Dolibarr ERP & CRM ist eine leistungsstarke, modulare und quelloffene Plattform, die kleinen und mittleren Unternehmen hilft, ihr Geschäft zu verwalten – von Kundenbeziehungen über Fakturierung und Lagerverwaltung bis hin zu Buchhaltung und Projektmanagement. Egal ob du Dolibarr auf einem lokalen Server, einem Webhost oder über Docker installiert hast: Die eigentliche Arbeit beginnt nicht mit dem Login, sondern mit der Konfiguration.

Dolibarr liefert ein funktionales Grundgerüst. Um das volle Potenzial auszuschöpfen und zukünftige Probleme zu vermeiden, ist eine gründliche Erstkonfiguration entscheidend. Wer diesen Schritt überspringt, riskiert Datenverlust, rechtliche Probleme, Benutzerverwirrung und Ineffizienz.

In diesem Leitfaden findest du die fünf wichtigsten Einstellungen, die du unmittelbar nach der Installation vornehmen solltest. Sie sind nicht optional – sie bilden das Fundament für ein sicheres, effektives und professionell eingesetztes ERP/CRM-System.

1. Unternehmensdaten und regionale Einstellungen festlegen

Zunächst solltest du die Identität deines Unternehmens sowie das operative Umfeld im System einrichten. Diese Daten werden in Rechnungen, Angeboten und Berichten verwendet – und beeinflussen das Verhalten der Software insgesamt.

Unternehmensinformationen

Gehe zu Startseite > Konfiguration > Unternehmen/Organisation.

Gib Folgendes ein:

• Firmenname

• Adresse

• Logo (wird in PDFs verwendet)

• Registrierungsnummern (z. B. USt-ID, Handelsregister)

• E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website

Diese Informationen erscheinen automatisch in Rechnungen, Angeboten und anderen Dokumenten.

Zeitzone und Sprache

Stelle sicher, dass die Zeitzone korrekt ist. Fehlerhafte Zeiteinstellungen führen zu Problemen mit Fristen, Logs oder Cronjobs.

In Konfiguration > Weitere Einstellungen, setze:

• main_force_timezone

• main_lang_default

Währung und Formate

Prüfe außerdem:

• Standardwährung (Konfiguration > Wörterbücher > Währungen)

• Zahlenformat (Dezimal- und Tausendertrennung)

• Datumsformat (TT/MM/JJJJ oder MM/TT/JJJJ)

Wenn dein Unternehmen international tätig ist, kannst du mehrere Währungen aktivieren und Wechselkurse definieren.

2. Wichtige Module aktivieren und einrichten

Dolibarr basiert auf Modulen. Standardmäßig sind nur wenige aktiviert. Du musst die Module wählen und konfigurieren, die deinem Geschäftsmodell entsprechen.

Empfehlenswerte Module für KMU

Die meistgenutzten Module sind:

• Dritte (Kunden/Lieferanten): zentrale Verwaltung von Geschäftspartnern

• Produkte/Dienstleistungen: Pflege deines Portfolios

• Rechnungen, Angebote, Bestellungen: Grundlage für den Verkauf

• Buchhaltung: Zahlungsverwaltung und Finanzberichte

• Lagerverwaltung: für physische Warenbestände

• Projekte/Aufgaben: für Dienstleistungsunternehmen oder Agenturen

• E-Mailing/Benachrichtigungen: für automatische Kommunikation

Aktivierung:

• Gehe zu Startseite > Konfiguration > Module/Anwendungen

• Aktiviere gewünschte Module

• Klicke auf Einstellungen, um die Konfiguration vorzunehmen

Jedes Modul richtig konfigurieren

Jedes Modul enthält eigene Einstellungen:

• Nummerierung (z. B. RE-2025-001)

• Steuersätze und Konditionen

• Zahlungsziele

• Standard-PDF-Vorlagen

• E-Mail-Vorlagen und Benachrichtigungen

Gerade bei steuerlichen Aspekten ist eine saubere Konfiguration Pflicht.

3. Die Installation absichern

Dolibarr speichert geschäftskritische Daten. Ohne Sicherheitsvorkehrungen drohen Datenschutzverletzungen, rechtliche Folgen oder finanzielle Schäden.

