Dolibarr est l’un des systèmes ERP et CRM open source les plus puissants, réputé pour sa modularité, sa simplicité et son efficacité. Parmi ses nombreuses fonctionnalités, le module de facturation est l’un des plus utilisés et appréciés. Que vous soyez freelance, dirigeant d’une petite entreprise ou membre d’une structure en croissance, émettre votre première facture avec Dolibarr représente une étape essentielle dans la gestion numérique de votre activité.
Ce guide détaillé vous accompagne pas à pas pour configurer, créer et envoyer votre première facture avec Dolibarr, tout en garantissant un paramétrage propre, conforme et évolutif pour vos futures opérations de facturation.
1. Comprendre le flux de facturation dans Dolibarr
Avant de commencer, il est utile de comprendre comment Dolibarr structure son système de facturation. Le processus général comprend :
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Configuration des données de l’entreprise
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Paramétrage des taxes, devises et formats de numérotation
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Ajout ou sélection d’un client (tiers)
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Définition des produits ou services à facturer
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Création de la facture (brouillon)
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Validation et émission de la facture
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Envoi au client (PDF/email)
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Enregistrement des paiements et suivi du statut
Chacune de ces étapes est prise en charge nativement par Dolibarr et peut être personnalisée.
2. Prérequis : activer et configurer le module de facturation
Avant de commencer à facturer, assurez-vous que les modules nécessaires sont bien activés.
Étapes :
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Allez dans Accueil > Configuration > Modules
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Activez les modules suivants :
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Tiers (clients/fournisseurs)
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Factures
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Produits/Services (optionnel mais conseillé)
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Banque/Caisse (pour les paiements)
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Ensuite :
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Allez dans Configuration > Module > Factures
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Définissez le format de numérotation des factures (ex : FAC{yyyy}-{0000})
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Choisissez les conditions de paiement par défaut (ex : 30 jours)
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Sélectionnez le taux de TVA par défaut
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Choisissez votre modèle PDF et insérez votre logo
Ce paramétrage garantit des factures professionnelles et conformes.
3. Renseigner les informations de votre entreprise
Les informations de votre société apparaîtront sur toutes vos factures et doivent être complètes et exactes.
Pour configurer :
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Allez dans Accueil > Configuration > Société/Organisation
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Complétez :
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Nom de l’entreprise
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Forme juridique
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Adresse
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Numéro de TVA ou identifiant fiscal
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Logo (pour les PDFs)
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Compte bancaire (IBAN/SWIFT)
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N’oubliez pas de :
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Choisir votre devise et langue par défaut
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Spécifier l’utilisateur ou l’expéditeur par défaut
Ces données s’intègrent directement dans l’en-tête et le pied de page de vos factures.
4. Configurer la TVA et les taxes
Si votre entreprise est soumise à la TVA ou à une taxe sur les ventes, configurez-les avant toute création de facture.
Pour configurer :
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Allez dans Configuration > Dictionnaires > Taux de TVA
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Ajoutez votre taux standard (ex : 20 %) et nommez-le (ex : TVA standard)
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Définissez-le comme taux par défaut dans les paramètres du module facture
Dolibarr permet :
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Une TVA par ligne
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Une TVA globale sur la facture
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Plusieurs taux (selon le produit ou le client)
Cela vous aide à respecter les règles fiscales nationales et internationales.
5. Ajouter ou importer un client (tiers)
Chaque facture doit être associée à un client. Dans Dolibarr, les clients sont gérés via le module Tiers.
Ajouter un client manuellement :
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Allez dans Tiers > Nouveau tiers
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Choisissez le type : Client, Fournisseur ou les deux
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Remplissez :
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Nom ou raison sociale
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Adresse de facturation
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Numéro de TVA (si applicable)
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Email, téléphone, conditions de paiement
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Vous pouvez aussi importer des clients via un fichier CSV dans Outils > Import.
Pensez à utiliser des catégories pour segmenter vos clients (ex : national / international).
6. Ajouter les produits ou services à facturer
Vous pouvez saisir manuellement les lignes de la facture, mais utiliser des produits/services prédéfinis accélère le processus.
Pour ajouter :
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Allez dans Produits/Services > Nouveau produit/service
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Définissez :
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Nom et description
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Prix (HT ou TTC)
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Taux de TVA
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Type (produit ou service)
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Vous pouvez organiser vos articles par catégories, attribuer des codes-barres ou des références.
