La guida definitiva del 2026 a tecniche, scorciatoie e funzionalità nascoste per ottimizzare la tua produttività.

Utilizzi quotidianamente Dolibarr ERP & CRM e hai la sensazione di dedicargli troppo tempo? Ripeti le stesse attività decine di volte a settimana? Sai che questo software offre una vasta gamma di possibilità, ma probabilmente ne stai sfruttando solo una minima parte del potenziale? Non sei il solo. La stragrande maggioranza degli utenti di Dolibarr si perde funzionalità che potrebbero far risparmiare loro ore ogni settimana, semplicemente perché non ne sono a conoscenza o non le hanno mai esplorate.

Tuttavia, Dolibarr è ricco di suggerimenti, scorciatoie, impostazioni e moduli in grado di trasformare la tua esperienza utente. Dalla semplice personalizzazione dell'interfaccia alle automazioni avanzate, incluse scorciatoie da tastiera, modelli, importazioni in blocco e API, esistono innumerevoli tecniche per ottenere di più in meno tempo. E la buona notizia è che la maggior parte di questi suggerimenti sono gratuiti, già inclusi in Dolibarr e richiedono solo pochi minuti per essere configurati.

In questa guida completa, abbiamo raccolto i migliori consigli per risparmiare tempo con Dolibarr, suddivisi per tipologia e livello di difficoltà. Che tu sia un principiante che sta scoprendo il software o un utente esperto che desidera ottimizzarlo ulteriormente, troverai tutto il necessario per migliorare significativamente la tua produttività. Gli argomenti trattati includono la personalizzazione dell'interfaccia, l'utilizzo dei template, l'automazione delle attività ripetitive, le scorciatoie da tastiera, le importazioni in blocco, le API e le integrazioni, i moduli essenziali e molto altro. Preparati a trasformare il tuo rapporto con Dolibarr e a liberare ore preziose della tua settimana da dedicare a ciò che conta davvero: far crescere la tua attività.

Riassunto dell'articolo

•      Personalizza la tua dashboard per risparmiare tempo

•      Padroneggiare le scorciatoie da tastiera e la navigazione

•      Utilizza i modelli per non dover più digitare nulla.

•      Creare prodotti e servizi predefiniti

•      Automatizza con attività pianificate (cron)

•      Importazione ed esportazione all'ingrosso

•      Sfruttare la duplicazione intelligente

•      Configura le email automatiche

•      Utilizza l'API di Dolibarr per le integrazioni

•      Moduli essenziali per risparmiare tempo

•      Personalizza i campi e i filtri

•      Ottimizzare la gestione dei documenti

•      Modalità multiutente: delega intelligente

•      Caratteristiche nascoste e poco conosciute

•      Buone abitudini quotidiane

•      Conclusione

1. Personalizza la tua dashboard per risparmiare tempo

La dashboard è la prima cosa che vedi quando accedi a Dolibarr. Una personalizzazione intelligente può farti risparmiare diversi minuti al giorno, evidenziando le informazioni realmente rilevanti per la tua attività.

Seleziona i widget pertinenti

Per impostazione predefinita, Dolibarr visualizza numerosi widget nella dashboard, alcuni dei quali potrebbero non essere rilevanti per te. Vai su Configurazione > Visualizzazione > Dashboard per abilitare o disabilitare i widget in base alle tue esigenze. Concentrati sugli indicatori realmente utili: fatture non pagate, preventivi in sospeso, flusso di cassa e fatturato mensile. Più la tua dashboard è focalizzata, più sarà leggibile ed efficiente.

Organizza i widget per priorità

Dolibarr permette di spostare i widget tramite trascinamento. Posiziona le informazioni a cui accedi più frequentemente in alto e relega quelle meno importanti in basso. Per un venditore, preventivi e opportunità dovrebbero essere in cima. Per un contabile, invece, la priorità dovrebbe essere data alle fatture non pagate e al flusso di cassa. Questa personalizzazione può sembrare di poco conto, ma consente di risparmiare diversi secondi ogni volta che si accede alle informazioni, un risparmio che si accumula rapidamente.

???? SUGGERIMENTO: Fai clic sull'icona a forma di occhio nella parte superiore di ogni widget per nasconderlo rapidamente senza eliminarlo definitivamente. Puoi riattivarlo in qualsiasi momento dalle impostazioni.

