Gestire efficacemente l'inventario significa avere un controllo preciso sui movimenti, la posizione e lo stato di ogni articolo. In settori come l'elettronica, l'agroalimentare, la farmaceutica e la manifattura, la gestione dei numeri di lotto e del tracciamento dei seriali non è solo pratica — è indispensabile. Dolibarr ERP/CRM, riconosciuto per la sua modularità e flessibilità, offre funzionalità robuste per la gestione dei lotti e dei numeri di serie. Se stai pensando di implementare o migliorare la tracciabilità del tuo inventario, questa guida completa ti accompagnerà.

Cosa sono i Numeri di Lotto e i Numeri di Serie?

Prima di entrare nelle funzionalità, è importante capire la differenza:

• Numeri di Lotto: Identificano un gruppo di articoli prodotti o ricevuti insieme. Principalmente utilizzati per prodotti deperibili, farmaceutici o con scadenza.

• Numeri di Serie: Identificativi unici assegnati a singoli articoli. Diffusi nell'elettronica, nella meccanica e nei beni di alto valore.

Entrambi i metodi consentono tracciabilità, conformità, controllo qualità e gestione delle garanzie.

Perché la Gestione di Lotti e Seriali è Importante?

Implementare il tracciamento di lotti o seriali offre numerosi vantaggi:

• Conformità Normativa: Essenziale per settori regolamentati (es: FDA, ISO).

• Garanzia della Qualità: Risalire all'origine di eventuali difetti.

• Precisione dell'Inventario: Monitoraggio dettagliato dei movimenti.

• Servizio Clienti: Gestione facilitata di resi e garanzie.

• Gestione del Rischio: Facilitare eventuali richiami di prodotti.

Dolibarr consente tutto ciò grazie al suo sistema integrato di tracciamento.

Configurazione del Tracciamento di Lotti e Seriali in Dolibarr

1. Attivare il Tracciamento dei Prodotti

Naviga su:

Home > Configurazione > Moduli > Prodotti/Servizi

Attiva la gestione per lotto o numero di serie.

2. Definire i Prodotti da Tracciare

Durante la creazione o modifica di un prodotto:

• Imposta "Stock Gestito" su "Sì".

• Attiva "Gestione per Numero di Lotto o Serie".

• Scegli:

  • Un numero di lotto per un insieme di articoli (tracciamento per lotto)

  • Un numero di serie per singolo articolo (tracciamento seriale)

Inserisci anche:

• Date di produzione/scadenza

• Riferimenti dei fornitori

3. Configurare i Magazzini

Poiché i movimenti coinvolgono lotti/seriali, assicurati che i magazzini siano correttamente configurati:

Home > Prodotti/Servizi > Magazzini

Uso Operativo: Attività Quotidiane

1. Ricezione delle Scorte

Alla ricezione:

• Registra le quantità ricevute.

• Assegna numeri di lotto o di serie.

• Inserisci date di produzione/scadenza se necessario.

Esempio:

• Ricezione di 500 unità di Prodotto X.

• Assegnazione Lotto "X-20240404" con scadenza 04/04/2026.

2. Trasferimenti di Magazzino

Durante i trasferimenti:

• Seleziona i lotti/seriali coinvolti.

La tracciabilità è così garantita.

3. Spedizioni ai Clienti

Durante la spedizione:

• Seleziona i lotti/seriali inviati.

• Archivia i dati per eventuale assistenza post-vendita.

4. Resi e Riparazioni

• Identifica i resi tramite numero di serie.

• Verifica la validità della garanzia.

• Assegna nuovi numeri se necessario.

5. Inventari e Correzioni

Durante l'inventario fisico:

• Conta per lotto o serie.

• Correggi eventuali discrepanze.

Tracciamento negli Ordini Fornitori e Clienti

1. Ordini Fornitori

Durante la creazione:

• Specifica l'obbligo di consegna con numeri di lotto/serie.

Alla ricezione:

• Registra i dati obbligatori.

2. Ordini Clienti

• Riserva lotti/seriali specifici.

• Garantisce la conformità a FIFO o altre strategie.

Report e Analisi

Dolibarr fornisce:

• Lista Scorte per Lotto/Serie

• Allerte Scadenza

• Storico Numeri di Serie

• Report di Tracciabilità per Richiami

Tutti i report sono esportabili per audit esterni.

Esempi Pratici

Distributore di Elettronica

• Garanzia e autenticazione dei prodotti.

• Tracciamento delle riparazioni.

Produttore Alimentare

• Gestione delle date di scadenza.

• Tracciabilità in caso di contaminazioni.

Fornitore di Dispositivi Medici

• Conformità alle normative sanitarie.

• Storico delle manutenzioni.

Consigli per una Gestione Efficiente

• Standardizza la Numerazione: Es: CodiceProdotto-Data-Progressivo.

• Forma il Personale: Per ridurre errori di inserimento.

• Utilizza Scanner Barcode: Per velocizzare e garantire l'affidabilità.

• Esegui Audit Regolari: Inventari periodici.

• Sfrutta le App Mobili: Per registrare direttamente sul campo.

Sfide e Soluzioni

1. Complessità su Larga Scala

Soluzione: Automatizzazione con scanner e importazioni.

2. Fornitori Non Conformi

Soluzione: Clausole contrattuali stringenti.

3. Errori di Inserimento

Soluzione: Obbligo di campi e controlli automatici.

4. Prestazioni del Sistema

Soluzione: Ottimizzazione regolare del database.

Futuro del Tracciamento in Dolibarr

• Integrazione IoT per aggiornamenti in tempo reale.

• Blockchain per tracciabilità sicura.

• IA per la Manutenzione Predittiva.

• Dashboard Avanzate per analisi personalizzate.

La comunità di Dolibarr continua a migliorare l'ecosistema con nuovi moduli.

Conclusione

La gestione dei lotti e dei numeri di serie non è più riservata ai grandi gruppi. Con Dolibarr, qualsiasi organizzazione può implementare una tracciabilità affidabile, migliorando trasparenza, conformità e soddisfazione del cliente.

Configurando correttamente il sistema, formando il personale e utilizzando i report disponibili, trasformerai la gestione delle scorte da semplice logistica a leva strategica.

Che tu operi nel settore alimentare, elettronico, sanitario o industriale, padroneggiare la gestione di lotti e numeri di serie con Dolibarr è un vantaggio competitivo fondamentale.