Dolibarr ERP/CRM è un software open source completo per la gestione aziendale, progettato per piccole e medie imprese. Tra i suoi numerosi moduli, le sezioni logistica e commerciale permettono alle aziende di gestire in modo efficiente ordini, spedizioni e fatturazione. Uno dei documenti fondamentali nella catena logistica è la bolla di consegna (nota anche come documento di trasporto), che serve come conferma della merce consegnata al cliente. Sebbene la creazione di una bolla in Dolibarr sia relativamente semplice, prevede diversi passaggi che devono essere eseguiti con precisione per evitare errori di fatturazione o contestazioni da parte dei clienti.
Questo articolo fornisce una guida dettagliata e approfondita su come creare efficacemente una bolla di consegna in Dolibarr. Evidenzieremo anche gli errori più comuni da evitare per garantire una gestione ottimale delle spedizioni. Che tu sia un nuovo utente o un amministratore esperto, questa guida ti aiuterà a padroneggiare questo aspetto fondamentale di Dolibarr.
1. Comprendere il ruolo della bolla di consegna in Dolibarr
Prima di passare al lato pratico, è importante capire cos'è una bolla di consegna e quale funzione svolge in Dolibarr. Una bolla di consegna:
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Elenca i prodotti spediti a un cliente
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Funziona come prova di consegna
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Può essere firmata dal cliente al momento della ricezione
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Precede spesso l'emissione della fattura
In Dolibarr, la bolla di consegna è strettamente integrata con i moduli ordini cliente, gestione stock e fatturazione. Una configurazione corretta garantisce tracciabilità, aggiornamenti accurati delle scorte e transizione fluida dall'ordine alla fattura.
2. Requisiti per creare una bolla di consegna
Per creare una bolla in Dolibarr, assicurati che i seguenti moduli siano attivi:
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Terze Parti (clienti)
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Prodotti/Servizi
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Ordini clienti
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Spedizioni
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Gestione stock (se si usa il controllo magazzino)
Vai su Home > Configurazione > Moduli per attivare i moduli necessari.
Suggerimenti di configurazione:
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Associa i prodotti ai magazzini se usi la gestione stock
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Imposta i metodi di spedizione in
Configurazione > Dizionari > Metodi di spedizione -
Configura unità di misura e categorie di prodotti
3. Panoramica del flusso di lavoro: dall’ordine alla bolla di consegna
Il processo tipico prevede:
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Creare o convalidare un ordine cliente
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Verificare la disponibilità dei prodotti
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Generare una spedizione a partire dall’ordine
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Preparare i prodotti per la consegna
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Convalidare la spedizione
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Stampare, esportare o inviare la bolla al cliente
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Fatturare (opzionale, dopo la consegna)
Ogni passaggio dipende dal precedente. Errori o omissioni possono causare problemi successivi.
4. Creare un ordine cliente
Vai su:
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Vendite > Ordini > Nuovo ordine -
Seleziona un cliente
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Aggiungi prodotti/servizi (devono essere già nel catalogo)
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Convalida l’ordine
Solo gli ordini convalidati possono generare spedizioni.
5. Verifica e preparazione dello stock
Se usi la gestione stock, assicurati che le quantità siano disponibili nel magazzino assegnato.
Controlla via:
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Prodotti > Stock > Inventario
In caso di insufficienza:
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Usa il modulo riapprovvigionamento
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Trasferisci prodotti tra magazzini
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Ricevi merce da ordini a fornitori
6. Creare la bolla di consegna (spedizione)
Con ordine convalidato e stock disponibile:
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Vai su
Vendite > Spedizioni -
Clicca su
Nuova spedizione -
Seleziona l’ordine da evadere
Dolibarr compilerà automaticamente i dati. Puoi modificare:
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Quantità da spedire (parziali o totali)
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Metodo di spedizione
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Numero di tracking
Clicca “Crea bozza”, verifica e poi “Convalida”.
7. Validare la bolla di consegna
La validazione comporta:
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Scarico di magazzino (se attivo)
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Blocco del documento
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Generazione PDF
Lo stato diventa “Validato” e il documento appare nella scheda Documenti.
8. Stampa e invio della bolla
Una volta validata:
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Vai sulla spedizione
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Clicca sull’icona PDF
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Scegli il modello (modificabile in
Configurazione > Moduli > Spedizione)
La bolla può essere:
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Stampata e allegata alla spedizione
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Inviata via email
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Salvata per archiviazione
9. Dopo la consegna: creazione della fattura
Se fatturi dopo la spedizione:
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Apri la spedizione
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Clicca su “Crea fattura”
Dolibarr genererà una bozza in base agli articoli consegnati. Verifica e convalida.
10. Errori comuni da evitare
a. Ordine non convalidato Non potrai creare spedizioni.
b. Stock errato Verifica sempre disponibilità prima della spedizione.
c. Spedizioni parziali mal gestite Annota cosa è stato consegnato e cosa no.
d. Mancanza dati spedizioniere Inserisci sempre tracking e corriere.
e. Modelli non personalizzati Usa modelli PDF professionali personalizzati.
11. Consigli per una gestione ottimale delle spedizioni
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Usa codici a barre per scansioni
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Automatizza con trigger o API
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Integra corrieri (con moduli terzi)
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Inserisci i tempi di consegna negli ordini
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Assegna spedizioni con il modulo Agenda
12. Sicurezza e tracciabilità
Dolibarr registra tutto:
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Chi ha creato/validato
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Data e ora
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Movimenti stock
Utile per audit e responsabilità.
13. Personalizzazione dei modelli PDF
Gestione via:
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Configurazione > Moduli > Spedizione > Modelli documenti
Puoi:
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Modificare template esistenti
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Caricare un template PHP
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Aggiungere logo, clausole legali, formati clienti
Serve competenza PHP per modifiche avanzate.
14. Bolle multilingua
Per clienti internazionali:
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Imposta la lingua cliente
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Dolibarr genera documenti nella lingua scelta
Assicurati che le descrizioni siano tradotte.
15. Backup e gestione dati
Prima di grandi modifiche:
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Usa lo strumento backup di Dolibarr
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Pianifica backup automatici
Evita perdite di dati.
Conclusione
Creare una bolla in Dolibarr non è solo un’operazione amministrativa: è parte essenziale della logistica e della contabilità. Se ben eseguita, garantisce consegne puntuali, stock precisi e fatture corrette.
Sia che tu gestisca un piccolo magazzino o una rete logistica, padroneggiare questo processo ti aiuterà a far crescere la tua azienda con rigore — il tutto senza costi di licenza, uno dei grandi vantaggi di Dolibarr open source.