Introduzione

Nel frenetico ambiente commerciale odierno, una gestione efficace dei progetti è più importante che mai.
Che si tratti di gestire progetti per i clienti, iniziative interne, sviluppo di prodotti o erogazione di servizi, la capacità di pianificare, monitorare e controllare ogni aspetto di un progetto è fondamentale per il successo.

Tuttavia, molte aziende — soprattutto PMI e liberi professionisti — trovano difficile implementare strumenti di project management complessi a causa dei costi elevati, della difficoltà d'uso o della scarsa adattabilità alle loro esigenze.

Ecco dove entra in gioco Dolibarr ERP & CRM, un sistema open source e modulare che offre strumenti potenti ma semplici per la gestione e il tracciamento dei progetti.
Dolibarr consente alle aziende di semplificare i flussi di lavoro, monitorare le attività, controllare i budget e collaborare in modo più efficace, tutto all'interno di una piattaforma unica.

In questa guida dettagliata esploreremo come gli strumenti integrati di Dolibarr semplificano il tracciamento dei progetti, le funzionalità disponibili, come configurarle ed utilizzarle al meglio, e alcuni suggerimenti avanzati per ottimizzare i flussi di lavoro.

Perché il tracciamento dei progetti è importante?

Un efficace tracciamento dei progetti assicura che:

• Gli obiettivi vengano raggiunti nei tempi e nei budget previsti.

• Le risorse vengano utilizzate in modo efficiente.

• Rischi e problemi vengano individuati in anticipo.

• I membri del team rimangano allineati sugli obiettivi.

• I clienti e le parti interessate ricevano aggiornamenti regolari.

Senza un adeguato monitoraggio:

• Le scadenze vengono mancate.

• I costi sfuggono al controllo.

• La collaborazione interna si indebolisce.

• La fiducia dei clienti si deteriora.

• Le opportunità di miglioramento vanno perse.

Gli strumenti integrati di Dolibarr rendono la gestione professionale dei progetti accessibile anche alle piccole imprese, senza costi elevati o complessità tecniche.

Panoramica della gestione progetti in Dolibarr

Il modulo Progetti e Attività di Dolibarr copre l'intero ciclo di vita del progetto:

• Creazione di progetti: Definizione, collegamento ai clienti e assegnazione ai team.

• Gestione delle attività: Suddivisione dei progetti in attività e sotto-attività.

• Monitoraggio dell'avanzamento: Tracciamento dello stato di completamento.

• Registrazione delle ore lavorate: Monitoraggio delle ore rispetto alle stime.

• Assegnazione delle risorse: Allocazione di utenti e team a progetti e attività.

• Gestione dei budget: Collegamento di preventivi, ordini, fatture e spese ai progetti.

• Strumenti visivi: Diagrammi di Gantt e bacheche Kanban.

• Gestione documentale: Allegati relativi al progetto.

• Collaborazione: Note interne e commenti.

• Dashboard e report: Analisi dei KPI in tempo reale.

Con questi strumenti, Dolibarr si trasforma in una potente piattaforma di project management, mantenendo però semplicità ed immediatezza.

Configurazione della gestione progetti in Dolibarr

1. Attivazione del modulo Progetti

Prima di iniziare:

• Vai su Home > Configurazione > Moduli/Applicazioni.

• Attiva il modulo Progetti/Attività.

Moduli opzionali consigliati:

• Timesheets (Foglio presenze)

• Vista Gantt

• Vista Kanban

• Pianificazione delle risorse

2. Impostazioni di base

Una volta attivato:

• Visibilità: Progetti pubblici o privati.

• Stati: Definizione di stati come Bozza, In corso, Completato.

• Categorie di progetto: Classificare per tipo, reparto, settore.

Una configurazione corretta garantisce una migliore gestione man mano che i progetti aumentano.

Come gestire i progetti in Dolibarr

1. Creazione di un nuovo progetto

Per creare un progetto:

• Vai su Progetti > Nuovo progetto.

• Inserisci:

  • Nome del progetto

  • Cliente associato (opzionale)

  • Descrizione

  • Date di inizio e fine

  • Budget stimato o ore previste

  • Responsabile

Puoi collegare un progetto a preventivi, ordini o fatture.

2. Aggiunta delle attività

Suddividi il progetto in attività:

• In Dettagli progetto > Attività > Aggiungi attività.