Personalizza la barra dei menu

Anche la barra dei menu principale può essere personalizzata. Vai su Impostazioni > Moduli per disabilitare i moduli che non utilizzi. Meno menu ci sono, più velocemente troverai quello che cerchi. Questo riduce anche il carico cognitivo e facilita l'apprendimento per i nuovi utenti.

Imposta la tua pagina iniziale predefinita

Dolibarr ti permette di scegliere la pagina che appare dopo aver effettuato l'accesso. Vai alle tue preferenze utente (cliccando sul tuo nome nell'angolo in alto a destra) e poi su "Visualizzazione". Se passi la maggior parte del tempo a lavorare con le fatture, imposta l'elenco delle fatture come pagina iniziale. Se invece lavori principalmente con il CRM, scegli l'elenco dei clienti. In questo modo risparmierai uno o due clic ogni volta che accedi.

2. Impara le scorciatoie da tastiera e di navigazione

Le scorciatoie da tastiera sono uno dei segreti meglio custoditi per risparmiare tempo in qualsiasi software. Dolibarr non fa eccezione.

Collegamenti universali del browser

Essendo Dolibarr un'applicazione web, puoi usufruire di tutte le scorciatoie da tastiera standard del browser. Ctrl+T apre una nuova scheda (utile per confrontare più record), Ctrl+Tab passa rapidamente da una scheda all'altra, Ctrl+L apre la barra degli indirizzi e Ctrl+F effettua una ricerca nella pagina corrente. Queste scorciatoie semplici ma efficaci possono davvero velocizzare la tua navigazione.

Ricerca globale

Dolibarr offre una funzione di ricerca globale particolarmente potente ma spesso sottovalutata. Il campo di ricerca nell'angolo in alto a destra dell'interfaccia consente di effettuare ricerche simultanee in tutte le entità: terze parti, fatture, preventivi, prodotti e contatti. Basta digitare pochi caratteri per ottenere immediatamente dei suggerimenti. Questo è decisamente più veloce rispetto alla navigazione tra i vari menu.

???? SUGGERIMENTO: Per le ricerche ricorrenti (ad esempio, le fatture di un cliente importante), crea dei segnalibri nel tuo browser che puntino direttamente all'elenco filtrato. Potrai accedervi con un solo clic.

Mappa di navigazione

Dolibarr conserva una cronologia delle pagine visitate di recente, accessibile dal menu in alto. Questa funzione consente di tornare rapidamente a una pagina visualizzata in precedenza senza dover navigare nuovamente. Molto utile quando si lavora con più file contemporaneamente.

Schede multiple

Sfrutta la funzionalità del tuo browser che permette di aprire più schede contemporaneamente per risparmiare tempo. Clicca su un link con la rotellina del mouse (o con Ctrl+clic) per aprirlo in una nuova scheda senza uscire dalla pagina corrente. Questo ti consente di confrontare diversi preventivi, controllare la cronologia di un cliente mentre crei una nuova fattura e molto altro.

Scorciatoie del modulo

Nei moduli di Dolibarr, è possibile navigare rapidamente tra i campi utilizzando il tasto Tab (e Maiusc+Tab per tornare indietro). Il tasto Invio solitamente invia il modulo. Padroneggiare queste scorciatoie evita di dover passare continuamente dalla tastiera al mouse, con un risparmio di diversi secondi per ogni inserimento. Con oltre cento inserimenti al giorno, il risparmio è significativo.

3. Utilizza i modelli così non dovrai mai più riscrivere tutto

I modelli sono una delle funzionalità più efficaci di Dolibarr per risparmiare tempo. Tuttavia, molti utenti continuano a riscrivere le stesse informazioni per ogni documento.

Modelli di email

Anziché scrivere ogni email da zero, crea dei modelli in Impostazioni > Modelli email. Prepara un modello per ogni situazione ricorrente: invio di preventivi, invio di fatture, solleciti di primo livello, solleciti di secondo livello, ringraziamenti post-ordine, richieste di feedback ai clienti, ecc. Ogni modello può contenere variabili dinamiche che vengono sostituite automaticamente con le informazioni corrette al momento dell'invio dell'email.

Modelli di documenti PDF

Dolibarr offre diversi modelli PDF per preventivi e fatture, ma puoi anche creare i tuoi modelli ODT personalizzati con LibreOffice. Una volta creato e testato il tuo modello, tutti i preventivi e le fatture verranno generati istantaneamente in base alle linee guida del tuo marchio. Questo investimento iniziale di poche ore ti farà risparmiare tempo su ogni documento generato in seguito.

