Introducción

En el dinámico entorno empresarial actual, una gestión de proyectos eficaz es más importante que nunca.
Tanto si se trata de proyectos para clientes, iniciativas internas, desarrollos de productos o servicios, la capacidad de planificar, seguir y controlar cada aspecto de un proyecto es esencial para el éxito.

Sin embargo, muchas empresas —especialmente pymes y autónomos— encuentran difícil implementar herramientas de gestión de proyectos complejas debido a su alto coste, su dificultad de uso o su falta de adecuación a sus necesidades.

Aquí es donde entra en juego Dolibarr ERP & CRM, un sistema open source y modular que ofrece herramientas de gestión y seguimiento de proyectos potentes pero sencillas.
Dolibarr permite a las empresas optimizar flujos de trabajo, supervisar tareas, controlar presupuestos y colaborar de manera más eficaz, todo en una única plataforma unificada.

En este artículo exploraremos cómo las herramientas integradas de Dolibarr simplifican el seguimiento de proyectos, qué funcionalidades están disponibles, cómo utilizarlas eficazmente, buenas prácticas y consejos avanzados para optimizar los flujos de trabajo.

¿Por qué es importante el seguimiento de proyectos?

El seguimiento de proyectos garantiza que:

• Los objetivos se cumplan en tiempo y forma, dentro del presupuesto.

• Los recursos se utilicen de manera eficiente.

• Los riesgos y problemas se detecten de manera anticipada.

• Los miembros del equipo se mantengan alineados con los objetivos.

• Los clientes y partes interesadas reciban actualizaciones regulares.

Sin un buen seguimiento:

• Se incumplen plazos.

• Se descontrolan los costes.

• Se deteriora la colaboración del equipo.

• Se pierde la confianza de los clientes.

• Se desaprovechan oportunidades de mejora.

Las herramientas integradas de Dolibarr hacen que la gestión profesional de proyectos esté al alcance de pequeñas empresas, sin necesidad de costosas licencias ni conocimientos técnicos avanzados.

Visión general de la gestión de proyectos en Dolibarr

El módulo de Proyectos y Tareas de Dolibarr cubre todo el ciclo de vida de un proyecto:

• Creación de proyectos: Definir proyectos, vincularlos a clientes y asignar equipos.

• Gestión de tareas: Descomponer proyectos en tareas y subtareas.

• Seguimiento del progreso: Monitorear el estado de cada tarea y proyecto.

• Control del tiempo: Registrar horas de trabajo y compararlas con estimaciones.

• Asignación de recursos: Atribuir usuarios y equipos a tareas y proyectos.

• Gestión de presupuestos: Relacionar presupuestos, pedidos, facturas y gastos con proyectos.

• Herramientas visuales: Diagramas de Gantt y tableros Kanban.

• Gestión documental: Adjuntar archivos y documentos relevantes.

• Colaboración: Notas internas y comentarios.

• Informes y paneles: Visualización de KPIs y análisis en tiempo real.

Con estas herramientas, Dolibarr se convierte en una potente pero sencilla plataforma de gestión de proyectos.

Configuración de la gestión de proyectos en Dolibarr

1. Activar el módulo de Proyectos

Antes de comenzar:

• Acceda a Inicio > Configuración > Módulos/Aplicaciones.

• Active el módulo Proyectos/Tareas.

Módulos opcionales recomendados:

• Hojas de tiempo (Timesheets)

• Vista Gantt

• Vista Kanban

• Planificación de recursos

2. Configurar parámetros básicos

Después de activarlo:

• Visibilidad: Proyectos públicos o privados.

• Estados: Configuración de estados como Borrador, En Progreso, Completado.

• Categorías de proyecto: Clasificar proyectos por tipo, departamento o sector.

Una correcta configuración inicial asegura una mejor organización y control.

Cómo gestionar proyectos en Dolibarr

1. Crear un nuevo proyecto

Para crear un proyecto:

• Vaya a Proyectos > Nuevo Proyecto.

• Complete:

  • Nombre del proyecto

  • Cliente vinculado (opcional)

  • Descripción

  • Fecha de inicio y fin

  • Presupuesto estimado u horas previstas

  • Responsable

Los proyectos pueden vincularse a presupuestos, pedidos o facturas.

2. Añadir tareas

Divida el proyecto en tareas:

• Vaya a Detalles del Proyecto > Tareas > Nueva Tarea.

• Defina:

  • Nombre de la tarea

  • Tarea principal (para subtareas)

  • Duración estimada

  • Responsable

  • Prioridad

Las tareas pueden tener dependencias entre sí.