• Specifica:

  • Nome attività

  • Attività padre (per sotto-attività)

  • Durata stimata

  • Utente responsabile

  • Priorità

Le attività possono avere dipendenze tra loro.

3. Assegnazione delle risorse

Assegna utenti o team:

• Gli utenti possono vedere solo le attività assegnate.

• I manager vedono l'intero progetto.

Questo garantisce chiarezza e distribuzione equa del carico di lavoro.

4. Monitoraggio dell’avanzamento

Il tracciamento si effettua tramite:

• Aggiornamento manuale della percentuale di completamento.

• Registrazione delle ore su ogni attività.

• Cambio di stato delle attività.

Un monitoraggio regolare consente interventi tempestivi su ritardi o criticità.

5. Gestione del budget e dei costi

Collega al progetto:

• Preventivi: Stime iniziali.

• Ordini clienti: Impegni formali.

• Fatture: Fatturazione di traguardi raggiunti.

• Fatture fornitori: Costi relativi al progetto.

Così ottieni una visione chiara della redditività.

Tracciamento visivo dei progetti in Dolibarr

1. Diagrammi di Gantt

Dolibarr fornisce viste Gantt:

• Visualizzazione delle tempistiche.

• Gestione delle dipendenze tra attività.

• Regolazione grafica delle date.

Perfetto per pianificare e monitorare visivamente.

2. Bacheche Kanban

Le attività possono essere gestite in Kanban:

• Colonne = Stati delle attività.

• Schede = Attività.

Kanban è ottimale per gestione agile e rapido monitoraggio.

3. Dashboard e report

Accedi a:

• Statistiche su progetti in corso, completati, in ritardo.

• Tempo speso per utente.

• Confronto tra budget e costi reali.

Gestione delle ore lavorate e dei timesheet

1. Registrazione delle ore

Gli utenti possono:

• Registrare ore su ogni attività.

• Compilare fogli presenze giornalieri o settimanali.

Essenziale per:

• Analisi dei costi reali.

• Fatturazione precisa.

• Valutazione delle performance.

2. Flusso di approvazione delle ore

Le ore possono essere:

• Inserite dagli utenti.

• Approvate dai responsabili.

• Utilizzate per calcoli salariali o fatturazioni.

Collaborazione e gestione dei documenti

1. Note interne e commenti

Per ogni progetto e attività:

• Annotazioni private.

• Aggiornamenti di stato.

• Feedback dei clienti.

2. Allegati

Collega:

• Contratti

• Specifiche tecniche

• Disegni e report

Documentazione sempre disponibile e organizzata.

Funzionalità avanzate

1. Modelli di progetto

Per progetti ricorrenti:

• Crea modelli.

• Riutilizzali velocemente.

2. Collegamenti tra moduli

Progetti collegabili a:

• Opportunità CRM.

• Ticket di assistenza.

• Ordini di produzione.

3. Accesso clienti esterni

Offri ai clienti:

• Visualizzazione dello stato.

• Approvazione delle fasi.

• Download dei deliverable.

Migliorando trasparenza e soddisfazione.

Best practices per una gestione efficace dei progetti

• Definire obiettivi chiari.

• Scomporre in attività gestibili.

• Stimare tempi e costi realisticamente.

• Aggiornare regolarmente le attività.

• Sfruttare Gantt e Kanban.

• Documentare ogni fase.

• Monitorare KPI e risultati.

Sfide comuni e soluzioni

Perché scegliere Dolibarr per la gestione dei progetti?

• Economico: Nessun costo di licenza elevato.

• Semplice e intuitivo: Ideale per PMI.

• Modulare: Adattabile a ogni esigenza.

• Integrato: CRM, contabilità, vendita.

• Open Source: Totale controllo dei dati.

• Comunità attiva: Supporto, plugin, forum.

Dolibarr consente una gestione dei progetti professionale e accessibile.

Conclusione

Una gestione efficace dei progetti è fondamentale per il successo aziendale.
Dolibarr ERP & CRM offre strumenti potenti, flessibili e facili da usare per semplificare il tracciamento e il controllo dei progetti.

Con Dolibarr puoi:

• Migliorare la produttività.

• Rispettare tempi e budget.

• Incrementare la soddisfazione dei clienti.

• Crescere in modo sostenibile.

Scegliere Dolibarr significa semplificare la gestione dei progetti e favorire il successo della tua impresa.