Modelli di eventi

Se utilizzi il calendario di Dolibarr, crea dei modelli per gli eventi ricorrenti. Ad esempio, un modello per gli appuntamenti con i clienti con una durata standard di 1 ora, un modello per le teleconferenze, ecc. Questi modelli evitano di dover configurare ogni evento singolarmente.

???? SUGGERIMENTO: Le variabili nei modelli di email sono fondamentali per risparmiare tempo. Impara quelle principali: {refnum} (numero del documento), {total_ttc} (importo), {date_lim_reglement} (data di scadenza), {company_name} (cliente). Utilizzare correttamente ogni variabile ti evita l'inserimento manuale.

Riutilizzare le note standard

Per le descrizioni dei prodotti, le condizioni speciali e i ringraziamenti in calce ai preventivi, crea delle raccolte di note standard in un documento separato (o direttamente in Dolibarr tramite il modulo Note). Copiare e incollare è sempre più veloce che riscrivere. Col tempo, costruirai una base di conoscenze davvero riutilizzabile.

4. Creare prodotti e servizi predefiniti

Se emetti regolarmente fatture per gli stessi servizi o prodotti, non registrarle nel database è una delle principali cause di spreco di tempo.

Perché predefinire i propri prodotti?

Reinserire manualmente l'etichetta, la descrizione, il prezzo e l'aliquota IVA per ogni servizio fatturato ogni settimana è assurdo. Con un prodotto predefinito, aggiungerlo a un preventivo o a una fattura richiede solo due clic, con tutte le informazioni già inserite correttamente. Con oltre 50 fatture al mese, il tempo risparmiato può ammontare a diverse ore.

Come creare un prodotto o un servizio

Vai su Prodotti/Servizi > Nuovo prodotto o Nuovo servizio. Inserisci il codice (che può essere generato automaticamente), l'etichetta, la descrizione (che può essere molto dettagliata), il prezzo di vendita IVA esclusa, l'aliquota IVA applicabile e, facoltativamente, un'immagine. Puoi anche impostare un prezzo di acquisto per monitorare i margini e un livello di scorte per i prodotti fisici.

Organizza utilizzando le categorie

Se hai molti prodotti, crea delle categorie per organizzarli: per famiglia di prodotti, per cliente o per progetto. Vai su Prodotti/Servizi > Categorie per crearle e poi associarle ai tuoi prodotti. Questa organizzazione semplifica notevolmente la ricerca quando aggiungi un prodotto a una fattura.

Prezzi multipli

Per le aziende che utilizzano una politica di prezzi differenziata (tariffe individuali, tariffe aziendali, tariffe all'ingrosso), Dolibarr consente di definire più prezzi per prodotto. Configura i livelli di prezzo in Configurazione > Moduli > Prodotti/Servizi, quindi assegna ciascun cliente a un livello. Il prezzo corretto verrà quindi applicato automaticamente a ogni cliente.

Varianti del prodotto

Per i prodotti disponibili in più versioni (taglia, colore, ecc.), il modulo Varianti di prodotto consente di gestire tutte le varianti senza dover creare una pagina separata per ciascuna. Questo è particolarmente utile per le aziende di e-commerce o per le aziende che vendono articoli personalizzabili.

5. Automatizzare con attività pianificate (cron)

L'automazione è probabilmente la principale fonte di potenziale risparmio di tempo in Dolibarr. Tutto ciò che può essere automatizzato dovrebbe esserlo.

Comprensione dei lavori pianificati

Dolibarr include un sistema di attività pianificate che consente di eseguire automaticamente determinate operazioni a intervalli regolari: inviare email di promemoria, generare report periodici, eseguire il backup del database, importare dati da un file, ecc. Queste attività vengono eseguite in background, senza alcun intervento da parte dell'utente.

Configurare il cron di sistema

Per eseguire i job di Dolibarr, è necessario innanzitutto configurare un cron job sul server. Il comando da aggiungere al crontab è in genere: `php /path/to/dolibarr/htdocs/cron/cron_run_jobs.php` — questo comando avvia l'esecuzione del job ogni ora. Su hosting condiviso, il provider di hosting solitamente offre un'interfaccia grafica per la configurazione del cron.

