Dolibarr è un ERP/CRM open-source molto apprezzato dalle piccole imprese, dalle PMI e dai professionisti per la sua facilità d’uso e il suo design modulare. Tra le sue funzionalità principali figura un modulo di contabilità che permette di gestire facilmente le fatture, i pagamenti e l’intero monitoraggio finanziario, fino alla preparazione del bilancio. In questo articolo ti forniamo una guida passo passo per impostare la contabilità in Dolibarr, automatizzare alcune operazioni (come il riconoscimento bancario, il calcolo dell’IVA ecc.) e aumentare l’efficienza.

1. Preparare l’ambiente contabile

1.1. Verificare i moduli attivati

Come primo passo, assicurati che i moduli necessari per la contabilità siano attivi in Dolibarr. Per verificarlo:

1. Vai su Home > Configurazione > Moduli.
2. Abilita (o controlla) i moduli “Fatturazione”, “Banca/Cassa” e “Contabilità”.
3. Salva le impostazioni e, se necessario, installa eventuali moduli aggiuntivi (gestione dell’IVA, esportazione scritture, ecc.).

1.2. Scegliere il piano dei conti

Dolibarr offre diversi piani dei conti predefiniti oppure consente di importarne uno personalizzato. A seconda del tuo Paese e della forma giuridica (microimpresa, società, associazione), scegli il piano dei conti adatto:

1. In Configurazione > Moduli > Contabilità, seleziona il tuo Piano dei conti (ad esempio “Italia – Piano dei conti generico” se esiste, o un piano personalizzato).
2. Personalizza, se necessario, i conti di costo, di ricavo o patrimoniali in base alle attività della tua azienda.

1.3. Configurare le aliquote IVA

La gestione dell’IVA è essenziale per la fatturazione e per la registrazione delle vendite/spese.

1. In Configurazione > Moduli > Tasse, imposta le aliquote IVA o altre tasse applicabili (22%, 10%, 5%, 0%, ecc., a seconda del tuo settore).
2. Verifica che l’assegnazione automatica dell’IVA ai tuoi prodotti e servizi sia corretta.
3. Assicurati che le aliquote siano associate correttamente alle categorie di prodotto o di spesa.

2. Creazione e monitoraggio delle fatture

2.1. Creare le fatture

Con il modulo “Fatturazione” puoi generare facilmente le fatture per i clienti:

1. Vai su Fatturazione > Nuova fattura.
2. Seleziona il cliente, la data di scadenza e le linee di prodotto o servizio da fatturare.
3. Convalida la fattura e inviala direttamente via e-mail al cliente.

Dolibarr calcola automaticamente l’IVA in base alle aliquote configurate. Le fatture generate compaiono nell’elenco di quelle in corso o finalizzate, consentendoti di monitorare in tempo reale il fatturato.

2.2. Note di credito e solleciti

In caso di errore di fatturazione o reso di un prodotto, puoi emettere una nota di credito:

1. Nella fattura interessata, scegli Crea nota di credito.
2. Modifica le linee di prodotto/servizio e convalida.

Dolibarr gestisce anche i solleciti automatici per le fatture non pagate. Puoi impostare un ritardo prima di inviare un promemoria via e-mail al cliente, per semplificare il recupero crediti e migliorare il flusso di cassa.

3. Registrazione e riconciliazione dei pagamenti

3.1. Incassi e pagamenti

Il modulo “Banca/Cassa” permette di registrare entrate (pagamenti da clienti) e uscite (pagamenti a fornitori, spese varie):

1. Vai su Banca/Cassa > Nuovo movimento.
2. Seleziona il conto bancario, la categoria della transazione (fattura cliente, fattura fornitore, spese varie, ecc.) e inserisci l’importo.
3. Collega il movimento a una fattura specifica, se necessario.

Questa fase è fondamentale per mantenere aggiornati in Dolibarr il tuo saldo bancario e la liquidità.

