Dolibarr ERP & CRM est une plateforme puissante, modulaire et open-source, conçue pour aider les petites et moyennes entreprises à gérer leur activité : relations clients, facturation, stock, comptabilité, projets et plus encore. Que vous l’ayez installé sur un serveur local, un hébergement mutualisé ou via Docker, le vrai démarrage de Dolibarr ne commence pas avec l’écran de connexion, mais avec sa configuration.

Dolibarr est livré avec une structure de base. Pour en exploiter pleinement les fonctionnalités et éviter des erreurs à l’avenir, il est essentiel de prendre le temps de bien le configurer dès le départ. Ignorer cette étape peut entraîner une perte de données, des problèmes de conformité, de la confusion côté utilisateur, voire une inefficacité globale de l’entreprise.

Voici les 5 réglages essentiels à effectuer juste après l’installation de Dolibarr. Ils ne sont pas optionnels : ils posent les fondations pour un ERP/CRM sécurisé, efficace et parfaitement adapté à votre activité.

1. Configurer les informations de l’entreprise et les paramètres régionaux

La première étape consiste à définir les informations de votre entreprise ainsi que l’environnement de travail de base. Ces données sont utilisées dans vos documents commerciaux, dans la comptabilité et influencent le comportement général du système.

Informations de l’entreprise

Allez dans Accueil > Configuration > Société/Organisation

Renseignez :

• Le nom de votre entreprise

• L’adresse complète

• Le logo (apparaît sur tous les documents PDF)

• Les numéros d’enregistrement (SIRET, TVA, etc.)

• L’email, le téléphone et le site web

Ces informations sont insérées automatiquement dans les factures, devis, bons de commande et autres documents générés.

Fuseau horaire et langue

Définissez un fuseau horaire cohérent avec votre emplacement géographique pour éviter les erreurs sur les dates, les journaux d’activité ou les tâches planifiées.

Dans Configuration > Divers, définissez :

• main_force_timezone

• main_lang_default

Devise et formats

Vérifiez aussi :

• La devise par défaut (Configuration > Dictionnaires > Devises)

• Le format des nombres (virgules, points)

• Le format de date (JJ/MM/AAAA ou MM/DD/AAAA)

Si vous travaillez à l’international, vous pouvez activer plusieurs devises et définir des taux de change.

2. Activer et configurer les modules essentiels

Dolibarr est basé sur des modules activables selon vos besoins. Par défaut, seuls les modules de base sont actifs. Vous devez donc choisir et configurer ceux qui sont pertinents pour votre entreprise.

Modules essentiels pour la majorité des PME

Voici les modules les plus souvent utilisés :

• Tiers (Clients/Fournisseurs) : gestion des contacts et comptes clients

• Produits/Services : gestion du catalogue commercial

• Factures, Devis, Commandes : pour le cycle de vente et d’achat

• Comptabilité : enregistrement des paiements et opérations financières

• Stock/Entrepôts : suivi des niveaux de stock

• Projets/Interventions : gestion des missions ou services

• Mailing/Notifications : envoi d’emails automatiques ou en masse

Pour activer un module :

• Allez dans Accueil > Configuration > Modules/Applications

• Activez les modules nécessaires

• Cliquez sur Configurer pour personnaliser les paramètres

Configuration de chaque module

Chaque module propose ses propres réglages :

• Modèles de numérotation (factures, devis…)

• TVA et taxes

• Conditions de paiement par défaut

• Modèles de documents PDF

• Notifications par email

Prenez le temps de tout configurer correctement, surtout la TVA et les conditions commerciales, pour rester conforme à la réglementation.

3. Sécuriser votre installation Dolibarr

Votre ERP contient des données sensibles : clients, finances, paiements. S’il est mal sécurisé, vous vous exposez à des fuites de données, des pertes financières, voire des sanctions.

Utiliser HTTPS

• Activez obligatoirement HTTPS sur le serveur.

