Eine effektive Bestandsverwaltung bedeutet, präzise Kontrolle über Bewegungen, Standort und Status jedes Artikels zu haben. In Branchen wie Elektronik, Lebensmittelindustrie, Pharmazie und Fertigung ist die Verwaltung von Chargennummern und Seriennummern nicht nur praktisch — sie ist unverzichtbar. Dolibarr ERP/CRM, bekannt für seine Modularität und Flexibilität, bietet robuste Funktionen für die Verwaltung von Chargen und Seriennummern. Wenn Sie die Rückverfolgbarkeit Ihrer Bestände implementieren oder verbessern möchten, begleitet Sie dieser umfassende Leitfaden.

Was sind Chargennummern und Seriennummern?

Bevor wir in die Funktionen eintauchen, ist es wichtig, den Unterschied zu verstehen:

• Chargennummern: Identifizieren eine Gruppe von Artikeln, die zusammen produziert oder empfangen wurden. Hauptsächlich verwendet für verderbliche, pharmazeutische oder ablaufende Produkte.

• Seriennummern: Eindeutige Identifikatoren, die einzelnen Artikeln zugewiesen werden. Weit verbreitet in der Elektronik, Mechanik und bei hochwertigen Gütern.

Beide Methoden ermöglichen Rückverfolgbarkeit, Compliance, Qualitätskontrolle und Garantieverwaltung.

Warum ist die Verwaltung von Chargen und Seriennummern wichtig?

Die Implementierung der Chargen- oder Serienverfolgung bietet zahlreiche Vorteile:

• Regulatorische Konformität: Unverzichtbar für regulierte Branchen (z. B. FDA, ISO).

• Qualitätssicherung: Rückverfolgung von Defekten zur Quelle.

• Inventargenauigkeit: Detailliertes Monitoring von Bewegungen.

• Kundendienst: Erleichterte Verwaltung von Rücksendungen und Garantien.

• Risikomanagement: Erleichterung von Produktrückrufen.

Dolibarr ermöglicht all dies mit seinem integrierten Tracking-System.

Einrichtung der Chargen- und Seriennummernverfolgung in Dolibarr

1. Aktivierung der Produktverfolgung

Navigieren Sie zu:

Startseite > Konfiguration > Module > Produkte/Dienstleistungen

Aktivieren Sie die Verwaltung per Charge oder Seriennummer.

2. Produkte für die Verfolgung definieren

Bei der Erstellung oder Bearbeitung eines Produkts:

• Stellen Sie "Bestand verwaltet" auf "Ja".

• Aktivieren Sie "Verwaltung per Charge oder Seriennummer".

• Wählen Sie:

  • Eine Chargennummer für eine Gruppe von Artikeln (Chargenverfolgung)

  • Eine Seriennummer pro Artikel (Serienverfolgung)

Ergänzen Sie:

• Herstellungs- und Verfallsdaten

• Lieferantenreferenzen

3. Lager konfigurieren

Da Bewegungen Chargen/Serien betreffen, stellen Sie sicher, dass die Lager richtig eingerichtet sind:

Startseite > Produkte/Dienstleistungen > Lager

Operative Nutzung: Tägliche Aktivitäten

1. Wareneingang

Beim Empfang:

• Erfassung der empfangenen Mengen.

• Zuweisung von Chargen- oder Seriennummern.

• Eingabe von Herstellungs- und Verfallsdaten, falls erforderlich.

Beispiel:

• Eingang von 500 Einheiten Produkt X.

• Zuweisung Charge "X-20240404" mit Ablaufdatum 04.04.2026.

2. Lagertransfers

Bei Transfers:

• Auswahl der betroffenen Chargen/Seriennummern.

Die Rückverfolgbarkeit bleibt erhalten.

3. Kundenlieferungen

Bei der Lieferung:

• Auswahl der versendeten Chargen/Seriennummern.

• Speicherung der Daten für den After-Sales-Service.

4. Rücksendungen und Reparaturen

• Identifikation von Rücksendungen über die Seriennummer.

• Prüfung der Garantiebedingungen.

• Gegebenenfalls Neuzuweisung neuer Nummern.

5. Bestandsaufnahme und Korrekturen

Während der physischen Inventur:

• Zählung nach Charge oder Seriennummer.

• Korrektur eventueller Abweichungen.

Verfolgung bei Lieferanten- und Kundenbestellungen

1. Lieferantenbestellungen

Während der Erstellung:

• Verpflichtung zur Lieferung mit Chargen-/Seriennummern angeben.

Bei Erhalt:

• Erfassung der erforderlichen Daten.

2. Kundenbestellungen

• Reservierung spezifischer Chargen/Seriennummern.

• Sicherstellung der FIFO-Konformität oder anderer Strategien.

Berichte und Analysen

Dolibarr stellt bereit:

• Bestandsliste nach Charge/Serie

• Ablaufwarnungen

• Historie der Seriennummern

• Berichte zur Rückverfolgbarkeit bei Rückrufen

Alle Berichte sind für externe Audits exportierbar.

Praxisbeispiele

Elektronikhändler

• Garantie- und Produktauthentifizierung.

• Nachverfolgung von Reparaturen.

Lebensmittelhersteller

• Verwaltung von Verfallsdaten.

• Rückverfolgbarkeit bei Kontaminationen.

Anbieter von Medizinprodukten

• Einhaltung von Gesundheitsvorschriften.

• Historie der Wartungsarbeiten.

Tipps für eine effiziente Verwaltung

• Standardisierte Nummerierung: Beispiel: Produktcode-Datum-Sequenz.

• Mitarbeiterschulung: Minimierung von Eingabefehlern.

• Verwendung von Barcode-Scannern: Für Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit.

• Regelmäßige Audits: Periodische Bestandsaufnahmen.

• Nutzung mobiler Apps: Direkte Erfassung vor Ort.

Herausforderungen und Lösungen

1. Komplexität bei großer Menge

Lösung: Automatisierung mit Scannern und Import-Tools.

2. Lieferanteninkonsistenzen

Lösung: Strenge vertragliche Anforderungen.

3. Eingabefehler

Lösung: Pflichtfelder und automatische Prüfungen.

4. Systemleistung

Lösung: Regelmäßige Optimierung der Datenbank.

Zukunft der Verfolgung in Dolibarr

• IoT-Integration für Echtzeit-Updates.

• Blockchain für fälschungssichere Rückverfolgbarkeit.

• KI für vorausschauende Wartung.

• Erweiterte Dashboards für maßgeschneiderte Analysen.

Die Dolibarr-Community erweitert das Ökosystem ständig mit neuen Modulen.

Fazit

Die Verwaltung von Chargen- und Seriennummern ist nicht mehr nur für Großunternehmen. Mit Dolibarr kann jede Organisation eine zuverlässige Rückverfolgbarkeit implementieren und dadurch Transparenz, Compliance und Kundenzufriedenheit verbessern.

Durch korrekte Konfiguration, Mitarbeiterschulung und Nutzung der verfügbaren Berichte wird die Bestandsverwaltung von einer reinen Logistikaufgabe zu einem strategischen Vorteil.

Ob Lebensmittelbranche, Elektronik, Gesundheitswesen oder Industrie — das Beherrschen der Chargen- und Seriennummernverwaltung mit Dolibarr ist heute ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.