Dolibarr ist eines der leistungsstärksten Open-Source-ERP- und CRM-Systeme und bekannt für seine Modularität, Benutzerfreundlichkeit und Effizienz. Unter seinen zahlreichen Funktionen ist das Rechnungsmodul eines der am häufigsten genutzten. Ganz gleich, ob Sie Freiberufler, Inhaber eines Kleinunternehmens oder Teil eines wachsenden Teams sind – das Erstellen Ihrer ersten Rechnung in Dolibarr ist ein entscheidender Schritt in der digitalen Geschäftsverwaltung.

Diese ausführliche Anleitung begleitet Sie Schritt für Schritt bei der Konfiguration, Erstellung und dem Versand Ihrer ersten Rechnung mit Dolibarr – mit Fokus auf eine saubere, rechtskonforme und zukunftssichere Einrichtung.

1. Den Rechnungsablauf in Dolibarr verstehen

Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich mit dem allgemeinen Ablauf der Rechnungsstellung in Dolibarr vertraut machen. Der Prozess besteht aus:

1. Unternehmensdaten einrichten

2. Steuern, Währungen und Nummernformate konfigurieren

3. Einen Kunden (Dritten) anlegen oder auswählen

4. Produkte oder Dienstleistungen zur Rechnung hinzufügen

5. Rechnung als Entwurf erstellen

6. Rechnung validieren und offiziell machen

7. An den Kunden senden (PDF/E-Mail)

8. Zahlung erfassen und Status überwachen

Jeder dieser Schritte ist direkt in Dolibarr integriert und anpassbar.

2. Voraussetzungen: Rechnungsmodul aktivieren und konfigurieren

Bevor Sie mit der Rechnungsstellung beginnen können, müssen Sie die erforderlichen Module aktivieren.

Schritte:

• Gehen Sie zu Start > Konfiguration > Module

• Aktivieren Sie folgende Module:

  • Dritte (Kunden/Lieferanten)

  • Rechnungen

  • Produkte/Dienstleistungen (optional, aber empfohlen)

  • Bank/Kasse (für Zahlungserfassung)

Dann:

• Gehen Sie zu Konfiguration > Modul > Rechnungen

• Legen Sie ein Nummerierungsschema fest (z. B. RE{yyyy}-{0000})

• Definieren Sie Standardzahlungsbedingungen (z. B. 30 Tage)

• Wählen Sie den Standard-Mehrwertsteuersatz

• Wählen Sie Ihre bevorzugte PDF-Vorlage und laden Sie Ihr Logo hoch

So stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen professionell und gesetzeskonform sind.

3. Unternehmensinformationen eintragen

Diese Angaben erscheinen auf allen Rechnungen und müssen korrekt und vollständig sein.

Vorgehen:

• Gehen Sie zu Start > Konfiguration > Firma/Organisation

• Tragen Sie ein:

  • Firmenname

  • Rechtsform

  • Adresse

  • Steuernummer/USt-IdNr.

  • Logo (für PDF)

  • Bankverbindung (IBAN/SWIFT)

Vergessen Sie nicht:

• Standardwährung und Sprache zu wählen

• Standard-Absender bzw. Ansprechpartner zu definieren

Diese Daten erscheinen automatisch in Kopf- und Fußzeilen Ihrer Dokumente.

4. Umsatzsteuer und Steuersätze einrichten

Falls Sie umsatzsteuerpflichtig sind, richten Sie die entsprechenden Steuersätze vor der ersten Rechnung ein.

So geht's:

• Gehen Sie zu Konfiguration > Wörterbücher > Mehrwertsteuersätze

• Fügen Sie Ihren Standardsteuersatz hinzu (z. B. 19 %) und benennen Sie ihn

• Legen Sie diesen als Standard im Rechnungsmodul fest

Dolibarr erlaubt:

• Steuersätze pro Position

• Globalen Steuersatz für die gesamte Rechnung

• Mehrere Steuersätze je nach Produkt oder Kunde

So erfüllen Sie alle steuerlichen Anforderungen korrekt.

5. Kunden (Dritte) hinzufügen oder importieren

Jede Rechnung muss mit einem Kunden verknüpft sein. Kunden werden im Modul Dritte verwaltet.

Manuell hinzufügen:

• Gehen Sie zu Dritte > Neuer Dritter

• Wählen Sie Typ: Kunde, Lieferant oder beides

• Erfassen Sie:

  • Name (Firma oder Person)

  • Rechnungsadresse

  • USt-ID (falls zutreffend)

  • E-Mail, Telefon, Zahlungsbedingungen

Alternativ können Sie Kunden auch per CSV über Werkzeuge > Import hochladen.

Nutzen Sie Kategorien, um Kunden zu segmentieren (z. B. national/international).

6. Produkte oder Dienstleistungen hinzufügen

Statt Rechnungspositionen manuell einzugeben, ist es effektiver, vordefinierte Produkte/Dienstleistungen zu verwenden.

