Introduction

Dans l’environnement commercial rapide d’aujourd’hui, une gestion de projet efficace est plus cruciale que jamais.
Que vous gériez des projets clients, des initiatives internes, du développement de produits ou la prestation de services, votre capacité à planifier, suivre et contrôler chaque aspect du projet est essentielle à la réussite.

Cependant, de nombreuses entreprises — en particulier les PME et les freelances — trouvent difficile de mettre en œuvre des outils de gestion de projet complexes en raison de leur coût élevé, de leur courbe d’apprentissage abrupte ou de leur inadéquation à leurs besoins.

C’est là qu’intervient Dolibarr ERP & CRM, un système open source et modulaire qui offre des outils puissants mais simples pour la gestion et le suivi de projets.
Dolibarr permet aux entreprises de rationaliser leurs flux de travail de projet, de surveiller les tâches, de contrôler les budgets et de collaborer plus efficacement, le tout sur une seule plateforme intégrée.

Dans cet article complet, nous allons explorer comment les outils intégrés de Dolibarr simplifient le suivi de projet, les fonctionnalités disponibles, comment les utiliser efficacement, les meilleures pratiques et des conseils avancés pour optimiser vos flux de projet.

Pourquoi le suivi de projet est-il important ?

Le suivi de projet garantit que :

• Les objectifs sont atteints dans les délais et les budgets prévus.

• Les ressources sont utilisées efficacement.

• Les risques et problèmes sont identifiés rapidement.

• Les équipes restent alignées avec les objectifs du projet.

• Les clients et les parties prenantes reçoivent des mises à jour régulières.

Sans un bon suivi :

• Les délais sont dépassés.

• Les coûts explosent.

• La collaboration en équipe se détériore.

• La confiance des clients est compromise.

• Les opportunités d'amélioration sont perdues.

Les outils intégrés de Dolibarr rendent la gestion de projet professionnelle accessible même aux petites entreprises, sans nécessiter de licences coûteuses ni d’expertise technique.

Présentation de la gestion de projet dans Dolibarr

Le module de gestion de projets et de tâches de Dolibarr couvre tout le cycle de vie d’un projet :

• Création de projet : Définir des projets, les lier à des clients, assigner des équipes.

• Gestion des tâches : Décomposer les projets en tâches et sous-tâches structurées.

• Suivi de l’avancement : Suivre l’état d’avancement de chaque tâche et projet.

• Suivi du temps : Enregistrer les heures travaillées et comparer avec les estimations.

• Attribution des ressources : Affecter des utilisateurs et des équipes aux tâches.

• Gestion budgétaire : Lier devis, commandes, factures et dépenses aux projets.

• Gantt et Kanban : Outils visuels pour la planification et le suivi.

• Gestion documentaire : Joindre fichiers et documents relatifs aux projets.

• Communication et collaboration : Notes internes et commentaires.

• Rapports et tableaux de bord : Analyse en temps réel des performances et indicateurs clés.

Avec cet ensemble d'outils, Dolibarr devient une plateforme puissante de gestion de projet, tout en conservant sa simplicité caractéristique.

Configuration du suivi de projet dans Dolibarr

1. Activer le module Projet

Avant de commencer :

• Allez dans Accueil > Configuration > Modules/Applications.

• Activez le module Projets/Tâches.

Modules complémentaires utiles :

• Feuilles de temps (Timesheets)

• Vue Gantt

• Vue Kanban

• Planification des ressources

Ces modules étendent les capacités de gestion de projet de Dolibarr.

2. Configurer les paramètres de base

Après activation, configurez :

• Visibilité : Projets publics ou privés (accès restreint).

• Statuts : Définir les étapes de statut des projets et tâches (ex. : Brouillon, En cours, Terminé).

• Catégories de projets : Classer vos projets par type, service ou secteur d’activité.

Une bonne configuration initiale garantit une meilleure organisation à long terme.

Comment gérer les projets dans Dolibarr

1. Créer un nouveau projet

Pour créer un projet :

• Allez dans Projets > Nouveau projet.

• Renseignez :

  • Nom du projet

  • Client associé (facultatif)

  • Description

  • Dates de début et de fin

  • Budget ou heures estimées

  • Responsable du projet

Vous pouvez relier un projet à un devis, une commande ou une facture.

2. Ajouter des tâches

Décomposez votre projet en tâches :

• Dans Détails du projet > Tâches > Ajouter une tâche.

• Renseignez :

  • Nom de la tâche

  • Tâche parent (pour les sous-tâches)

  • Durée estimée

  • Utilisateur responsable

  • Priorité (basse, moyenne, haute)

Les tâches peuvent aussi être dépendantes les unes des autres.

3. Affecter des ressources

Attribuez des utilisateurs ou des équipes aux tâches :

• Les utilisateurs peuvent être limités aux tâches qui leur sont assignées.