Lavori utili per i nativi

Dolibarr offre diverse attività integrate molto utili. Attiva quelle che soddisfano le tue esigenze:

•      Fatture ricorrenti (invio automatico di fatture a intervalli regolari per gli abbonamenti).

•      Invio automatico di solleciti di pagamento per le fatture non saldate.

•      Generazione automatica di report periodici.

•      Backup automatico del database.

•      Pulizia automatica dei file temporanei.

•      I livelli delle scorte vengono aggiornati automaticamente in base ai movimenti.

Crea lavori personalizzati

Per esigenze specifiche, è possibile creare processi personalizzati tramite l'interfaccia di Dolibarr. Andare su Configurazione > Sistema > Processi pianificati. Qui è possibile configurare uno script PHP, un comando di sistema o un metodo di una classe Dolibarr da eseguire a intervalli regolari. Questa flessibilità consente di automatizzare praticamente qualsiasi attività ripetitiva.

???? SUGGERIMENTO: Prima di mettere un'attività in produzione, testala manualmente più volte. Un errore in un'attività che viene eseguita automaticamente ogni ora può causare rapidamente danni significativi (invio di email di massa errate, dati corrotti). Inoltre, abilita le notifiche via email in caso di errori.

6. Importazione ed esportazione di merci alla rinfusa

Inserire manualmente centinaia di record in Dolibarr è una notevole perdita di tempo, quando tutto può essere importato in pochi minuti tramite un file CSV o Excel.

Lo strumento di importazione nativo

Dolibarr include una procedura guidata di importazione accessibile tramite Configurazione > Strumenti > Importa. Questa procedura guidata consente di importare dati in blocco: terze parti (clienti, fornitori), contatti, prodotti, fatture, registrazioni contabili e molti altri tipi di dati. La procedura guidata vi accompagna passo dopo passo: scelta del tipo di dati, selezione del file, mappatura delle colonne, anteprima e importazione.

Prepara un file di importazione

Per un'importazione corretta, il file deve essere ben strutturato: una riga per record, colonne corrispondenti ai campi di Dolibarr, codifica UTF-8 per evitare problemi con i caratteri accentati e separatori coerenti (virgole o punti e virgola a seconda della configurazione). Per semplificare il processo, scaricate prima un modello di importazione da Dolibarr: contiene tutte le colonne possibili con i nomi corretti.

Casi d'uso concreti

L'importazione in blocco è particolarmente utile in diverse situazioni: migrazione da un altro software (importazione dell'intero database di clienti e prodotti), creazione iniziale di un database di grandi dimensioni, aggiornamenti occasionali delle informazioni (ad esempio, variazioni di prezzo su centinaia di prodotti), integrazione di dati da un altro strumento (esportazione di un sito di e-commerce su Dolibarr).

Esporta per l'analisi

L'esportazione è altrettanto potente. Vai su Impostazioni > Strumenti > Esporta per generare un file CSV o Excel contenente i dati che desideri: un elenco di clienti con i relativi dati di vendita, fatture relative a un periodo specifico, stato delle scorte, ecc. Questi dati esportati possono quindi essere analizzati in Excel o integrati in altri strumenti. Ciò è particolarmente utile per analisi aziendali o contabili avanzate.

Importazioni ricorrenti

Se devi importare regolarmente gli stessi tipi di dati (ad esempio, gli ordini da un sito di e-commerce ogni notte), automatizza il processo utilizzando uno script collegato a un'attività pianificata. Una volta configurato, l'importazione verrà eseguita automaticamente senza il tuo intervento. Questa automazione può far risparmiare diverse ore a settimana alle organizzazioni con volumi elevati di dati.

7. Sfruttare la duplicazione intelligente

Anziché creare un documento da zero, duplicarne uno esistente è spesso il metodo più rapido. Vediamo come sfruttare al meglio questa funzionalità.

Duplicare un preventivo o una fattura

Nella pagina di un preventivo o di una fattura, il pulsante "Clona" o "Duplica" consente di creare un nuovo documento identico con un solo clic. È sufficiente modificare alcuni dettagli specifici (cliente, data, poche righe) anziché riscrivere tutto. Questa funzione è preziosa per servizi ricorrenti o abbonamenti.

Duplica un terzo

Per le organizzazioni con più entità collegate (un gruppo con diverse filiali, una persona fisica con più indirizzi), duplicare una terza parte è più veloce che reinserire tutti i dati. Fai clic su Clona dalla scheda della terza parte, quindi modifica le informazioni specifiche.

