisateurs personnalisés

• Le contrôle d’accès par module ou objet

Exemples :

• Les commerciaux ne voient pas les prix d’achat fournisseurs

• Les comptables ont un accès complet à la facturation

• Le personnel d’entrepôt gère les stocks sans voir les données financières clients

Une bonne gestion des rôles renforce la sécurité et la clarté.

7. Étendez les fonctionnalités avec des modules et plugins

L’un des atouts majeurs de Dolibarr est sa capacité d’extension. Si les modules de base ne suffisent pas, vous pouvez en ajouter d’autres.

Solutions possibles :

• Marketplace officielle Dolistore (des centaines de plugins)

• Modules open source sur GitHub

• Développement personnalisé en interne ou via prestataires

Modules populaires :

• Comptabilité avancée

• Gestion du temps

• Multi-sociétés

• Versionnement de documents

• Connecteurs e-commerce

Testez toujours les modules sur un environnement de test avant mise en production.

8. Connectez Dolibarr à des applications externes via API

Dolibarr dispose d’une API REST puissante pour s’intégrer à des outils tiers. Utile pour :

• Synchroniser avec des plateformes e-commerce

• Mettre à jour le CRM depuis des formulaires en ligne

• Exporter des rapports vers des outils de visualisation

Vous pouvez créer des intégrations sur mesure avec PHP, Python ou JavaScript. Postman est un bon outil pour tester les endpoints de l’API.

Intégrations fréquentes :

• WooCommerce

• Shopify

• Google Workspace

• Microsoft Power BI

• Slack ou Discord pour les notifications

Ces connexions renforcent la cohérence entre vos outils.

9. Planifiez des tâches automatiques avec CRON

Si vous avez besoin d’exécuter des actions à intervalles réguliers (rappels, synchronisations, rapports), configurez des tâches CRON.

Exemples :

• Envoi nocturne des relances de factures impayées

• Fermeture automatique des tâches après inactivité

• Synchronisation quotidienne du catalogue produits avec un site e-commerce

La configuration de CRON nécessite un accès serveur ou hébergeur, et souvent l’aide de votre administrateur système.

Des tâches bien programmées réduisent la charge manuelle et assurent la fraîcheur des données.

10. Personnalisez l’interface avec vos couleurs et logos

Bien que fonctionnelle, l’interface de base de Dolibarr peut être personnalisée pour refléter votre identité visuelle.

Options de personnalisation :

• Logo de l’entreprise

• Couleurs du thème et style de menu

• Message personnalisé sur la page de connexion

Les utilisateurs avancés peuvent créer leurs propres thèmes via CSS et HTML. Des thèmes prêts à l’emploi sont disponibles sur Dolistore.

Une interface personnalisée favorise l’adoption et renforce la cohérence interne.

Conclusion

Dolibarr est un outil puissant et flexible – à condition d’être bien adapté à votre organisation. En appliquant ces 10 astuces, vous rendrez le système plus intuitif, automatiserez des processus, améliorerez la collaboration et optimiserez les performances globales.

La personnalisation n’a pas besoin d’être coûteuse ou complexe. Commencez par l’essentiel (menus, champs, permissions), puis évoluez vers l’automatisation et les API selon vos besoins.

Que vous soyez une start-up ou une PME en pleine croissance, optimiser Dolibarr garantit un ERP/CRM qui évolue avec vous et soutient durablement vos activités.