Si vous ne gérez pas de stock, limitez-vous au nom et prix.
7. Créer votre première facture (brouillon)
Avec tous les éléments en place, créez maintenant la facture.
Étapes :
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Allez dans Facturation > Nouvelle facture client
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Sélectionnez le client
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Ajoutez une ou plusieurs lignes :
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Choisissez parmi vos produits/services ou saisissez manuellement
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Indiquez la quantité, le prix, la TVA, et une remise éventuelle
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Définissez la date de facture et la date d’échéance
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Enregistrez en brouillon
Tant que la facture est en brouillon, vous pouvez :
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Modifier toutes les informations
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Ajouter des notes (publiques ou privées)
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Joindre des fichiers (ex : bon de commande)
Prenez le temps de bien vérifier.
8. Valider et émettre la facture
Une fois satisfait, il faut valider la facture pour lui attribuer un numéro officiel.
Pour valider :
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Ouvrez la facture en brouillon
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Cliquez sur Valider
Dolibarr :
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Attribue un numéro de facture unique
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Gèle les lignes (plus de modifications possibles)
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Génère automatiquement le PDF
Cette étape est indispensable pour enregistrer un paiement ou envoyer la facture.
9. Générer et envoyer la facture PDF
Une facture validée peut être téléchargée ou envoyée au client.
Options :
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Cliquez sur Télécharger le PDF
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Cliquez sur Envoyer par email (Dolibarr doit être configuré avec SMTP ou mail PHP)
Vous pouvez :
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Ajouter des documents joints
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Personnaliser le message avec un modèle
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Inclure des instructions de paiement
Envoyer les factures directement depuis Dolibarr centralise le processus.
10. Enregistrer un paiement et suivre le statut
Lorsque le client règle la facture, enregistrez le paiement dans Dolibarr.
Pour enregistrer un paiement :
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Ouvrez la facture
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Cliquez sur Ajouter un paiement
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Renseignez :
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Date du paiement
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Montant reçu
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Mode de paiement (virement, espèce, carte)
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Compte bancaire associé
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Dolibarr met à jour le statut :
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Payée si montant total reçu
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Partiellement payée si paiement incomplet
Vous pouvez également :
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Générer un reçu
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Exporter vers votre comptabilité
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Visualiser les soldes impayés ou en retard
11. Automatiser les relances (optionnel)
Dolibarr peut envoyer automatiquement des relances pour les factures en retard.
Pour activer :
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Allez dans Configuration > Modules > Emailing ou Agenda
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Créez des relances automatiques selon la date d’échéance
Vous pouvez :
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Envoyer un rappel après X jours
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Joindre la facture PDF
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Escalader les relances (gentille > ferme > finale)
Cela réduit les relances manuelles et améliore la trésorerie.
12. Suivi et export des données de facturation
Les factures sont aussi une source de données précieuses.
Dolibarr propose des outils de reporting :
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Chiffre d’affaires par client, produit, période
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Suivi des factures payées et impayées
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Résumé des taxes (utile pour la TVA)
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Export CSV pour Excel ou logiciel comptable
Accédez à ces rapports via Facturation > Statistiques ou le module Rapports.
13. Conseils pour une facturation fluide
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Utilisez des formats de numérotation cohérents
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Vérifiez les n° de TVA des clients européens (via VIES si besoin)
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Validez toujours vos factures avant envoi
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Sauvegardez vos factures envoyées (Dolibarr le fait automatiquement)
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Formez les utilisateurs si plusieurs personnes gèrent la facturation
De bonnes pratiques mènent à des paiements plus rapides et moins d’erreurs.
Conclusion
Émettre votre première facture dans Dolibarr peut sembler technique, mais c’est une étape clé dans la gestion professionnelle de votre activité. Grâce à son interface intuitive, sa flexibilité modulaire et ses fonctionnalités solides, Dolibarr vous permet de créer des factures précises, conformes et bien présentées en quelques minutes.
En prenant le temps de bien configurer votre module de facturation, de définir vos produits/services et d’organiser vos clients, vous posez les bases d’un système robuste et évolutif.
Commencez simplement. Faites-le bien. Et laissez Dolibarr gérer la charge administrative pendant que vous développez votre entreprise.