So erstellen Sie neue Artikel:

• Gehen Sie zu Produkte/Dienstleistungen > Neues Produkt/Dienstleistung

• Geben Sie an:

  • Name und Beschreibung

  • Preis (netto oder brutto)

  • Mehrwertsteuersatz

  • Art: Produkt oder Dienstleistung

Sie können Kategorien anlegen, Barcodes oder Artikelnummern vergeben.

Wenn Sie kein Lager verwalten, genügen Name und Preis.

7. Erste Rechnung als Entwurf erstellen

Jetzt können Sie Ihre erste Rechnung anlegen.

Schritte:

• Gehen Sie zu Fakturierung > Neue Kundenrechnung

• Wählen Sie den Kunden aus

• Fügen Sie eine oder mehrere Positionen hinzu:

  • Aus Produktliste oder manuell

  • Menge, Preis, MwSt., Rabatt eingeben

• Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum definieren

• Als Entwurf speichern

Solange der Status „Entwurf“ ist, können Sie:

• Änderungen vornehmen

• Notizen hinzufügen (öffentlich oder intern)

• Anhänge hochladen (z. B. Bestellformular)

Prüfen Sie alles sorgfältig, bevor Sie weitermachen.

8. Rechnung validieren und freigeben

Sobald alles korrekt ist, validieren Sie die Rechnung, um sie offiziell zu machen.

Validierung:

• Öffnen Sie die Rechnung

• Klicken Sie auf Validieren

Dolibarr:

• Vergibt eine eindeutige Rechnungsnummer

• Sperrt Bearbeitungen

• Erstellt automatisch die PDF-Rechnung

Nur validierte Rechnungen können bezahlt oder verschickt werden.

9. PDF-Rechnung generieren und versenden

Sobald validiert, können Sie die Rechnung herunterladen oder senden.

Optionen:

• PDF herunterladen

• Per E-Mail senden (SMTP oder PHP-Mail muss eingerichtet sein)

Sie können:

• Anhänge beifügen

• Nachricht mit Vorlagen personalisieren

• Zahlungsinformationen integrieren

So bleibt der Versand direkt im System und spart Zeit.

10. Zahlung erfassen und Status überwachen

Wenn der Kunde bezahlt, erfassen Sie dies in Dolibarr.

So geht’s:

• Öffnen Sie die Rechnung

• Klicken Sie auf Zahlung erfassen

• Geben Sie ein:

  • Zahlungsdatum

  • Betrag

  • Zahlungsmethode (Überweisung, Bar, Karte)

  • Bankkonto

Dolibarr aktualisiert den Status:

• Bezahlt bei vollständiger Zahlung

• Teilweise bezahlt bei Teilzahlung

Sie können auch:

• Quittung erstellen

• Export in Buchhaltungssoftware durchführen

• Mahnwesen nutzen

11. Automatische Zahlungserinnerungen (optional)

Dolibarr kann überfällige Rechnungen automatisch anmahnen.

Aktivierung:

• Gehen Sie zu Konfiguration > Module > E-Mail oder Agenda

• Legen Sie Regeln für automatische Erinnerungen fest

Sie können:

• Erinnerungen nach X Tagen senden

• PDF-Rechnung beifügen

• Eskalieren (freundlich > bestimmt > final)

Das spart Zeit und sichert Liquidität.

12. Auswertung und Export von Rechnungsdaten

Rechnungen liefern wichtige Geschäftsdaten.

Dolibarr bietet Berichte zu:

• Umsatz nach Kunde, Produkt, Zeitraum

• Bezahlt vs. offen

• Steuerübersichten

• CSV-Export für Excel/Buchhaltung

Zugriff über Fakturierung > Statistiken oder das Modul Berichte.

13. Tipps für effizientes Rechnungswesen

• Einheitliche Nummerierung verwenden

• EU-USt-ID prüfen (über VIES)

• Immer vor Versand validieren

• Rechnungen archivieren (Dolibarr speichert automatisch)

• Mitarbeiter schulen, wenn mehrere Nutzer beteiligt sind

Gute Prozesse führen zu schnellerem Zahlungseingang und weniger Fehlern.

Fazit

Ihre erste Rechnung mit Dolibarr mag anfangs technisch wirken, ist aber ein essenzieller Schritt in der professionellen Unternehmensführung. Mit der benutzerfreundlichen Oberfläche, modularer Flexibilität und umfangreichen Funktionen erstellen Sie in wenigen Minuten korrekte und ansprechende Rechnungen.

Wenn Sie den Rechnungsbereich sauber konfigurieren, Produkte und Kunden ordentlich pflegen, schaffen Sie eine tragfähige Grundlage für Ihre gesamte Verwaltung.

Starten Sie einfach. Machen Sie es richtig. Und überlassen Sie Dolibarr die Administration, während Sie Ihr Geschäft vorantreiben.