3.2. Riconciliazione bancaria automatizzata

Dolibarr può automatizzare la riconciliazione bancaria se la tua banca fornisce estratti conto in formato OFX, QIF, CSV, ecc.:

1. Scarica l’estratto conto dal tuo servizio di home banking.
2. In Banca/Cassa > Riconciliazione, importa l’estratto conto.
3. Dolibarr cercherà di abbinare automaticamente entrate e uscite alle fatture e ai movimenti già esistenti. Successivamente, potrai confermare o correggere manualmente le eventuali differenze.

4. Automatizzare scritture e IVA

4.1. Generazione delle scritture contabili

Una volta che vendite, acquisti e pagamenti sono registrati in Dolibarr, puoi generare automaticamente le scritture contabili:

1. Vai su Contabilità > Scritture.
2. Seleziona il periodo (mese, trimestre, anno) per il quale desideri generare le scritture.
3. Dolibarr crea quindi scritture di tipo “vendita” (per le fatture ai clienti), “acquisto” (per le spese) e “banca” (per i pagamenti).

Verifica l’esattezza di queste scritture prima di convalidarle definitivamente (o di esportarle in un software contabile di terze parti, se necessario).

4.2. Dichiarazione IVA

Dolibarr può anche aiutarti nella preparazione della dichiarazione IVA:

1. In Contabilità > Dichiarazione IVA, seleziona il periodo (mensile o trimestrale) di riferimento.
2. Il sistema calcola l’IVA a debito (vendite) e l’IVA a credito (acquisti), oltre all’importo eventualmente dovuto o da recuperare.
3. Esporta il riepilogo per compilare la dichiarazione sul tuo portale fiscale o fornisci i dati al tuo commercialista.

5. Generare bilanci e conto economico

5.1. Report finanziari

Dolibarr offre diversi report e prospetti finanziari per analizzare la salute della tua azienda:

• Mastro generale: Elenco di tutte le scritture contabili ordinate per conto.
• Bilancio di verifica: Riassume i saldi dei vari conti (attivo, passivo, costi, ricavi).
• Conto economico (P&L): Mostra profitti o perdite su un determinato periodo.

5.2. Preparare il bilancio

Oltre al conto economico, il bilancio raggruppa l’attivo (ciò che l’azienda possiede) e il passivo (debiti e patrimonio netto):

1. In Contabilità > Report, cerca il Bilancio o il “Bilancio di verifica” pertinente.
2. Controlla l’accuratezza delle scritture e la coerenza generale (saldo di cassa, crediti verso clienti, debiti verso fornitori, ecc.).
3. Esporta in PDF o in foglio elettronico per inviarlo al tuo commercialista o per conservarlo negli archivi.

6. Best practice e suggerimenti

6.1. Mantenere la coerenza dei dati

• Aggiornamenti: Assicurati di utilizzare l’ultima versione di Dolibarr e di tenere aggiornato il tuo piano dei conti.
• Formazione: Metti a parte i tuoi collaboratori o il reparto contabilità dell’interfaccia di Dolibarr, per ridurre gli errori di inserimento.

6.2. Pianificare backup regolari

Come qualunque applicazione aziendale, Dolibarr richiede backup frequenti (sia del database che dei file). In caso di problemi tecnici, eviterai di perdere lo storico contabile.

6.3. Consultare un commercialista

Sebbene Dolibarr semplifichi la gestione della contabilità, è importante far rivedere periodicamente i conti da un professionista, che potrà consigliarti sull’ottimizzazione fiscale e la conformità normativa.

Conclusione

Gestire la contabilità in Dolibarr—dall’emissione delle fatture fino al bilancio—consente di centralizzare tutti i dati finanziari dell’azienda in un’unica interfaccia. Grazie a una configurazione adeguata (piano dei conti, IVA, scritture automatizzate) e a funzionalità come la riconciliazione bancaria o la generazione del bilancio, potrai aumentare l’efficienza e avere una visione chiara della tua situazione finanziaria.

Ti consigliamo di esplorare in profondità ogni modulo e di rimanere aggiornato su eventuali novità o componenti aggiuntivi proposti dalla community di Dolibarr. Con un po’ di pratica e un’attenta configurazione, Dolibarr diventerà un alleato prezioso per gestire al meglio la contabilità quotidiana.