Dolibarr è uno dei sistemi ERP e CRM open source più potenti, noto per la sua modularità, semplicità ed efficienza. Tra le sue numerose funzionalità, il modulo di fatturazione è uno dei più utilizzati e apprezzati. Che tu sia un libero professionista, il titolare di una piccola impresa o parte di una realtà in crescita, emettere la tua prima fattura con Dolibarr rappresenta un passo fondamentale nella gestione digitale della tua attività.
Questa guida dettagliata ti accompagna passo dopo passo per configurare, creare e inviare la tua prima fattura con Dolibarr, garantendo un’impostazione pulita, conforme e scalabile per tutte le operazioni future di fatturazione.
1. Comprendere il flusso di fatturazione in Dolibarr
Prima di iniziare, è utile capire come Dolibarr struttura il suo sistema di fatturazione. Il processo generale include:
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Configurazione dei dati aziendali
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Impostazione di tasse, valute e formati di numerazione
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Aggiunta o selezione di un cliente (terzo)
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Definizione dei prodotti o servizi da fatturare
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Creazione della fattura (bozza)
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Convalida ed emissione della fattura
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Invio al cliente (PDF/email)
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Registrazione dei pagamenti e monitoraggio dello stato
Ciascuno di questi passaggi è supportato nativamente da Dolibarr e può essere personalizzato.
2. Prerequisiti: attivare e configurare il modulo di fatturazione
Prima di iniziare a fatturare, assicurati che i moduli necessari siano attivati.
Passaggi:
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Vai su Home > Configurazione > Moduli
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Attiva i seguenti moduli:
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Terzi (clienti/fornitori)
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Fatture
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Prodotti/Servizi (opzionale ma consigliato)
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Banca/Cassa (per i pagamenti)
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Poi:
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Vai su Configurazione > Modulo > Fatture
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Imposta il formato di numerazione delle fatture (es: FAT{yyyy}-{0000})
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Definisci i termini di pagamento predefiniti (es: 30 giorni)
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Seleziona l’aliquota IVA predefinita
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Scegli il modello PDF e carica il tuo logo
Questa configurazione garantisce fatture professionali e conformi.
3. Inserire le informazioni sulla tua azienda
Le informazioni aziendali appaiono su tutte le fatture e devono essere complete e accurate.
Per configurare:
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Vai su Home > Configurazione > Società/Organizzazione
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Compila:
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Nome azienda
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Forma giuridica
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Indirizzo
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Partita IVA o codice fiscale
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Logo (per i PDF)
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Conto bancario (IBAN/SWIFT)
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Non dimenticare di:
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Selezionare valuta e lingua predefinite
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Specificare l’utente o mittente predefinito
Questi dati sono integrati automaticamente nell’intestazione e nel piè di pagina della fattura.
4. Configurare IVA e tasse
Se la tua azienda è soggetta a IVA o altre imposte, è bene configurarle prima di creare fatture.
Per configurare:
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Vai su Configurazione > Dizionari > Aliquote IVA
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Aggiungi l’aliquota standard (es: 22%) e assegnale un nome (es: IVA standard)
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Impostala come predefinita nelle impostazioni del modulo fatture
Dolibarr consente:
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IVA per riga
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IVA globale sulla fattura
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Più aliquote in base a prodotto o cliente
In questo modo sarai conforme alle normative fiscali.
5. Aggiungere o importare un cliente (terzo)
Ogni fattura deve essere associata a un cliente. In Dolibarr, i clienti sono gestiti dal modulo Terzi.
Aggiungere manualmente un cliente:
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Vai su Terzi > Nuovo terzo
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Seleziona tipo: Cliente, Fornitore o entrambi
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Compila:
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Nome azienda o persona
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Indirizzo di fatturazione
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Partita IVA (se applicabile)
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Email, telefono, termini di pagamento
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Puoi anche importare clienti da CSV in Strumenti > Importa.
Utilizza le categorie per segmentare i clienti (es: nazionale/internazionale).
6. Aggiungere prodotti o servizi da fatturare
Puoi inserire le righe manualmente, ma usare prodotti/servizi predefiniti velocizza il processo.
