Dolibarr ERP/CRM est un logiciel de gestion d’entreprise open source complet, conçu pour les petites et moyennes entreprises. Parmi sa large gamme de modules, les sections logistique et commerciale de Dolibarr permettent aux entreprises de gérer efficacement les commandes, les expéditions et la facturation. L’un des documents clés dans la chaîne logistique est le bon de livraison (aussi appelé bordereau d’expédition), qui sert de confirmation de la marchandise livrée au client. Bien que la création d’un bon de livraison dans Dolibarr soit relativement simple, elle implique plusieurs étapes à exécuter correctement pour éviter des erreurs de facturation ou des litiges clients.

Cet article fournit une explication approfondie et détaillée étape par étape sur la manière de créer des bons de livraison efficacement dans Dolibarr. Nous mettrons également en évidence les erreurs courantes à éviter afin de garantir une gestion optimale des livraisons. Que vous soyez un nouvel utilisateur ou un administrateur expérimenté souhaitant améliorer vos processus, ce guide est conçu pour vous aider à maîtriser cet aspect critique de Dolibarr.

1. Comprendre le rôle du bon de livraison dans Dolibarr

Avant de passer à la procédure technique, il est essentiel de comprendre ce qu’est un bon de livraison et sa fonction dans Dolibarr. Un bon de livraison :

• Liste les produits expédiés à un client

• Sert de preuve de livraison

• Peut être signé par le client à réception

• Précède souvent l’émission de la facture

Dans Dolibarr, le bon de livraison est étroitement intégré avec les modules de commandes clients, de gestion de stock et de facturation. Une configuration adéquate permet une traçabilité optimale, une déduction précise des stocks et une transition fluide de la commande à la facture.

2. Prérequis pour créer un bon de livraison

Pour créer un bon de livraison dans Dolibarr, assurez-vous que les modules suivants sont activés :

• Tiers (gestion des clients)

• Produits/Services

• Commandes clients

• Expéditions

• Gestion de stock (si vous utilisez le suivi de stock)

Allez dans Accueil > Configuration > Modules pour activer ces modules si nécessaire.

Conseils de configuration :

• Associez des entrepôts à vos produits si le suivi de stock est activé

• Définissez les méthodes d’expédition via Configuration > Dictionnaires > Méthodes d’expédition

• Configurez les unités de mesure et les catégories de produits

3. Vue d’ensemble du flux de travail : de la commande au bon de livraison

Le processus de création d’un bon de livraison suit ce flux typique :

1. Créer ou valider une commande client

2. Vérifier la disponibilité des produits en stock

3. Créer une expédition (bon de livraison) à partir de la commande

4. Préparer les marchandises

5. Valider le bon de livraison

6. Imprimer, exporter ou envoyer le bon au client

7. Émettre la facture (optionnel, après livraison)

Chaque étape dépend de la précédente. Une erreur ou un oubli à une étape peut entraîner des complications plus tard.

4. Créer une commande client

Commencez par créer une commande via le module Tiers :

Étapes :

• Aller dans Ventes > Commandes > Nouvelle commande

• Sélectionner un client

• Ajouter des produits ou services (ils doivent être déjà créés dans le catalogue)

• Valider la commande

La validation est essentielle, car seules les commandes validées peuvent être utilisées pour générer des expéditions.

5. Vérification du stock et préparation

Si vous utilisez la gestion de stock de Dolibarr, assurez-vous d’avoir suffisamment de quantités dans l’entrepôt désigné.

Consulter le stock via :

• Produits > Stock > Inventaire des produits

En cas de stock insuffisant :

• Utiliser le module de réapprovisionnement

• Transférer des produits entre entrepôts

• Réceptionner les marchandises via les commandes fournisseurs

6. Créer le bon de livraison (expédition)

Une fois la commande validée et le stock disponible :

• Aller dans Ventes > Expéditions

• Cliquer sur Nouvelle expédition

• Sélectionner la commande à expédier

Dolibarr remplira automatiquement les champs avec les produits de la commande. Vous pouvez ajuster :

• Les quantités à expédier (partielles ou complètes)

• Le mode de transport

• Le numéro de suivi

Cliquez sur “Créer le brouillon”, puis vérifiez les détails et validez.