3. Asignar recursos

Asigne usuarios o equipos:

• Los usuarios pueden ver sólo sus tareas asignadas.

• Los gerentes tienen una visión completa.

Así se garantiza claridad en responsabilidades y equilibrio en la carga de trabajo.

4. Seguimiento del progreso

Supervise el proyecto a través de:

• Actualización manual del porcentaje completado.

• Registro de tiempo trabajado en cada tarea.

• Cambio de estados de las tareas.

Esto permite detectar y corregir retrasos de forma temprana.

5. Gestión de presupuestos y costes

Relacione con el proyecto:

• Presupuestos: Estimaciones iniciales.

• Pedidos de clientes: Compromisos formales.

• Facturas: Facturación de hitos.

• Facturas de proveedores: Costes asociados.

Esto proporciona una visión clara de la rentabilidad.

Seguimiento visual de proyectos en Dolibarr

1. Diagramas de Gantt

Dolibarr proporciona vistas de Gantt:

• Visualización de tiempos de proyecto y tareas.

• Gestión de dependencias.

• Ajuste gráfico de fechas.

Perfecto para planificación detallada y visual.

2. Tableros Kanban

Las tareas pueden gestionarse en vista Kanban:

• Columnas = Estado de tareas (Por hacer, En progreso, Hecho).

• Tarjetas = Representación de tareas.

Ideal para gestión ágil y seguimiento rápido.

3. Paneles e informes

Visualice:

• Proyectos en progreso, terminados o retrasados.

• Horas trabajadas por usuario.

• Comparativa de presupuesto vs costes reales.

Control de tiempos y hojas de tiempo

1. Registro de horas de trabajo

Los usuarios pueden:

• Registrar tiempo en cada tarea.

• Completar hojas de tiempo diarias o semanales.

Esto mejora:

• Precisión en la estimación de costes.

• Facturación correcta a clientes.

• Evaluación de desempeño.

2. Validación de horas

Las hojas de tiempo pueden:

• Ser enviadas por los usuarios.

• Aprobadas por gerentes.

• Utilizadas para nóminas o facturación.

Colaboración y gestión documental

1. Notas internas y comentarios

Cada proyecto y tarea puede incluir:

• Notas privadas.

• Actualizaciones de estado.

• Comentarios de clientes.

2. Archivos adjuntos

Adjunte:

• Contratos

• Especificaciones técnicas

• Planos, reportes

Toda la documentación centralizada y accesible.

Funciones avanzadas

1. Plantillas de proyecto

Para proyectos recurrentes:

• Crear modelos.

• Clonar para nuevos proyectos.

2. Integraciones entre módulos

Los proyectos se pueden conectar a:

• Oportunidades CRM.

• Tickets de soporte.

• Órdenes de producción.

3. Acceso externo para clientes

Permita a sus clientes:

• Ver estado de proyectos.

• Aprobar hitos.

• Descargar entregables.

Esto mejora la transparencia y la satisfacción.

Buenas prácticas en la gestión de proyectos en Dolibarr

• Definir claramente los objetivos del proyecto.

• Dividir en tareas manejables.

• Estimar tiempos y presupuestos de forma realista.

• Actualizar regularmente estados y tiempos.

• Utilizar activamente Gantt y Kanban.

• Documentar todo.

• Monitorizar KPIs y resultados de manera constante.

Retos comunes y soluciones

¿Por qué elegir Dolibarr para la gestión de proyectos?

• Económico: Sin costosas licencias.

• Sencillo y eficaz: Apto para usuarios técnicos y no técnicos.

• Modular: Se adapta a las necesidades de cada empresa.

• Integrado: CRM, ventas, contabilidad y más.

• Open Source: Control total de sus datos.

• Comunidad activa: Soporte, módulos adicionales, foros.

Dolibarr ofrece una gestión de proyectos profesional, sencilla y accesible.

Conclusión

Gestionar proyectos de forma eficaz es clave para cumplir plazos, satisfacer clientes y hacer crecer su negocio.
Dolibarr ERP & CRM ofrece herramientas potentes, flexibles y fáciles de usar para simplificar el seguimiento y la gestión de proyectos.

Con Dolibarr podrá:

• Controlar íntegramente sus proyectos.

• Aumentar la productividad del equipo.

• Mejorar sus resultados financieros.

• Ofrecer mejores resultados a sus clientes.

Dolibarr hace posible el seguimiento profesional de proyectos sin complicaciones ni altos costes.