Per aggiungere:
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Vai su Prodotti/Servizi > Nuovo prodotto/servizio
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Definisci:
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Nome e descrizione
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Prezzo (IVA esclusa o inclusa)
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Aliquota IVA
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Tipo (prodotto o servizio)
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Puoi organizzare in categorie, aggiungere codici a barre o SKU.
Se non gestisci il magazzino, ti bastano nome e prezzo.
7. Creare la tua prima fattura (bozza)
Con tutto configurato, puoi ora creare la fattura.
Passaggi:
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Vai su Fatturazione > Nuova fattura cliente
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Seleziona il cliente
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Aggiungi una o più righe:
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Scegli tra prodotti/servizi o inserisci manualmente
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Inserisci quantità, prezzo, IVA, eventuali sconti
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Definisci data fattura e scadenza
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Salva come bozza
Finché è in bozza puoi:
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Modificare i dati
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Aggiungere note (pubbliche o private)
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Allegare file (es: ordine cliente)
Verifica con attenzione prima di procedere.
8. Convalidare ed emettere la fattura
Una volta verificata, convalida la fattura per renderla ufficiale.
Per convalidare:
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Apri la fattura in bozza
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Clicca su Convalida
Dolibarr:
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Assegna un numero univoco
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Blocca le modifiche
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Genera il PDF
Questo passaggio è indispensabile per il pagamento e l’invio.
9. Generare e inviare la fattura PDF
Una volta convalidata, puoi scaricarla o inviarla.
Opzioni:
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Clic su Scarica PDF
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Clic su Invia via email (configurare SMTP o PHP mail)
Puoi:
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Allegare documenti
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Personalizzare il messaggio con un modello
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Includere istruzioni di pagamento
Gestire le fatture direttamente da Dolibarr semplifica il lavoro.
10. Registrare un pagamento e monitorare lo stato
Quando il cliente paga, registra il pagamento in Dolibarr.
Per farlo:
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Apri la fattura
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Clic su Aggiungi pagamento
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Inserisci:
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Data pagamento
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Importo
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Metodo (bonifico, contanti, carta)
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Conto bancario
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Dolibarr aggiorna lo stato:
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Pagata se saldata completamente
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Parzialmente pagata se incompleta
Puoi anche:
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Generare ricevute
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Esportare in contabilità
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Visualizzare crediti scaduti
11. Automatizzare i solleciti (opzionale)
Dolibarr può inviare solleciti automatici per fatture scadute.
Per attivare:
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Vai su Configurazione > Moduli > Emailing o Agenda
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Crea promemoria automatici secondo la scadenza
Puoi:
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Inviare reminder dopo X giorni
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Allegare la fattura
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Aumentare il tono del messaggio (gentile > deciso > finale)
Riduce il lavoro manuale e migliora l’incasso.
12. Monitoraggio ed esportazione dei dati di fatturazione
Le fatture sono una fonte preziosa di dati.
Dolibarr offre report:
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Fatturato per cliente, prodotto, periodo
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Fatture pagate e non pagate
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Riepilogo IVA
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Esportazione CSV per Excel o contabilità
Accedi via Fatturazione > Statistiche o dal modulo Report.
13. Consigli per una fatturazione efficiente
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Usa formati di numerazione coerenti
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Verifica le partite IVA UE (tramite VIES)
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Convalida sempre prima dell’invio
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Archivia le fatture inviate (Dolibarr lo fa automaticamente)
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Forma il team se ci sono più utenti
Buone pratiche portano a pagamenti più rapidi e meno errori.
Conclusione
Emettere la tua prima fattura in Dolibarr può sembrare complesso, ma è un passaggio essenziale per la gestione professionale del tuo business. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, modularità e funzionalità avanzate, Dolibarr ti permette di creare fatture accurate, conformi e ben presentate in pochi minuti.
Con una buona configurazione iniziale, prodotti e clienti ben organizzati, costruisci una base solida per l’intera gestione amministrativa.
Inizia semplice. Fallo bene. E lascia che Dolibarr gestisca l’amministrazione mentre tu ti concentri sulla crescita.