• Les managers peuvent visualiser l'ensemble du projet.

Cela assure une bonne répartition des charges et clarifie les responsabilités.

4. Suivre l'avancement

Le suivi de l’avancement se fait par :

• Mise à jour manuelle du pourcentage d'achèvement.

• Enregistrement du temps passé sur chaque tâche.

• Changement de statut des tâches.

Un suivi en temps réel permet d'anticiper les retards.

5. Gérer les budgets et coûts

Associez au projet :

• Devis : Estimations initiales.

• Commandes clients : Engagements formels.

• Factures : Facturation des jalons atteints.

• Factures fournisseurs : Dépenses du projet.

Ainsi, vous suivez la rentabilité de chaque projet.

Suivi visuel des projets dans Dolibarr

1. Diagrammes de Gantt

Visualisez votre planning avec :

• Lignes de temps des projets et tâches.

• Dépendances entre tâches.

• Ajustement graphique des dates.

Le Gantt permet d'optimiser l'organisation et la planification.

2. Tableau Kanban

Les tâches peuvent être visualisées sous forme de tableau Kanban :

• Colonnes : États des tâches (À faire, En cours, Terminé).

• Cartes : Représentation des tâches.

Le Kanban est idéal pour la gestion agile et le suivi en temps réel.

3. Tableaux de bord et rapports

Accédez aux résumés de projet :

• Nombre de projets en cours, terminés, en retard.

• Temps passé par utilisateur.

• Comparaison budget vs dépenses réelles.

Les filtres personnalisés offrent une vue ciblée.

Suivi du temps et feuilles de temps

1. Enregistrement des heures de travail

Les utilisateurs peuvent :

• Enregistrer leur temps directement sur chaque tâche.

• Utiliser une feuille de temps hebdomadaire ou journalière.

Un suivi précis favorise :

• Un meilleur calcul des coûts.

• Une facturation plus exacte.

• L'évaluation des performances.

2. Validation des feuilles de temps

Les feuilles de temps peuvent être :

• Soumises par les utilisateurs.

• Validées par les managers.

• Utilisées pour générer des factures clients ou des fiches de paie.

Cela garantit la transparence et la fiabilité.

Collaboration et gestion documentaire

1. Notes internes et commentaires

Dans chaque projet ou tâche, ajoutez :

• Notes privées pour l'équipe.

• Comptes rendus de réunions.

• Retours clients.

Un historique de communication centralisé et partagé est ainsi conservé.

2. Pièces jointes

Ajoutez des documents liés :

• Contrats

• Cahiers des charges

• Plans, images, rapports

Cela facilite l'accès aux informations pour toute l'équipe.

Fonctions avancées pour aller plus loin

1. Modèles de projet

Pour des projets récurrents :

• Créez des modèles.

• Clonez-les pour démarrer rapidement.

Vous gagnez du temps et standardisez vos méthodes.

2. Connexions avec d'autres modules

Les projets peuvent être liés à :

• Opportunités commerciales (CRM)

• Tickets d'assistance (Service client)

• Ordres de fabrication (Production)

Cela fluidifie l'information entre les services.

3. Accès externe pour les clients

Permettez à vos clients ou partenaires :

• De voir l’état d’avancement.

• D’approuver des étapes.

• De récupérer des livrables.

Une transparence qui améliore la satisfaction client.

Bonnes pratiques pour gérer ses projets dans Dolibarr

• Définir clairement les objectifs du projet.

• Décomposer en tâches gérables.

• Estimer les durées et coûts dès le départ.

• Mettre à jour régulièrement les tâches et temps passés.

• Exploiter les vues Gantt et Kanban.

• Documenter toutes les actions.

• Analyser régulièrement les indicateurs clés.

Défis courants et solutions

Pourquoi choisir Dolibarr pour le suivi de projet ?

• Économique : Sans frais de licence élevés.

• Simple et efficace : Accessible aux non-techniciens.

• Modulaire : S'adapte aux besoins simples comme complexes.

• Intégré : CRM, ventes, comptabilité.

• Open source : Liberté et sécurité des données.

• Soutien communautaire actif : Tutoriels, extensions, forums.

Dolibarr offre une gestion de projet professionnelle et accessible, parfaite pour PME, indépendants et startups.

Conclusion

Bien gérer ses projets est vital pour livrer dans les temps, satisfaire ses clients et développer son activité.
Dolibarr ERP & CRM fournit des outils puissants, accessibles et flexibles pour simplifier le suivi et la gestion de projets.

Avec Dolibarr, vous pouvez :

• Avoir une maîtrise totale sur vos projets.

• Booster la productivité de votre équipe.

• Améliorer vos résultats financiers.

• Offrir de meilleures prestations à vos clients.

Dolibarr permet de professionnaliser la gestion de projet sans coûts ni complexité excessives — un choix judicieux pour les entreprises modernes.