Beim Einsatz von Dolibarr ERP & CRM zur Verwaltung von Geschäftsprozessen kann es vorkommen, dass Daten verloren gehen oder versehentlich gelöscht werden – sei es durch menschliches Versagen, eine fehlerhafte Konfiguration oder Systemprobleme. Eines der häufigsten Probleme ist der Verlust des Zugriffs auf eine Rechnung oder einen Kunden. In diesem Artikel wird ausführlich erläutert, wie man eine verlorene Rechnung oder einen verlorenen Kunden in Dolibarr wiederherstellen kann – mit präventiven Maßnahmen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Datenbankanalysen und Best Practices zur Vermeidung zukünftiger Verluste.

Wie Dolibarr Daten speichert

Bevor man mit der Wiederherstellung beginnt, sollte man verstehen, wie Dolibarr mit Daten umgeht. Dolibarr ist eine Open-Source-ERP- und CRM-Plattform, die auf einer relationalen Datenbank basiert – meist MySQL oder MariaDB. Jeder Modulbereich (z. B. Rechnungen oder Kunden) ist mit bestimmten Datenbanktabellen verknüpft. Zum Beispiel:

• Rechnungen werden in den Tabellen llx_facture und llx_facturedet gespeichert.

• Kunden (Dritte) befinden sich in der Tabelle llx_societe.

Dieses Wissen ist entscheidend, wenn man mit Backups arbeitet oder direkt auf die Datenbank zugreift. Jeder Datensatz hat eine eindeutige ID, und viele Tabellen sind über Fremdschlüssel miteinander verbunden – das sichert die Datenkonsistenz im System.

Häufige Ursachen für Datenverlust

Wenn man weiß, wie Daten verloren gehen können, fällt es leichter, die passende Wiederherstellungsstrategie zu wählen. Typische Ursachen sind:

1. Versehentliches Löschen: Ein Benutzer löscht irrtümlich eine Rechnung oder einen Kunden.

2. Fehler bei Migrationen: Ein Update oder Datenimport läuft schief.

3. Datenbankkorruption: Ein Serverabsturz oder Stromausfall beschädigt Daten.

4. Filterfehler: Daten scheinen „verschwunden“, sind aber nur durch Filter in der Oberfläche ausgeblendet.

Schritt-für-Schritt: Eine verlorene Rechnung wiederfinden

Schritt 1: Benutzeroberfläche überprüfen

Zuerst prüfen, ob die Rechnung lediglich durch einen Filter unsichtbar ist. Gehe zu:

Verkauf > Kundenrechnungen

Überprüfe alle aktiven Filter: Datum, Kundenname, Status usw. Entferne alle Filter, um die komplette Liste zu sehen. Oft sind Rechnungen nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet.

Schritt 2: Globale Suche verwenden

Dolibarr bietet eine leistungsfähige globale Suchfunktion. Suche nach einem Teil der Rechnungsnummer, dem Namen des Kunden oder dem Betrag. Die Suche durchsucht mehrere Module und kann falsch abgelegte oder versteckte Datensätze aufdecken.

Schritt 3: Benutzerrechte prüfen

Falls die Rechnung von einem anderen Benutzer erstellt wurde, fehlen dir eventuell die Berechtigungen zur Anzeige. Prüfe das unter:

Home > Benutzer & Gruppen > Berechtigungen

Stelle sicher, dass das Benutzerprofil Zugriff auf die Rechnungsansicht und -wiederherstellung hat.

Schritt 4: Protokolle prüfen

Wenn die Protokollierung aktiviert ist, kannst du im Änderungsprotokoll nachsehen:

Home > Tools > Protokolle

Suche nach Einträgen wie DELETE FROM llx_facture, um festzustellen, ob und wann die Rechnung gelöscht wurde – und durch wen.

Schritt 5: Wiederherstellung aus Backup

Ist die Rechnung wirklich gelöscht, hilft oft nur ein Restore aus einem Datenbank-Backup. Vorgehensweise:

• Finde das Backup vor dem Löschzeitpunkt.

• Nutze phpMyAdmin oder die Konsole, um gezielt einzelne Datensätze zu extrahieren.

• Spiele die Rechnung aus llx_facture und die dazugehörigen Positionen aus llx_facturedet zurück ein.

• Achte auf IDs und Referenzen zu anderen Tabellen (z. B. llx_societe, llx_payment).

Beispiel: Wiederherstellung über SQL (fortgeschritten)

Mit einem SQL-Backup (z. B. backup.sql) nutze folgende Abfragen:

Anschließend mit INSERT in die Live-Datenbank einfügen. Achtung: Immer vorher ein neues Backup erstellen.

Einen verlorenen Kunden (Dritten) wiederfinden

Schritt 1: Suche und Filter

Gehe zu:

Dritte > Liste

Alle Filter entfernen und die alphabetische Liste prüfen. Suche mit Teilen des Namens, der E-Mail oder der Steuernummer.

Schritt 2: Archivierte Einträge anzeigen

Kunden sind oft nicht gelöscht, sondern archiviert oder deaktiviert. Filtere die Ansicht nach inaktiven oder archivierten Einträgen.

Schritt 3: Logs und Rechte prüfen

Wie bei Rechnungen: Logs prüfen, ob eine Löschung stattgefunden hat, und Rechte überprüfen, damit alle Kunden sichtbar sind.

Schritt 4: Backup-Wiederherstellung

Wurde der Kunde gelöscht, nutze:

Diese Daten wieder einfügen, inklusive zugehöriger Tabellen wie llx_socpeople, llx_commande, llx_facture.

Prävention: Backup & Datensicherheit

Vorsicht ist besser als Nachsicht. Diese Maßnahmen helfen:

1. Regelmäßige Backups: Automatisiere tägliche Backups mit mysqldump oder Plugins.

2. Rollenspezifische Rechte: Löschrechte nur an Admins vergeben.

3. Protokollierung aktivieren: So lassen sich Änderungen nachvollziehen.

4. Module für Papierkorb oder Archiv nutzen: Einige Module ermöglichen Soft Deletes.

5. Benutzerschulung: Zeige, wie man Filter, Suchen und Rechte richtig verwendet.

Externe Tools zur Datenwiederherstellung

Folgende Tools können helfen:

• phpMyAdmin: Tabellen durchsuchen und Daten wiederherstellen.

• MySQL Workbench: Visual SQL & Datenexporte.

• Dolibarr-Module von DoliStore: Manche fügen Wiederherstellungsfunktionen oder Papierkörbe hinzu.

Individuelle Entwicklung

Wenn Datenverluste häufig vorkommen, lohnt sich eine eigene Lösung. Ein Entwickler kann ein Modul programmieren, das Löschungen protokolliert oder eine Art Zwischenspeicher einrichtet. Dolibarr ist offen und anpassbar für solche Erweiterungen.

Fazit: Wachsamkeit & Vorbereitung lohnen sich

Das Wiederfinden verlorener Rechnungen oder Kunden in Dolibarr ist zwar nicht immer einfach, aber mit dem richtigen Vorgehen durchaus möglich. Beginne mit einfachen UI-Prüfungen, greife bei Bedarf zur Datenbank. Langfristige Stabilität erreichst du durch Prävention: Backups, Rechteverwaltung, Protokolle, Schulung.

Wenn du sensible oder umfangreiche Daten in Dolibarr verwaltest, solltest du Backup- und Wiederherstellungsprozesse zur festen Routine machen – so kannst du selbst im Notfall schnell und gezielt reagieren.