7. Valider le bon de livraison

La validation du bon entraîne :

• La déduction du stock (si applicable)

• Le verrouillage du document pour empêcher les modifications

• L’accès à la génération du PDF

Le statut doit devenir “Validé”. Le document PDF sera alors disponible dans l’onglet Documents.

8. Impression et envoi du bon de livraison

Une fois validé :

• Accéder à l’expédition concernée

• Cliquer sur l’icône PDF pour générer le document

• Choisir le modèle approprié (modifiable via Configuration > Modules > Expédition)

Les bons peuvent être :

• Imprimés et joints au colis

• Envoyés par email depuis Dolibarr

• Exportés pour archivage

9. Après livraison : passage à la facturation

Si vous facturez après livraison :

• Allez dans l’expédition concernée

• Cliquez sur “Créer facture”

Dolibarr générera un brouillon basé sur les articles expédiés. Vérifiez et validez la facture.

Cela permet de ne facturer que les produits effectivement livrés.

10. Pièges courants à éviter

a. Ne pas valider la commande Sans validation, aucune expédition ne peut être créée.

b. Niveaux de stock incorrects Expédier sans vérifier les quantités peut causer des retards.

c. Expéditions partielles mal gérées Documenter clairement ce qui a été livré et ce qui reste à livrer.

d. Oublier les informations du transporteur Renseignez toujours le numéro de suivi.

e. Ne pas personnaliser les modèles Utilisez des modèles PDF personnalisés pour plus de professionnalisme.

11. Astuces pour une meilleure gestion des livraisons

• Utiliser des codes-barres pour scanner les produits

• Automatiser les expéditions via des triggers ou l’API

• Intégrer des transporteurs (via modules tiers si besoin)

• Utiliser le champ “Délai de livraison” dans les commandes

• Attribuer les expéditions à des employés via le module Agenda

12. Sécurité et traçabilité

Dolibarr enregistre toutes les actions :

• Qui a créé et validé l’expédition

• Dates et heures

• Mouvements de stock (si activés)

Cela garantit la transparence et une piste d’audit fiable.

13. Personnalisation des modèles de bons de livraison

Modifiez les modèles PDF dans :

• Configuration > Modules > Expédition > Modèles de documents

Vous pouvez :

• Modifier les modèles existants

• Ajouter un template PHP personnalisé

• Insérer logo, mentions légales, formats client spécifiques

Des compétences PHP sont recommandées pour une personnalisation avancée.

14. Bons de livraison multilingues

Si vous avez des clients à l’international :

• Activez la langue préférée dans la fiche client

• Dolibarr générera les documents dans la langue sélectionnée

Vérifiez que les descriptions de produits sont traduites.

15. Sauvegarde et gestion des données

Avant toute modification majeure :

• Sauvegardez via l’outil interne de Dolibarr

• Planifiez des sauvegardes automatiques de la base de données et du dossier documents

Cela évite toute perte de données critiques.

Conclusion

Créer un bon de livraison dans Dolibarr ne se résume pas à une tâche administrative : c’est une étape centrale du processus logistique et de facturation. Bien exécuté, cela garantit des livraisons ponctuelles, une gestion de stock précise et une facturation conforme. En maîtrisant l’ensemble du flux de travail, vous réduisez les erreurs, améliorez votre efficacité et renforcez votre image professionnelle.

Que vous gériez un petit entrepôt ou un réseau logistique en pleine croissance, maîtriser les bons de livraison dans Dolibarr vous permettra de structurer et faire évoluer votre entreprise avec rigueur — et cela, sans aucun frais de licence, ce qui renforce encore l’attrait de cette solution open source.