Dolibarr ist ein Open-Source-ERP/CRM, das von kleinen Unternehmen, KMU und Freiberuflern wegen seiner Benutzerfreundlichkeit und modularen Struktur sehr geschätzt wird. Zu den wichtigsten Funktionen gehört ein Buchhaltungsmodul, mit dem Sie Rechnungen, Zahlungen und das gesamte Finanzcontrolling einfach verwalten können – bis hin zur Erstellung der Bilanz. In diesem Artikel finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie die Buchhaltung in Dolibarr einrichten, bestimmte Abläufe automatisieren (z. B. Bankabgleich, Mehrwertsteuerberechnung usw.) und somit Ihre Effizienz steigern.

1. Vorbereitung der Buchhaltungsumgebung

1.1. Überprüfung der aktivierten Module

Stellen Sie zunächst sicher, dass die für die Buchhaltung erforderlichen Module in Dolibarr aktiviert sind. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Gehen Sie zu Startseite > Konfiguration > Module.
2. Aktivieren (bzw. prüfen) Sie die Module „Rechnungsstellung“, „Bank/Kasse“ und „Buchhaltung“.
3. Speichern Sie die Einstellungen und installieren Sie gegebenenfalls weitere benötigte Module (z. B. Mehrwertsteuer-Verwaltung, Export von Buchungen usw.).

1.2. Auswahl des Kontenplans

Dolibarr bietet mehrere vordefinierte Kontenpläne an oder erlaubt Ihnen den Import eines eigenen Plans. Je nach Ihrem Land und Ihrer Rechtsform (Kleingewerbe, Unternehmen, Verein) wählen Sie den passenden Kontenplan:

1. Unter Konfiguration > Module > Buchhaltung wählen Sie den gewünschten Kontenplan aus (z. B. „Deutschland – Standardkontenrahmen“, falls vorhanden, oder einen individuell angepassten).
2. Passen Sie – falls nötig – die Aufwands-, Ertrags- oder Bilanzkonten an die Aktivitäten Ihres Unternehmens an.

1.3. Festlegung der Mehrwertsteuersätze

Die Verwaltung der Mehrwertsteuer ist entscheidend für die Rechnungsstellung und die Erfassung von Verkäufen/Ausgaben.

1. Unter Konfiguration > Module > Steuern richten Sie die gültigen MwSt.- oder Steuersätze ein (z. B. 19 %, 7 %, 0 %, je nach Branche).
2. Prüfen Sie, ob die automatische Zuordnung der MwSt. zu Ihren Produkten und Dienstleistungen korrekt ist.
3. Achten Sie darauf, dass die Steuersätze den jeweiligen Produkt- oder Kostenkategorien korrekt zugeordnet sind.

2. Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen

2.1. Rechnungen anlegen

Mit dem Modul „Rechnungsstellung“ können Sie problemlos Kundenrechnungen erstellen:

1. Gehen Sie zu Rechnungsstellung > Neue Rechnung.
2. Wählen Sie den Kunden, das Fälligkeitsdatum und die zu fakturierenden Produkt- oder Dienstleistungsposten aus.
3. Bestätigen Sie die Rechnung und senden Sie sie direkt per E-Mail an den Kunden.

Dolibarr berechnet die MwSt. automatisch auf Basis der festgelegten Sätze. Die erstellten Rechnungen werden in einer Liste der offenen oder abgeschlossenen Rechnungen angezeigt, sodass Sie Ihren Umsatz in Echtzeit verfolgen können.

2.2. Gutschriften und Mahnungen

Bei Abrechnungsfehlern oder Warenrücksendungen können Sie eine Gutschrift ausstellen:

1. Wählen Sie in der betreffenden Rechnung die Option Gutschrift erstellen.
2. Bearbeiten Sie die Produkt-/Dienstleistungspositionen und bestätigen Sie diese.

Dolibarr ermöglicht außerdem automatische Mahnungen für unbezahlte Rechnungen. Sie können eine Frist festlegen, nach deren Ablauf eine Erinnerung per E-Mail an den Kunden gesendet wird. Das erleichtert das Forderungsmanagement und verbessert Ihre Liquidität.

3. Erfassung und Abgleich von Zahlungen

3.1. Einnahmen und Ausgaben

Das Modul „Bank/Kasse“ erlaubt es Ihnen, Einnahmen (Kundenzahlungen) und Ausgaben (Zahlungen an Lieferanten, diverse Kosten) zu erfassen:

1. Gehen Sie zu Bank/Kasse > Neue Bewegung.
2. Wählen Sie das Bankkonto, die Kategorie der Transaktion (Kundenrechnung, Lieferantenrechnung, sonstige Ausgaben usw.) und geben Sie den Betrag ein.
3. Verknüpfen Sie die Bewegung bei Bedarf mit einer bestimmten Rechnung.

Dieser Schritt ist entscheidend, damit Dolibarr Ihren Kontostand und Ihre Liquidität auf dem aktuellen Stand halten kann.