Duplicare un prodotto

Quando si crea un nuovo prodotto simile a uno già esistente (stessa categoria, stesso fornitore, stesso meccanismo di prezzo), duplicarlo consente di risparmiare molto tempo. Si mantiene la struttura e si devono modificare solo l'etichetta, l'immagine ed eventualmente il prezzo.

???? SUGGERIMENTO: Combina duplicazione e modelli: usa la duplicazione per le varianti dello stesso caso (clienti simili, fatture ricorrenti) e i modelli per tipologie completamente nuove. Questa doppia strategia copre praticamente tutte le situazioni.

Fatture automatiche ricorrenti

Per le fatture ricorrenti (abbonamenti mensili, contratti di manutenzione trimestrali), Dolibarr offre un modulo dedicato. È sufficiente creare un modello di fattura, definire la frequenza (mensile, trimestrale, annuale) e Dolibarr genererà automaticamente le fatture a ogni scadenza. Questo sistema è decisamente migliore della duplicazione manuale perché è completamente automatizzato.

8. Configurare le email automatiche

Le email automatiche sono una delle funzionalità più efficienti in termini di tempo. Una volta configurate, si inviano da sole.

Invio automatico delle fatture

Anziché inviare manualmente ogni fattura via email dopo la sua creazione, configura Dolibarr per l'invio automatico al cliente non appena viene convalidata. Vai su Configurazione > Moduli > Fatture > Impostazioni e attiva l'invio automatico. Risparmierai i pochi minuti necessari per l'invio manuale di ogni fattura, arrivando potenzialmente a diverse ore al mese.

Notifiche interne

Dolibarr può inviare notifiche automatiche al tuo team per eventi importanti: nuovi ordini, pagamenti ricevuti, preventivi accettati, scorte in esaurimento, ecc. Configura queste notifiche in Impostazioni > Notifiche. In questo modo, il tuo team sarà informato in tempo reale senza che tu debba intervenire.

Email di ringraziamento

Dopo ogni ordine o pagamento, un'email di ringraziamento automatica è sempre apprezzata dai clienti e rafforza il rapporto. Imposta un modello di email standard e collegalo a un evento scatenante (ad esempio, l'approvazione della fattura). È un sistema automatico, professionale e migliora l'esperienza del cliente in modo semplice e immediato.

Promemoria delle scadenze

Imposta promemoria automatici per le scadenze di pagamento, che verranno inviati ai clienti qualche giorno prima della data di scadenza. Questi promemoria proattivi riducono significativamente i ritardi nei pagamenti. È un consiglio semplice ma incredibilmente efficace.

Monitoraggio automatico dei preventivi

Dopo aver inviato un preventivo, programma un'email di sollecito automatica 5-7 giorni dopo, se il cliente non ha risposto. Questo semplice messaggio, che ricorda l'offerta, può aumentare significativamente il tasso di conversione senza alcuno sforzo aggiuntivo da parte tua.

9. Utilizzare l'API di Dolibarr per le integrazioni

L'API REST di Dolibarr è una funzionalità avanzata ma estremamente potente. Consente di connettere Dolibarr ad altri strumenti e di automatizzare processi complessi.

Che cos'è l'API di Dolibarr?

L'API REST è un insieme di URL che è possibile richiamare da altri software per interagire con Dolibarr: recuperare dati, creare voci, aggiornare informazioni e così via. Questo è ciò che consente, ad esempio, a un sito di e-commerce di creare automaticamente ordini in Dolibarr, o a un servizio di contabilità esterno di importare le voci.

Abilita l'API

Per utilizzare l'API, è necessario prima attivarla in Configurazione > Moduli > API REST. Una volta attivata, genera una chiave API per ogni applicazione che deve comunicare con Dolibarr. Questa chiave funge da autenticazione e consente di tracciare chi esegue quali azioni. La documentazione completa dell'API è disponibile tramite il modulo API Explorer.

Casi d'uso concreti

Ecco alcuni esempi di integrazioni utili tramite API: sincronizzazione con un sito di e-commerce (Prestashop, WooCommerce) per recuperare automaticamente gli ordini, integrazione con uno strumento di marketing automation (Sendinblue, Mailchimp) per sincronizzare il database clienti, connessione con software di contabilità esterno per esportare automaticamente le registrazioni, creazione di applicazioni mobile personalizzate per i vostri rappresentanti di vendita.