HTTPS aktivieren

• Nutze immer HTTPS für den Zugriff auf Dolibarr.

• Installiere ein SSL-Zertifikat (z. B. über Let’s Encrypt).

• Richte automatische Weiterleitung von HTTP auf HTTPS ein.

Admin-Benutzer ändern

Der Standard-Admin-Login ist admin – ein beliebtes Ziel für Angriffe. Erstelle einen neuen Admin-Account und deaktiviere den Standardnutzer.

Benutzerrechte definieren

Jeder Benutzer sollte nur die Bereiche sehen, die er braucht:

• Lege Nutzer unter Benutzer & Gruppen > Benutzer an

• Ordne sie Gruppen zu (Vertrieb, Buchhaltung, Support)

• Vergib differenzierte Rechte pro Modul

Vermeide es, allen Benutzern Adminrechte zu geben.

Protokollierung aktivieren

Aktiviere unter Konfiguration > Sicherheit:

• Zugriffsprotokollierung

• Änderungsprotokolle

• API-Logs (wenn du die REST-API nutzt)

Diese Protokolle helfen bei der Analyse von Fehlern oder bei Sicherheitsvorfällen.

4. Dokumentenvorlagen und Nummernkreise anpassen

Die Standardvorlagen in Dolibarr sind funktional, aber nicht immer ansprechend oder gesetzeskonform. Passe sie deinem Branding und deinen Prozessen an.

PDF-Vorlagen

In jedem Modul kannst du unter Konfiguration > Dokumentvorlagen:

• Ein Layout wählen (z. B. Crabe, Azur)

• Dein Logo und Kontoinformationen hinterlegen

• Rechtliche Hinweise oder AGB ergänzen

Eigene Vorlagen kannst du durch Kopieren und Anpassen von Dateien im Verzeichnis /core/modules/ erstellen.

Nummernkreise

Jedes Dokument (z. B. Rechnung, Angebot) sollte einen eindeutigen Nummernkreis haben:

• Präfix (z. B. RE-2025-###)

• Startnummer

• Jährlicher oder monatlicher Reset

So bleibst du nachvollziehbar und rechtssicher.

5. Automatisierte Backups und Wartung einrichten

Ein ERP-System ohne Backup ist ein Risiko. Dolibarr bietet Werkzeuge, aber du musst sie aktivieren und regelmäßig nutzen.

Geplante Backups

Mit Cronjobs kannst du:

• Datenbank-Backups automatisieren (SQL-Dumps)

• Das Dokumentenverzeichnis sichern

• Backups auf einen externen Speicher hochladen (z. B. Google Drive)

Verwendbare Tools: rsync, duplicity, rclone, borg…

Datenbankpflege

• Alte Logs und Anhänge regelmäßig löschen

• Abgeschlossene Projekte archivieren

• Tabellen über phpMyAdmin optimieren

Dolibarr aktuell halten

Regelmäßige Updates sind wichtig:

• Immer vorher Backup erstellen

• Erst in einer Testumgebung ausprobieren

• Prüfen, ob Module oder Schnittstellen kompatibel bleiben

Bonus: Weitere sinnvolle Einstellungen

Wenn du die fünf Kernbereiche eingerichtet hast, könnten auch folgende Optionen für dich nützlich sein:

• Mehrsprachigkeit aktivieren: Dolibarr unterstützt viele Sprachen für internationale Teams oder Kunden.

• REST-API nutzen: Für Integrationen mit Online-Shops oder Apps.

• SMTP-Konfiguration: Für bessere Zustellbarkeit von E-Mails.

• DSGVO-Modul aktivieren: Datenschutzfunktionen für Einwilligungen und Löschfristen.

Fazit

Die Installation von Dolibarr ist einfach. Die richtige Konfiguration entscheidet aber darüber, wie stabil, sicher und produktiv du das System nutzen kannst.

Mit den fünf grundlegenden Einstellungen – Firmendaten, Modulkonfiguration, Sicherheit, Dokumentgestaltung und Backups – legst du das Fundament für professionelles Arbeiten mit Dolibarr.

Nimm dir die Zeit, alles sorgfältig einzurichten. Es lohnt sich – für deine Effizienz, für deine Sicherheit und für das Wachstum deines Unternehmens.