Dolibarr, uno dei software ERP/CRM open source più popolari, è noto per la sua flessibilità e modularità. Tra le sue numerose funzionalità, l’uso dei campi calcolati consente alle aziende di automatizzare i calcoli e strutturare i dati in modo più efficiente. I campi calcolati sono particolarmente utili per le aziende che necessitano di eseguire operazioni matematiche o logiche direttamente in Dolibarr, senza dover ricorrere a strumenti esterni.

In questo articolo esploreremo in dettaglio i campi calcolati in Dolibarr, i loro vantaggi, come configurarli e alcuni esempi pratici per massimizzarne il potenziale. Che tu sia un principiante o un utente esperto, questo tutorial ti fornirà informazioni essenziali per integrare questa funzionalità nei tuoi flussi di lavoro.

1. Introduzione ai Campi Calcolati in Dolibarr

a) Che Cos’è un Campo Calcolato?

Un campo calcolato è un campo dinamico il cui valore viene generato automaticamente in base a un calcolo o a una logica definita dall’utente. Questi campi mostrano dati derivati senza richiedere l’immissione manuale, riducendo gli errori e migliorando l’efficienza.

b) Perché Utilizzare i Campi Calcolati?

I campi calcolati sono utili in diversi scenari, ad esempio:

• Calcolo di totali o medie (ad esempio, il totale delle vendite per cliente).
• Generazione di valori condizionali (ad esempio, applicare uno sconto specifico in base a una soglia di acquisto).
• Monitoraggio di KPI personalizzati direttamente in Dolibarr.

2. Vantaggi dei Campi Calcolati in Dolibarr

a) Automazione dei Calcoli

I campi calcolati consentono di automatizzare attività ripetitive, eliminando l’inserimento manuale e riducendo gli errori.

b) Flessibilità e Personalizzazione

Dolibarr consente di configurare formule complesse in base alle specifiche esigenze di ogni azienda, che si tratti di calcoli semplici o avanzati.

c) Risparmio di Tempo

Riducendo la necessità di utilizzare strumenti esterni per i calcoli, i campi calcolati aumentano la produttività e permettono ai team di concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.

d) Centralizzazione dei Dati

Tutti i dati calcolati sono accessibili in Dolibarr, garantendo coerenza tra i vari moduli (fatturazione, gestione degli stock, CRM, ecc.).

3. Configurazione dei Campi Calcolati in Dolibarr

a) Prerequisiti

Per utilizzare i campi calcolati, devi attivare il modulo Campi Aggiuntivi:

1. Vai su Configurazione > Moduli/Applicazioni.
2. Attiva il modulo Campi Aggiuntivi (noto anche come Campi Personalizzati).

b) Creazione di un Campo Calcolato

1. Accesso alla Configurazione:
   • Vai su Configurazione > Campi Aggiuntivi.
   • Scegli il modulo in cui desideri aggiungere un campo calcolato (ad esempio, Clienti, Fatture, Prodotti).
2. Aggiunta di un Nuovo Campo:
   • Clicca su Crea un Nuovo Campo.
   • Compila i dettagli di base: nome, descrizione e tipo di campo.
3. Configurazione della Formula:
   • Seleziona Campo Calcolato come tipo di campo.
   • Inserisci la formula. Ad esempio:
     • Per calcolare un totale: price * quantity.
     • Per applicare uno sconto condizionale: (total >= 500) ? total * 0.9 : total.
4. Salva e Testa:
   • Salva le modifiche e testa il campo nel modulo selezionato.

c) Sintassi delle Formule

Dolibarr utilizza una sintassi semplice per definire i calcoli:

• Operazioni matematiche: +, -, *, /
• Condizioni: Usa (condizione) ? valore_se_vero : valore_se_falso.
• Riferimenti a campi esistenti: Usa il nome tecnico dei campi (ad esempio, amount, quantity).

4. Esempi Pratici: Campi Calcolati in Dolibarr

a) Esempio 1: Calcolo del Totale di un Ordine

Scenario: Un’azienda vuole mostrare automaticamente il totale di un ordine (quantità × prezzo unitario).

• Formula: quantity * price.
• Risultato: Il campo calcolato mostra automaticamente il totale per ogni riga d’ordine.

b) Esempio 2: Applicazione di Sconti Automatici

Scenario: Un’azienda applica uno sconto del 10% per ordini superiori a 1.000 €.

• Formula: (total >= 1000) ? total * 0.9 : total.
• Risultato: Dolibarr calcola automaticamente l’importo finale considerando lo sconto.

c) Esempio 3: Monitoraggio degli Stock Residui

Scenario: Un’azienda vuole monitorare lo stock residuo di un prodotto in tempo reale.

• Formula: initial_stock - quantity_sold.
• Risultato: Il campo calcolato mostra istantaneamente lo stock disponibile.

d) Esempio 4: Calcolo dei Margini

Scenario: Un’azienda vuole monitorare il margine realizzato su ogni prodotto venduto.

• Formula: (selling_price - purchase_price) * quantity.
• Risultato: Il campo calcolato mostra il margine totale per ogni transazione.

5. Consigli per Ottimizzare l’Uso dei Campi Calcolati

a) Priorità alla Semplicità

Usa formule semplici e chiare per evitare errori e facilitare la manutenzione.

b) Test Prima della Messa in Produzione

Testa il campo calcolato con dati reali prima di utilizzarlo in produzione per garantire il corretto funzionamento.

c) Combina con Moduli Complementari

I moduli aggiuntivi disponibili su Dolistore possono estendere le funzionalità dei campi calcolati, ad esempio per integrare dati esterni o generare report avanzati.

d) Forma il Tuo Team

Assicurati che i tuoi team comprendano come funzionano i campi calcolati e come possono migliorare i processi aziendali.

6. Limitazioni e Soluzioni Alternative

a) Limitazioni dei Campi Calcolati

• Prestazioni: I calcoli complessi su grandi volumi di dati possono rallentare il sistema.
• Flessibilità: Alcuni scenari avanzati potrebbero richiedere personalizzazioni aggiuntive.

b) Soluzioni Complementari

Per esigenze molto specifiche, considera:

• Lo sviluppo di moduli personalizzati.
• L’utilizzo di strumenti di analisi esterni come Excel o Power BI per completare le funzionalità di Dolibarr.

7. Prospettive di Miglioramento in Dolibarr

Dolibarr continua a evolversi per soddisfare le esigenze delle aziende moderne. Miglioramenti futuri potrebbero includere:

• Supporto per formule più complesse: Integrazione di funzioni avanzate, come gli aggregati (somme, medie).
• Interfaccia utente migliorata: Semplificazione della creazione e gestione dei campi calcolati.
• Automazione avanzata: Possibilità di attivare azioni basate sui risultati dei campi calcolati.

8. Conclusione

I campi calcolati in Dolibarr sono uno strumento potente per automatizzare i calcoli e migliorare l’efficienza operativa. Che tu voglia calcolare totali, applicare sconti o monitorare metriche chiave, questa funzionalità offre una flessibilità e una personalizzazione senza pari.

Combinando i campi calcolati con le altre funzionalità di Dolibarr, puoi centralizzare i dati, ridurre gli errori e ottimizzare i processi aziendali. Che tu sia un principiante o un esperto, è il momento di esplorare le possibilità offerte dai campi calcolati per trasformare il tuo utilizzo di Dolibarr.

Pronto per iniziare? Configura i tuoi primi campi calcolati oggi stesso e semplifica i tuoi flussi di lavoro come mai prima d’ora!