Strumenti senza codice per semplificare il processo.

Se non sei uno sviluppatore, strumenti no-code come Zapier, Make (precedentemente Integromat) o n8n ti permettono di creare integrazioni senza scrivere codice. Puoi configurare visivamente i flussi di lavoro: "Quando arriva un nuovo ordine su WooCommerce, crea un fornitore terzo e una fattura in Dolibarr". Questi strumenti aprono enormi possibilità anche agli utenti non tecnici.

???? SUGGERIMENTO: Per esigenze semplici (sincronizzazione uno a uno tra due strumenti), inizia con Zapier o Make. Per esigenze più complesse o più convenienti a lungo termine, investi in n8n o assumi uno sviluppatore.

10. Moduli essenziali per risparmiare tempo

Oltre alle funzionalità native, diversi moduli disponibili su Dolistore possono accelerare notevolmente il flusso di lavoro.

Il modulo multiutente avanzato

Se più persone lavorano su Dolibarr, questo modulo consente di definire diritti di accesso e flussi di lavoro di validazione molto granulari. Invece di dover passare tutto attraverso di te, determinate attività possono essere delegate con le dovute garanzie, liberandoti tempo per attività a maggior valore aggiunto.

Il modulo di firma elettronica

Per preventivi e contratti, il modulo di firma elettronica elimina il tempo impiegato per stampare, firmare manualmente, scansionare e inviare via e-mail. Il cliente firma online in pochi clic e il preventivo firmato viene salvato automaticamente in Dolibarr. Questo consente alle organizzazioni che emettono un elevato volume di preventivi di risparmiare diverse ore al mese.

Il modulo di sincronizzazione bancaria

Anziché inserire manualmente ogni transazione bancaria, questo modulo collega Dolibarr al tuo conto corrente (tramite aggregatori come Powens, Bridge o Budget Insight). Le transazioni vengono importate automaticamente ogni giorno e persino riconciliate con le fatture corrispondenti. Ciò si traduce in un notevole risparmio per la contabilità.

Il modulo di posta elettronica centralizzato

Questo modulo integra la tua casella di posta elettronica direttamente in Dolibarr: le email ricevute vengono automaticamente collegate alle relative schede cliente. Non dovrai più passare dal tuo client di posta elettronica a Dolibarr per avere una visione completa del rapporto con il cliente.

moduli specifici di settore

A seconda del settore, esistono moduli specializzati: modulo per la ristorazione, modulo per l'edilizia, modulo per il settore immobiliare, modulo per il settore sanitario, modulo per l'e-commerce, ecc. Questi moduli sono progettati per le esigenze specifiche della tua attività e possono farti risparmiare una notevole quantità di tempo eliminando soluzioni alternative e l'inserimento ridondante di dati.

11. Personalizza i campi e i filtri

Le funzionalità di personalizzazione avanzate di Dolibarr consentono di adattare perfettamente il software ai propri processi, eliminando l'inserimento superfluo di dati e le soluzioni alternative che richiedono molto tempo.

Aggiungi campi personalizzati

Se devi memorizzare informazioni specifiche dell'azienda che non sono presenti nei campi predefiniti (numero di contratto cliente, tipo di servizio, fonte del lead, ecc.), crea dei campi personalizzati. Vai su Configurazione > Estensioni > Attributi aggiuntivi. Puoi aggiungere campi per terze parti, contatti, prodotti, fatture e altro ancora. Questi campi personalizzati saranno quindi disponibili nei filtri e nei report.

Crea filtri personalizzati

Le liste di Dolibarr consentono di filtrare in base a numerosi criteri. Per i filtri che utilizzi regolarmente (ad esempio, "clienti attivi che non hanno effettuato ordini negli ultimi 6 mesi"), crea filtri personalizzati e salvali. In questo modo potrai accedervi con un solo clic, senza dover ridefinire il filtro ogni volta.

Campi non necessari

I moduli di Dolibarr possono contenere molti campi, alcuni dei quali irrilevanti. Vai su Configurazione > Moduli > Preferenze per nascondere i campi che non utilizzi mai. In questo modo i moduli saranno più veloci da compilare e visivamente più ordinati.

