Quando si gestiscono le operazioni aziendali con Dolibarr ERP & CRM, può capitare di perdere dati o cancellarli accidentalmente, a causa di errori umani, configurazioni sbagliate o problemi di sistema. Uno degli inconvenienti più comuni è la perdita di accesso a una fattura o a un cliente registrato. Questo articolo spiega in dettaglio come recuperare una fattura o un cliente perso in Dolibarr, analizzando misure preventive, passaggi pratici di recupero, esplorazione del database e buone pratiche per evitare problemi futuri.

Capire come Dolibarr memorizza i dati

Prima di iniziare il recupero, è importante sapere come Dolibarr gestisce le informazioni. Dolibarr è una piattaforma ERP e CRM open source che si basa su un database relazionale, solitamente MySQL o MariaDB. Ogni modulo (fatture, clienti, ordini ecc.) corrisponde a tabelle specifiche nel database. Ad esempio:

• Le fatture sono salvate nelle tabelle llx_facture e llx_facturedet.

• Le informazioni sui clienti (terze parti) sono conservate nella tabella llx_societe.

Conoscere questa struttura è fondamentale quando si consultano backup o si lavora direttamente sul database. Ogni record ha un identificatore unico e molte tabelle sono collegate tramite chiavi esterne, garantendo coerenza tra i dati.

Scenari comuni di perdita dei dati

Capire come è avvenuta la perdita aiuta a scegliere la strategia giusta di recupero. I casi più frequenti sono:

1. Cancellazione accidentale: un utente elimina per sbaglio una fattura o un cliente.

2. Problemi di migrazione: un aggiornamento o una migrazione mal eseguita può causare errori nei dati.

3. Corruzione del database: crash del server o interruzioni di corrente possono corrompere le tabelle.

4. Filtri errati: a volte i dati sembrano "spariti" perché un filtro li nasconde nell’interfaccia.

Recuperare una fattura persa

Passaggio 1: Verifica nell’interfaccia

Il primo controllo è assicurarsi che la fattura non sia semplicemente nascosta da un filtro. Vai su:

Commerciale > Fatture clienti

Verifica tutti i filtri attivi: intervalli di data, nome cliente, stato, ecc. Cancella tutti i filtri per visualizzare l’elenco completo. Spesso la fattura non è cancellata, solo esclusa dalla vista.

Passaggio 2: Usa la ricerca globale

Dolibarr offre una potente barra di ricerca globale. Prova a cercare parte del numero della fattura, il nome del cliente o l’importo. La ricerca copre più moduli e può far emergere dati nascosti o mal archiviati.

Passaggio 3: Controlla i permessi dell’utente

Se la fattura è stata creata da un altro utente, potresti non avere i diritti per visualizzarla. Controlla in:

Home > Utenti e Gruppi > Permessi

Assicurati che il profilo utente abbia accesso per vedere, modificare o ripristinare le fatture.

Passaggio 4: Consulta i log delle attività

Se il logging è attivo, puoi controllare i registri delle azioni. Vai su:

Home > Strumenti > Log

Cerca voci come DELETE FROM llx_facture per vedere se la fattura è stata cancellata, quando e da chi. Questo ti aiuta a individuare il problema.

Passaggio 5: Ripristino da backup

Se la fattura è stata effettivamente eliminata, è necessario recuperarla da un backup del database. Ecco come:

• Trova il file di backup creato prima dell’eliminazione.

• Usa phpMyAdmin o il terminale per estrarre solo i record interessati.

• Reimporta la fattura nella tabella llx_facture e le sue righe in llx_facturedet.

• Attenzione a non duplicare ID o rompere i collegamenti con altre tabelle (es. llx_societe, llx_payment).

Esempio di ripristino (avanzato)

Se hai un file di backup (backup.sql), puoi usare queste query:

Poi reinserisci manualmente questi dati nel database attivo con comandi INSERT. Fai sempre un backup prima di modificare il database.

Recuperare un cliente (terza parte) perso

Passaggio 1: Ricerca e filtri

Vai su:

Terze parti > Elenco

Cancella tutti i filtri e consulta l’elenco alfabetico. Usa la ricerca inserendo nomi parziali, email o partita IVA.

Passaggio 2: Verifica record archiviati o inattivi

Alcuni clienti non sono cancellati, ma solo archiviati o disattivati. Controlla la colonna dello stato e filtra per record inattivi o archiviati.

Passaggio 3: Log e permessi

Come per le fatture, consulta i log per verificare eventuali eliminazioni e controlla i permessi per assicurarti che l’utente possa vedere tutti i clienti.

Passaggio 4: Ripristino dal backup

Se il cliente è stato eliminato, recupera la riga da llx_societe usando:

Inserisci di nuovo questi dati con attenzione, verificando anche le tabelle collegate (llx_socpeople, llx_commande, llx_facture).

Prevenzione: backup e strategie di protezione

Prevenire è meglio che curare. Ecco alcune buone pratiche:

1. Backup regolari: Automatizza i backup giornalieri con mysqldump o strumenti esterni.

2. Controllo accessi basato sui ruoli: Limita le autorizzazioni di cancellazione solo agli amministratori.

3. Abilita i log di audit: I log permettono di tracciare ogni modifica.

4. Moduli di archivio o cestino: Alcuni moduli aggiungono un cestino per eliminazioni temporanee.

5. Formazione del personale: Insegna come usare i filtri, le ricerche e i permessi per ridurre errori.

Strumenti esterni utili

Ecco alcuni strumenti che possono aiutarti nel recupero dati:

• phpMyAdmin: Per esplorare e ripristinare le tabelle.

• MySQL Workbench: Per query visive e gestione database.

• Moduli Dolibarr da DoliStore: Alcuni moduli estendono le funzioni di recupero o aggiungono un cestino.

Soluzioni personalizzate

Se nella tua azienda si verificano spesso cancellazioni involontarie, potresti valutare lo sviluppo di un modulo personalizzato. Un programmatore può creare un’estensione che registra le eliminazioni o offre un’area temporanea di archiviazione, tipo "cestino". Dolibarr è open source e altamente personalizzabile.

Conclusione: essere pronti e consapevoli

Recuperare una fattura o un cliente perso in Dolibarr non è sempre semplice, ma è possibile con il giusto approccio. Inizia con controlli semplici nell’interfaccia, e ricorri al database solo se necessario. La chiave per la stabilità a lungo termine è la prevenzione: backup regolari, controllo degli accessi e formazione degli utenti.

Se gestisci dati sensibili o un alto volume di clienti e fatture in Dolibarr, rendi il backup e i processi di recupero una routine. Così, anche se qualcosa va storto, sarai a pochi passi dal rimettere tutto a posto.