Una gestión de inventario eficaz significa tener un control preciso sobre los movimientos, la ubicación y el estado de cada artículo. En sectores como la electrónica, la industria alimentaria, la farmacéutica y la fabricación, la gestión de números de lote y números de serie no es solo práctica, sino esencial. Dolibarr ERP/CRM, conocido por su modularidad y flexibilidad, ofrece funciones sólidas para la gestión de lotes y números de serie. Si desea implementar o mejorar la trazabilidad de su inventario, esta guía completa le ayudará.

¿Qué son los Números de Lote y los Números de Serie?

Antes de profundizar en las funciones, es importante entender la diferencia:

• Números de Lote: Identifican un grupo de artículos producidos o recibidos juntos. Se utilizan principalmente para productos perecederos, farmacéuticos o que tienen fecha de caducidad.

• Números de Serie: Identificadores únicos asignados a artículos individuales. Comunes en electrónica, mecánica y bienes de alto valor.

Ambos métodos permiten trazabilidad, cumplimiento normativo, control de calidad y gestión de garantías.

¿Por qué es importante la gestión de lotes y números de serie?

Implementar el seguimiento por lotes o números de serie ofrece múltiples ventajas:

• Cumplimiento normativo: Indispensable en sectores regulados (por ejemplo, FDA, ISO).

• Garantía de calidad: Trazabilidad de defectos hasta su origen.

• Precisión del inventario: Seguimiento detallado de los movimientos.

• Atención al cliente: Gestión simplificada de devoluciones y garantías.

• Gestión de riesgos: Facilita las retiradas de productos.

Dolibarr permite todo esto con su sistema de seguimiento integrado.

Configuración del seguimiento de lotes y series en Dolibarr

1. Activar el seguimiento de productos

Navegar a:

Inicio > Configuración > Módulos > Productos/Servicios

Activar la gestión por lote o número de serie.

2. Definir productos para seguimiento

Al crear o editar un producto:

• Configurar "Gestión de stock" en "Sí".

• Activar "Gestión por número de lote o serie".

• Elegir:

  • Un número de lote para un conjunto de artículos (seguimiento por lote)

  • Un número de serie por artículo (seguimiento por serie)

También añadir:

• Fechas de fabricación y caducidad

• Referencias de proveedores

3. Configurar almacenes

Dado que los movimientos afectan a lotes/series, asegúrese de que los almacenes estén correctamente configurados:

Inicio > Productos/Servicios > Almacenes

Uso operativo: actividades diarias

1. Recepción de mercancías

Al recibir:

• Registrar las cantidades recibidas.

• Asignar números de lote o serie.

• Ingresar fechas de fabricación y caducidad si es necesario.

Ejemplo:

• Recepción de 500 unidades del Producto X.

• Asignación del lote "X-20240404" con caducidad 04/04/2026.

2. Transferencias de almacén

Al transferir:

• Seleccionar los lotes/números de serie involucrados.

Así se mantiene la trazabilidad.

3. Envíos a clientes

Al realizar envíos:

• Seleccionar los lotes/series enviados.

• Guardar los datos para servicio postventa.

4. Devoluciones y reparaciones

• Identificar las devoluciones por número de serie.

• Verificar las condiciones de la garantía.

• Asignar nuevos números si es necesario.

5. Inventarios y correcciones

Durante el inventario físico:

• Contar por lote o serie.

• Corregir posibles diferencias.

Seguimiento en pedidos de proveedores y clientes

1. Pedidos a proveedores

Durante la creación:

• Especificar la obligación de entrega con números de lote/serie.

Al recibir:

• Registrar los datos requeridos.

2. Pedidos de clientes

• Reservar lotes/series específicos.

• Garantizar conformidad FIFO u otras estrategias.

Informes y análisis

Dolibarr proporciona:

• Lista de stock por lote/serie

• Alertas de caducidad

• Historial de números de serie

• Informes de trazabilidad para retiradas de productos

Todos los informes son exportables para auditorías externas.

Ejemplos prácticos

Distribuidor de electrónica

• Autenticación de productos y garantías.

• Seguimiento de reparaciones.

Fabricante de alimentos

• Gestión de fechas de caducidad.

• Trazabilidad en caso de contaminación.

Proveedor de dispositivos médicos

• Cumplimiento de normativas sanitarias.

• Historial de mantenimientos.

Consejos para una gestión eficiente

• Estandarizar la numeración: Ejemplo: CódigoProducto-Fecha-Secuencia.

• Formar al personal: Para reducir errores de entrada.

• Usar escáneres de códigos de barras: Para velocidad y fiabilidad.

• Realizar auditorías periódicas: Inventarios regulares.

• Utilizar aplicaciones móviles: Para capturar datos directamente.

Desafíos y soluciones

1. Complejidad a gran escala

Solución: Automatización con escáneres y herramientas de importación.

2. Inconsistencias de proveedores

Solución: Imponer requisitos contractuales estrictos.

3. Errores de entrada de datos

Solución: Campos obligatorios y validaciones automáticas.

4. Rendimiento del sistema

Solución: Optimización regular de la base de datos.

Futuro del seguimiento en Dolibarr

• Integración IoT para actualizaciones en tiempo real.

• Blockchain para trazabilidad segura.

• IA para mantenimiento predictivo.

• Dashboards avanzados para análisis personalizados.

La comunidad de Dolibarr sigue ampliando el ecosistema con nuevos módulos.

Conclusión

La gestión de lotes y números de serie ya no está reservada a grandes empresas. Con Dolibarr, cualquier organización puede implementar una trazabilidad fiable, mejorando la transparencia, el cumplimiento y la satisfacción del cliente.

Con una configuración correcta, formación del personal y uso de los informes disponibles, la gestión de inventarios pasará de ser una simple tarea logística a una ventaja estratégica.

Ya sea en la industria alimentaria, electrónica, sanitaria o manufacturera, dominar la gestión de lotes y números de serie con Dolibarr es hoy un importante factor competitivo.