Definire i valori predefiniti

Per i campi in cui inserisci quasi sempre lo stesso valore, definisci un valore predefinito. Ad esempio, se il 90% dei tuoi clienti è francese, imposta la Francia come paese predefinito. Se offri sempre 30 giorni di pagamento, imposta questa opzione come predefinita. Con decine di inserimenti al giorno, questi piccoli accorgimenti si sommano rapidamente.

12. Ottimizzare la gestione dei documenti

Dolibarr permette di gestire i documenti associati a ciascuna entità (preventivi, fatture, clienti, progetti). Una buona organizzazione dei documenti può far risparmiare molto tempo nella ricerca di un file.

Allegare sempre i documenti

Prendi l'abitudine di allegare tutti i documenti rilevanti direttamente al record corrispondente in Dolibarr: i contratti firmati al record del terzo, i preventivi firmati al record del preventivo, gli ordini di acquisto al record del fornitore, ecc. Quando cerchi un documento, lo troverai immediatamente nel posto giusto, senza dover cercare tra le cartelle di Windows o le caselle di posta elettronica.

Organizza utilizzando le sottocartelle

Per i documenti contenenti molti file (progetti di grandi dimensioni, clienti di lunga data), create delle sottocartelle per organizzare i file: contratti, ordini di acquisto, risultati, corrispondenza, ecc. Questa organizzazione tematica facilita notevolmente le ricerche successive.

Assegna un nome corretto ai file

Il nome del file deve essere descrittivo: 2026-03-15_Contrat_ClientX.pdf è infinitamente più pratico di Document1.pdf o Scan-15-03.pdf. Una convenzione di denominazione coerente (data + tipo + terza parte) facilita la ricerca tramite ordinamento o parole chiave.

Gestione integrata dei documenti

Dolibarr include un sistema di gestione documentale (DMS) di base ma funzionale. Per le organizzazioni con un elevato volume di documenti, un modulo DMS avanzato può risultare vantaggioso: gestione delle versioni dei file, convalida dei flussi di lavoro, ricerca full-text e gestione granulare dei diritti di accesso. Si tratta di un investimento da valutare se la gestione documentale rappresenta una parte significativa della vostra attività.

13. Modalità multiutente: delega intelligente

Se lavori in team, l'ottimizzazione implica necessariamente una buona organizzazione collaborativa in Dolibarr.

Creare profili utente adeguati

Anziché concedere l'accesso completo a tutti, create profili personalizzati per ogni ruolo: venditore (accesso a preventivi, fatture, CRM), contabile (accesso a contabilità, pagamenti), assistente (accesso a terze parti, calendario), responsabile (accesso completo). Questa segmentazione semplifica l'interfaccia per ogni utente e riduce gli errori.

Delegare i compiti ripetitivi

Individua le attività che svolgi per abitudine ma che potrebbero essere delegate: elaborazione dei pagamenti, aggiornamento dei dati dei clienti, creazione di preventivi semplici. Forma un membro del tuo team e libera il tuo tempo per attività a maggior valore aggiunto, come la strategia di vendita o la ricerca di nuovi clienti.

Utilizzare flussi di lavoro di convalida

Per le operazioni delicate (approvazione di preventivi superiori a un certo importo, modifica dei prezzi, rimozione di terze parti), è consigliabile configurare flussi di lavoro di approvazione. Il dipendente invia la richiesta e voi la approvate con un solo clic dalla vostra dashboard. È più veloce che gestire tutto manualmente, pur mantenendo il controllo.

Il calendario condiviso

Il calendario condiviso permette a tutto il team di visualizzare gli appuntamenti e la disponibilità di ciascun membro. Niente più email per programmare le riunioni: puoi vedere direttamente chi è disponibile e quando. Sincronizza con Google Calendar o Outlook per una perfetta coerenza tra Dolibarr e i tuoi calendari personali.

14. Funzionalità nascoste e poco conosciute

Ecco alcune funzionalità di Dolibarr poco conosciute ma straordinariamente efficaci.

Il modulo Categorie trasversali

In Dolibarr è possibile categorizzare quasi tutti gli oggetti: terze parti, prodotti, preventivi, fatture, progetti e contatti. Una buona strategia di categorizzazione consente di filtrare rapidamente le informazioni. Ad esempio, è possibile creare una categoria "VIP" per le terze parti per identificare immediatamente i clienti prioritari.

Visualizzazioni personalizzate degli elenchi

Gli elenchi (terze parti, fa