3.2. Automatisierter Bankabgleich

Dolibarr kann den Bankabgleich automatisieren, sofern Ihre Bank Kontoauszüge in einem geeigneten Format (OFX, QIF, CSV usw.) zur Verfügung stellt:

1. Laden Sie den Kontoauszug in Ihrem Online-Banking herunter.
2. Gehen Sie zu Bank/Kasse > Abgleich und importieren Sie den Auszug.
3. Dolibarr versucht, die Einnahmen und Ausgaben automatisch bestehenden Rechnungen und Bewegungen zuzuordnen. Anschließend können Sie Abweichungen manuell bestätigen oder korrigieren.

4. Automatisieren von Buchungen und MwSt.

4.1. Erzeugung von Buchungssätzen

Sobald Verkäufe, Einkäufe und Zahlungen in Dolibarr erfasst sind, können Sie automatisch Buchungssätze generieren:

1. Gehen Sie zu Buchhaltung > Buchungen.
2. Wählen Sie den Zeitraum (Monat, Quartal, Jahr), für den Sie Buchungssätze erstellen möchten.
3. Dolibarr legt daraufhin Buchungssätze vom Typ „Verkauf“ (für Kundenrechnungen), „Einkauf“ (für Ausgaben) und „Bank“ (für Zahlungen) an.

Prüfen Sie die Korrektheit dieser Buchungssätze, bevor Sie sie endgültig bestätigen (oder sie bei Bedarf in eine andere Buchhaltungssoftware exportieren).

4.2. Umsatzsteuererklärung

Dolibarr kann Sie auch bei der Vorbereitung Ihrer Umsatzsteuererklärung unterstützen:

1. Gehen Sie zu Buchhaltung > Umsatzsteuer-Erklärung und wählen Sie den relevanten Zeitraum (monatlich oder vierteljährlich).
2. Das System berechnet die vereinnahmte MwSt. (Verkäufe) und die abziehbare MwSt. (Einkäufe) sowie den zu zahlenden oder erstattungsfähigen Restbetrag.
3. Exportieren Sie die Zusammenfassung, um Ihre Steuererklärung in Ihrem Online-Portal auszufüllen, oder leiten Sie sie an Ihren Steuerberater weiter.

5. Erstellung von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen

5.1. Finanzberichte

Dolibarr stellt verschiedene Berichte und Finanzübersichten zur Verfügung, um den Zustand Ihres Unternehmens zu analysieren:

• Hauptbuch: Liste aller Buchungssätze, sortiert nach Konten.
• Saldenliste: Gibt die Kontensalden verschiedener Bereiche (Aktiva, Passiva, Aufwendungen, Erträge) wieder.
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Zeigt Gewinne oder Verluste in einem bestimmten Zeitraum.

5.2. Vorbereitung der Bilanz

Zusätzlich zur GuV stellt die Bilanz die Vermögenswerte (Aktiva) und Schulden (Passiva samt Eigenkapital) Ihres Unternehmens zusammen:

1. Unter Buchhaltung > Berichte suchen Sie nach der Bilanz oder der passenden „Saldenliste“.
2. Überprüfen Sie die Buchungen auf Richtigkeit sowie die Gesamtkonsistenz (Kassensaldo, Forderungen, Verbindlichkeiten usw.).
3. Exportieren Sie die Daten als PDF oder Tabellenkalkulation, um sie an Ihren Steuerberater weiterzuleiten oder für Ihre Unterlagen aufzubewahren.

6. Best Practices und Tipps

6.1. Datenkonsistenz sicherstellen

• Updates: Verwenden Sie stets die aktuellste Dolibarr-Version und halten Sie Ihren Kontenplan auf dem neuesten Stand.
• Schulung: Weisen Sie Ihr Team oder Ihre Buchhaltungsabteilung in die Dolibarr-Oberfläche ein, um Fehleingaben zu reduzieren.

6.2. Regelmäßige Backups planen

Wie jede Unternehmenssoftware benötigt Dolibarr regelmäßige Datensicherungen (Datenbank und Dateien). Bei technischen Problemen schützen Sie so Ihren Buchhaltungsverlauf vor Datenverlust.

6.3. Rücksprache mit einem Steuerberater

Obwohl Dolibarr die Buchhaltung vereinfacht, ist es wichtig, die Konten regelmäßig durch einen Fachmann überprüfen zu lassen, der Sie bezüglich Steueroptimierung und rechtlicher Konformität beraten kann.

Fazit

Die Verwaltung Ihrer Buchhaltung in Dolibarr – von der Rechnungserstellung bis zur Bilanz – ermöglicht die zentrale Erfassung aller Finanzdaten Ihres Unternehmens in einer einzigen Anwendung. Dank einer passenden Konfiguration (Kontenplan, MwSt., automatisierte Buchungen) und Funktionen wie Bankabgleich oder Bilanzgenerierung steigern Sie Ihre Effizienz und behalten einen klaren Überblick über Ihre Finanzsituation.

Zögern Sie nicht, die einzelnen Module näher zu erkunden und sich über mögliche Neuheiten oder Add-ons der Dolibarr-Community auf dem Laufenden zu halten. Mit etwas Übung und einer sorgfältigen Einrichtung wird Dolibarr schnell zu einem wertvollen Helfer bei der täglichen Buchhaltung.