Lorsqu’on gère les opérations d'une entreprise avec Dolibarr ERP & CRM, il peut arriver que certaines données soient perdues ou supprimées accidentellement, que ce soit à cause d’une erreur humaine, d’un problème de configuration ou d’un incident système. L’un des problèmes les plus fréquents est la perte d’une facture ou d’un client dans Dolibarr. Cet article explique en détail comment retrouver une facture ou un client perdu, en abordant les mesures préventives, les étapes de récupération, l’exploration de la base de données et les bonnes pratiques pour éviter que cela ne se reproduise.

Comprendre comment Dolibarr stocke les données

Avant d’aborder la récupération proprement dite, il est important de comprendre comment Dolibarr gère les données. Dolibarr est une plateforme ERP et CRM open source qui s’appuie sur une base de données relationnelle, généralement MySQL ou MariaDB. Chaque module, qu’il s’agisse de la facturation ou de la gestion des tiers (clients/fournisseurs), correspond à un ensemble spécifique de tables de base de données. Par exemple :

• Les factures sont stockées dans les tables llx_facture et llx_facturedet.

• Les informations des clients (tiers) sont enregistrées dans llx_societe.

Comprendre cette structure est essentiel lorsque vous explorez les sauvegardes ou la base de données directement. Chaque enregistrement a un identifiant unique, et de nombreuses tables sont reliées entre elles via des clés étrangères, ce qui garantit la cohérence des données.

Scénarios fréquents de perte de données

Identifier comment les données ont été perdues permet de mieux choisir la méthode de récupération. Voici les cas les plus courants :

1. Suppression accidentelle : un utilisateur supprime une facture ou un client par erreur.

2. Problèmes de migration : une migration mal faite ou une mise à jour peut entraîner une perte ou un décalage de données.

3. Corruption de données : une panne serveur ou une coupure électrique peut corrompre certaines tables.

4. Mauvais filtres : parfois, les données semblent absentes parce qu’un filtre mal appliqué les masque dans l’interface Dolibarr.

Étapes pour récupérer une facture perdue

Étape 1 : Vérifier l’interface utilisateur

Commencez par vérifier que la facture n’est pas simplement masquée à cause d’un filtre actif. Rendez-vous dans :

Commercial > Factures clients

Examinez tous les filtres : plages de dates, nom du client, statut, etc. Supprimez tous les filtres pour afficher la liste complète. Il arrive souvent que la facture ne soit pas supprimée mais simplement exclue de l’affichage.

Étape 2 : Utiliser la recherche globale

Dolibarr dispose d’une barre de recherche puissante. Essayez de rechercher une partie du numéro de facture, le nom du client ou le montant. Cette recherche couvre plusieurs modules et peut révéler des données cachées ou mal classées.

Étape 3 : Vérifier les permissions utilisateur

Si la facture a été créée par un autre utilisateur, il se peut que vous n’ayez pas les droits pour la voir. Allez dans :

Accueil > Utilisateurs & Groupes > Permissions

Assurez-vous que le profil utilisateur dispose des droits nécessaires pour voir, modifier ou restaurer les factures.

Étape 4 : Consulter le journal des actions

Si la journalisation est activée, vous pouvez consulter les logs pour suivre les actions. Allez dans :

Accueil > Outils > Journaux

Recherchez des entrées comme DELETE FROM llx_facture pour savoir si la facture a été supprimée, quand et par qui. Cela peut vous aider à localiser la perte et identifier l'utilisateur concerné.

Étape 5 : Restaurer depuis une sauvegarde

Si la facture a bien été supprimée, la seule option peut être la restauration à partir d'une sauvegarde de base de données. Voici comment faire :

• Identifiez le fichier de sauvegarde précédant la suppression.

• Utilisez phpMyAdmin ou un terminal pour extraire uniquement les enregistrements nécessaires.

• Réinsérez la facture dans llx_facture et les lignes associées dans llx_facturedet.

• Attention à ne pas dupliquer d’identifiants ou casser les relations avec les tables comme llx_societe ou llx_payment.

Exemple de restauration via base de données (avancé)

En supposant que vous disposez d’un fichier de sauvegarde (backup.sql), utilisez ces commandes :

Ensuite, insérez ces données dans la base en production à l’aide de requêtes INSERT. Faites toujours une sauvegarde de la base actuelle avant toute manipulation directe.

Récupérer un client (tiers) perdu

Étape 1 : Rechercher et filtrer

Allez dans :

Tiers > Liste

Supprimez tous les filtres et consultez la liste alphabétique. Utilisez la recherche pour entrer des noms partiels, emails ou numéros de TVA.

Étape 2 : Vérifier les enregistrements archivés

Certains clients ne sont pas supprimés mais simplement désactivés ou archivés. Cherchez une colonne indiquant le statut et appliquez un filtre sur les statuts inactifs ou archivés.

Étape 3 : Logs et permissions

Comme pour les factures, consultez les logs pour vérifier toute suppression et assurez-vous que l'utilisateur dispose des permissions pour voir tous les clients.

Étape 4 : Restauration via sauvegarde

Si le client a bien été supprimé, récupérez la ligne correspondante dans la table llx_societe :

Réinsérez manuellement les données, en faisant attention aux tables liées comme llx_socpeople, llx_commande, llx_facture.

Prévention : Sauvegardes et stratégies de protection des données

Mieux vaut prévenir que guérir. Voici les bonnes pratiques pour éviter la perte de données :

1. Sauvegardes régulières : Automatisez une sauvegarde quotidienne de la base avec mysqldump ou via des modules tiers.

2. Contrôle d’accès par rôle : Limitez les droits de suppression aux administrateurs uniquement.

3. Activer les logs d’audit : Activez la journalisation pour retracer toutes les modifications.

4. Utiliser des modules de corbeille ou d’archivage : Certains modules ajoutent une corbeille pour les suppressions temporaires.

5. Former les utilisateurs : Donnez une formation interne sur l’utilisation des filtres, de la recherche et des droits.

Outils tiers utiles

Plusieurs outils externes peuvent faciliter la récupération de données :

• phpMyAdmin : Pour explorer et restaurer manuellement les tables.

• MySQL Workbench : Pour exécuter des requêtes SQL et exporter des données visuellement.

• Modules Dolibarr sur DoliStore : Certains ajoutent des fonctionnalités de récupération ou de corbeille.

Solutions sur mesure

Pour les entreprises confrontées régulièrement à des suppressions accidentelles, développer un module personnalisé peut être une bonne solution. Un développeur peut créer un plugin qui logue les suppressions ou crée un stockage temporaire, type corbeille, pour faciliter la restauration. Dolibarr étant open source, il est tout à fait adaptable à ce genre de besoins.

Conclusion : Rester vigilant et préparé

Récupérer une facture ou un client perdu dans Dolibarr n’est pas toujours simple, mais c’est possible avec la bonne méthode. Commencez toujours par les vérifications simples dans l’interface, et ne passez à la base de données que si c’est nécessaire. La clé d’une gestion saine à long terme réside dans la prévention : sauvegardes, contrôles d’accès et formation des utilisateurs.

Si vous gérez des données sensibles ou en grande quantité dans Dolibarr, intégrez les procédures de sauvegarde et de récupération dans votre routine. Cela vous permettra, en cas de problème, de remettre votre système en ordre rapidement et efficacement.