Dolibarr ERP & CRM è una piattaforma potente, modulare e open-source pensata per aiutare le piccole e medie imprese a gestire la propria attività: relazioni con i clienti, fatturazione, magazzino, contabilità, progetti e molto altro. Che tu l’abbia installato su un server locale, su un hosting condiviso o tramite Docker, il vero inizio con Dolibarr non è la schermata di accesso, ma la configurazione.
Dolibarr offre una struttura base. Per sfruttarne appieno le potenzialità ed evitare problemi futuri, è fondamentale configurarlo correttamente fin dall’inizio. Saltare questo passaggio può comportare perdite di dati, problemi di conformità, confusione per gli utenti e inefficienze operative.
Ecco quindi le 5 impostazioni essenziali da completare subito dopo l’installazione. Non sono facoltative: pongono le basi per un ERP/CRM sicuro, funzionale e adatto alla tua attività.
1. Configurare le informazioni aziendali e le impostazioni regionali
Il primo passo è inserire le informazioni dell’azienda e definire l’ambiente operativo. Questi dati saranno utilizzati nei documenti commerciali, nella contabilità e in tutta l’applicazione.
Informazioni aziendali
Vai su Home > Configurazione > Società/Organizzazione.
Inserisci:
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Nome dell’azienda
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Indirizzo completo
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Logo (verrà inserito automaticamente nei PDF)
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Partita IVA, codice fiscale o altri identificativi
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Email, telefono, sito web
Queste informazioni appariranno su fatture, preventivi, ordini e altri documenti.
Fuso orario e lingua
Assicurati che il fuso orario sia corretto per evitare errori nei log, nelle scadenze o nei cron job.
In Configurazione > Altre configurazioni, imposta:
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main_force_timezone -
main_lang_default
Valuta e formati
Controlla:
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Valuta di default (Configurazione > Dizionari > Valute)
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Formato numerico
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Formato data (GG/MM/AAAA o MM/GG/AAAA)
Se lavori in ambito internazionale, puoi abilitare più valute e gestire i tassi di cambio.
2. Attivare e configurare i moduli principali
Dolibarr è basato su moduli. Di default sono attivi solo quelli di base. Devi attivare e configurare quelli adatti alla tua attività.
Moduli utili per la maggior parte delle PMI
Ecco i più comuni:
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Terze parti (clienti/fornitori): gestione anagrafiche
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Prodotti/servizi: gestione del catalogo
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Fatture, preventivi, ordini: ciclo di vendita e acquisto
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Contabilità: registrazione di pagamenti e operazioni
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Magazzino: gestione delle scorte
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Progetti/interventi: per attività e servizi
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Email/Notifiche: invii automatici o massivi
Per attivare:
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Vai su Home > Configurazione > Moduli
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Attiva i moduli necessari
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Clicca su Configura per personalizzare
Configurazione di ogni modulo
Ogni modulo offre impostazioni specifiche:
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Regole di numerazione
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Aliquote IVA
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Termini di pagamento
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Template documenti PDF
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Avvisi via email
Configura tutto con attenzione, soprattutto le imposte, per essere conforme alla normativa.
3. Rendere sicura l’installazione
Dolibarr contiene dati sensibili: clienti, pagamenti, contabilità. Se non è sicuro, rischi violazioni, danni economici o legali.
Utilizza HTTPS
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Obbligatorio usare HTTPS per accedere
-
Installa un certificato SSL (Let’s Encrypt o altro)
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Configura reindirizzamento da HTTP a HTTPS
Cambia il nome utente admin predefinito
L’utente admin è noto e vulnerabile. Crea un nuovo utente amministratore e disattiva admin.
Gestisci i permessi utenti
Ogni utente deve vedere solo ciò che gli serve:
-
Vai su Utenti e gruppi > Utenti
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Crea un account per ogni dipendente
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Assegna il gruppo (es. Vendite, Contabilità)
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Configura i permessi per ciascun modulo
Evita di dare accesso completo a tutti.
Attiva i log
In Configurazione > Sicurezza, abilita:
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Log di accesso
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Log modifiche
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Log API (se usi l’API REST)
Ti aiuteranno a monitorare attività sospette o errori.
4. Personalizzare modelli e numerazioni
Documenti come preventivi e fatture devono essere professionali e conformi.
Modelli PDF
In ogni modulo, vai su Configurazione > Modelli documenti:
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Scegli un modello (Crabe, Azur, ecc.)
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Aggiungi il logo
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Inserisci dati bancari, clausole legali, condizioni
Puoi creare un modello personalizzato duplicando un file PHP nella cartella /core/modules/.
Numerazione personalizzata
Imposta logiche per ogni tipo di documento:
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Prefisso (es. FATT2025-###)
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Numero iniziale
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Reset mensile o annuale
Garantisce ordine e rispetto delle regole contabili.
5. Automatizzare backup e manutenzione
Perdere i dati significa perdere l’azienda. Dolibarr offre strumenti di backup: vanno pianificati.
Backup automatici
Se hai accesso a cron:
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Automatizza i backup SQL
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Salva anche la cartella
documents/ -
Copia tutto su cloud (Google Drive, FTP, ecc.)
Strumenti consigliati: rsync, duplicity, rclone…
Ottimizzazione database
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Pulisci log e allegati vecchi
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Archivia progetti completati
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Ottimizza le tabelle con phpMyAdmin o da CLI
Aggiornamenti regolari
Dolibarr rilascia aggiornamenti frequenti. Prima di aggiornare:
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Fai sempre un backup completo
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Prova su un ambiente di test
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Verifica la compatibilità dei moduli esterni
Bonus: altre impostazioni utili
Hai completato i 5 fondamentali? Ecco altre configurazioni intelligenti:
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Multilingua: abilita altre lingue per utenti o clienti esteri
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API REST: collega Dolibarr a siti e-commerce o app mobili
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Configurazione SMTP: per invii email affidabili
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Conformità GDPR: attiva il modulo GDPR e configura conservazione dati e consenso
Conclusione
Installare Dolibarr è facile. Renderlo efficace e sicuro richiede lavoro. Queste cinque configurazioni sono indispensabili per iniziare nel modo giusto.
Le PMI che configurano bene Dolibarr fin dall’inizio evitano problemi futuri, risparmiano tempo e si preparano alla crescita. Non saltare la fase iniziale: costruisci un ERP su misura, affidabile e sicuro.