• Si vous êtes en auto-hébergement, utilisez Let’s Encrypt pour le certificat SSL.

• Activez la redirection HTTP → HTTPS.

Modifier l’utilisateur admin par défaut

Le nom d’utilisateur admin est trop connu. Créez un nouvel utilisateur administrateur et désactivez admin.

Gérer les droits utilisateurs

Chaque utilisateur ne doit voir que ce dont il a besoin. Allez dans Utilisateurs & Groupes > Utilisateurs :

• Créez un compte par collaborateur

• Affectez-le à un groupe (ex. : Ventes, Compta)

• Attribuez des droits précis par module

Évitez de donner les pleins pouvoirs à tout le monde.

Activer les journaux

Dans Configuration > Sécurité, activez :

• Le journal des accès

• Le suivi des modifications

• Les logs API (si vous utilisez l’API REST)

Ces journaux vous aideront à détecter toute activité anormale.

4. Personnaliser les modèles de documents et les numérotations

Les documents générés (devis, factures, bons de commande) doivent être professionnels et conformes à vos obligations.

Modèles PDF

Dans chaque module (Devis, Factures, etc.), allez dans Configuration > Modèles de documents :

• Choisissez un modèle (Crabe, Azur, etc.)

• Intégrez votre logo

• Ajoutez les mentions légales ou conditions générales

• Insérez vos coordonnées bancaires pour le paiement

Un développeur peut personnaliser un modèle en dupliquant un fichier PHP dans /core/modules/.

Numérotation personnalisée

Définissez une logique de numérotation pour chaque type de document :

• Préfixe (ex. : FACT2025-####)

• Point de départ

• Réinitialisation mensuelle ou annuelle

Cela garantit une traçabilité cohérente et répond aux exigences comptables.

5. Planifier les sauvegardes et les tâches de maintenance

Une perte de données peut paralyser votre entreprise. Dolibarr intègre des outils de sauvegarde, mais il faut les automatiser.

Sauvegardes automatiques

Si vous avez accès à des tâches planifiées (cron) :

• Automatisez les sauvegardes SQL via Dolibarr ou des scripts externes

• Sauvegardez aussi le répertoire documents/

• Transférez les sauvegardes vers un cloud sécurisé (Google Drive, FTP, etc.)

Outils possibles : rsync, duplicity, rclone…

Optimisation de la base

• Nettoyez régulièrement les anciennes données (logs, pièces jointes)

• Archivez les projets et devis terminés

• Optimisez les tables via phpMyAdmin ou la ligne de commande

Mises à jour

Dolibarr évolue rapidement. Chaque nouvelle version contient des corrections de sécurité et des améliorations :

• Faites une sauvegarde complète avant chaque mise à jour

• Testez d’abord dans un environnement de préproduction

• Vérifiez la compatibilité des modules externes

Bonus : réglages complémentaires recommandés

Si vous avez déjà fait les cinq réglages ci-dessus, voici d’autres options utiles :

• Support multilingue : activez des langues supplémentaires pour vos clients étrangers

• API REST : connectez Dolibarr à des sites e-commerce ou applications mobiles

• Configuration SMTP : pour des envois d’emails fiables (et non via PHP mail)

• Conformité RGPD : activez le module RGPD, gérez les consentements et durées de conservation

Conclusion

Installer Dolibarr, c’est facile. L’exploiter à son plein potentiel, c’est une autre histoire. Les cinq réglages que nous avons vus ici sont indispensables pour garantir la sécurité, la fiabilité et la conformité de votre ERP.

Les PME qui réussissent leur transformation numérique avec Dolibarr sont celles qui ont pris le temps de configurer le système en profondeur. En le faisant dès le départ, vous gagnerez du temps, éviterez les erreurs et poserez les bases solides d’un outil qui vous accompagnera longtemps.

Ne sautez pas l’étape de la configuration. Faites de Dolibarr un allié sur mesure, sécurisé, et performant.