Dolibarr ERP/CRM ist eine umfassende Open-Source-Software zur Unternehmensverwaltung, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde. Zu den zahlreichen Modulen gehören auch Logistik- und Vertriebsfunktionen, mit denen Unternehmen effizient Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen verwalten können. Eines der wichtigsten Dokumente in der Logistikkette ist der Lieferschein, der als Nachweis über die Lieferung der Ware an den Kunden dient. Auch wenn das Erstellen eines Lieferscheins in Dolibarr relativ einfach ist, sind mehrere präzise auszuführende Schritte notwendig, um Abrechnungsfehler oder Streitigkeiten zu vermeiden.
Dieser Artikel bietet eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zum effektiven Erstellen von Lieferscheinen in Dolibarr. Außerdem beleuchten wir häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt, um eine optimale Versandabwicklung zu gewährleisten. Ob Sie Einsteiger oder erfahrener Administrator sind – dieser Leitfaden hilft Ihnen, diesen zentralen Aspekt von Dolibarr zu meistern.
1. Die Rolle des Lieferscheins in Dolibarr verstehen
Bevor Sie mit der Praxis beginnen, sollten Sie verstehen, was ein Lieferschein ist und welche Funktion er in Dolibarr erfüllt. Ein Lieferschein:
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Listet die an den Kunden versendeten Produkte auf
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Gilt als Nachweis der Lieferung
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Kann bei Erhalt vom Kunden unterschrieben werden
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Geht häufig der Rechnungsstellung voraus
In Dolibarr ist der Lieferschein eng mit den Modulen Kundenbestellungen, Lagerverwaltung und Fakturierung verknüpft. Eine korrekte Einrichtung gewährleistet Rückverfolgbarkeit, korrekte Lagerbewegungen und einen reibungslosen Übergang von der Bestellung zur Rechnung.
2. Voraussetzungen zum Erstellen eines Lieferscheins
Stellen Sie sicher, dass folgende Module aktiviert sind:
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Dritte (Kunden)
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Produkte/Dienstleistungen
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Kundenaufträge
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Lieferungen
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Lagerverwaltung (falls verwendet)
Aktivieren Sie diese Module über Home > Setup > Module.
Konfigurationstipps:
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Weisen Sie Produkte einem Lager zu, wenn Lagerführung aktiv ist
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Definieren Sie Versandarten unter
Setup > Wörterbücher > Versandarten -
Richten Sie Maßeinheiten und Produktkategorien ein
3. Arbeitsablauf: Von der Bestellung zum Lieferschein
Typischer Ablauf:
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Kundenauftrag erstellen oder bestätigen
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Lagerbestand prüfen
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Lieferung basierend auf dem Auftrag erstellen
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Waren bereitstellen
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Lieferung bestätigen
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Lieferschein drucken, exportieren oder senden
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Rechnung erstellen (optional, nach der Lieferung)
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Fehler können zu Folgeproblemen führen.
4. Kundenauftrag erstellen
Gehen Sie zu:
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Verkauf > Aufträge > Neuer Auftrag -
Wählen Sie einen Kunden aus
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Fügen Sie Produkte/Dienstleistungen hinzu (müssen im Katalog vorhanden sein)
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Bestätigen Sie den Auftrag
Nur bestätigte Aufträge können in Lieferungen umgewandelt werden.
5. Lager prüfen und vorbereiten
Bei aktiver Lagerführung prüfen Sie, ob ausreichende Mengen im zugewiesenen Lager verfügbar sind.
Prüfen über:
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Produkte > Lager > Bestand
Bei Mangel:
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Nachschub-Modul nutzen
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Lagertransfer durchführen
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Wareneingang über Lieferantenbestellung buchen
6. Lieferschein erstellen (Lieferung)
Mit bestätigtem Auftrag und verfügbarem Lager:
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Gehen Sie zu
Verkauf > Lieferungen -
Klicken Sie auf
Neue Lieferung -
Wählen Sie den zu beliefernden Auftrag
Dolibarr füllt die Daten automatisch. Anpassbar sind:
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Versandmengen (auch Teillieferungen)
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Versandart
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Trackingnummer
Klicken Sie auf “Entwurf erstellen”, prüfen Sie, dann “Bestätigen”.
7. Lieferschein bestätigen
Bestätigung bewirkt:
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Lagerabbuchung (falls aktiv)
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Sperrung des Dokuments
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PDF-Erstellung
Status wechselt zu “Bestätigt”, Dokument erscheint im Reiter „Dokumente“.
8. Lieferschein drucken und versenden
Nach Bestätigung:
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Öffnen Sie die Lieferung
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Klicken Sie auf das PDF-Symbol
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Wählen Sie ein Template (änderbar unter
Setup > Module > Lieferung)
Der Lieferschein kann:
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Gedruckt und der Lieferung beigelegt werden
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Per E-Mail gesendet werden
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Für Archivierung gespeichert werden
9. Nach der Lieferung: Rechnung erstellen
Falls Rechnungsstellung nach Lieferung erfolgt:
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Öffnen Sie die Lieferung
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Klicken Sie auf „Rechnung erstellen“
Dolibarr erstellt einen Entwurf basierend auf den gelieferten Artikeln. Prüfen und bestätigen.
10. Häufige Fehler vermeiden
a. Nicht bestätigter Auftrag Keine Lieferung möglich.
b. Falscher Lagerbestand Immer vorher Verfügbarkeit prüfen.
c. Unklare Teillieferungen Was geliefert wurde, klar dokumentieren.
d. Fehlende Versanddaten Trackingnummer und Spediteur angeben.
e. Keine eigenen Vorlagen Professionelle PDF-Vorlagen verwenden.
11. Tipps für effiziente Versandabwicklung
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Barcodes zur Produkterfassung nutzen
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Automatisieren mit Triggern/API
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Spediteure integrieren (über Drittmodule)
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Lieferzeit im Auftrag definieren
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Lieferungen Mitarbeitern zuweisen (Agenda-Modul)
12. Sicherheit und Nachvollziehbarkeit
Dolibarr protokolliert:
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Wer erstellt/bestätigt hat
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Datum und Uhrzeit
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Lagerbewegungen
Wichtig für Audits und Verantwortlichkeit.
13. PDF-Vorlagen anpassen
Verwalten unter:
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Setup > Module > Lieferung > Dokumentenvorlagen
Sie können:
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Bestehende Templates bearbeiten
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PHP-Vorlagen hochladen
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Logo, rechtliche Hinweise, kundenspezifische Layouts einfügen
PHP-Kenntnisse empfohlen.
14. Mehrsprachige Lieferscheine
Für internationale Kunden:
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Sprache im Kundenprofil einstellen
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Dolibarr generiert Dokumente in der gewählten Sprache
Produktbeschreibungen sollten übersetzt sein.
15. Backup und Datenverwaltung
Vor größeren Änderungen:
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Internes Backup-Tool verwenden
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Automatische Backups planen
So vermeiden Sie Datenverluste.
Fazit
Einen Lieferschein in Dolibarr zu erstellen ist mehr als Büroarbeit – es ist ein zentraler Baustein in Logistik und Abrechnung. Richtig umgesetzt, sorgt er für pünktliche Lieferungen, korrekte Lagerführung und saubere Rechnungsstellung.
Ob kleines Lager oder wachsendes Logistiknetz: Wer den Prozess beherrscht, stärkt sein Unternehmen — und das ganz ohne Lizenzkosten, was Dolibarr als Open-Source-Lösung besonders attraktiv macht.