Dolibarr è un potente ERP e CRM open-source che aiuta le aziende a gestire in modo efficiente vendite, finanze, gestione dei progetti e molto altro. Tuttavia, per migliorarne ulteriormente l’utilizzo, spesso è necessario collegare Dolibarr con altre applicazioni.

Qui entra in gioco Zapier, una piattaforma di automazione dei flussi di lavoro che consente di connettere oltre 5.000 app senza bisogno di competenze di programmazione. In questo articolo, esploreremo come integrare Dolibarr con Zapier per automatizzare i processi aziendali.

1. Perché Integrare Dolibarr con Zapier?

L’integrazione di Dolibarr con Zapier consente di automatizzare le attività ripetitive creando flussi di lavoro chiamati "Zaps". Questi Zaps attivano azioni automatiche ogni volta che si verifica un evento specifico in Dolibarr.

Vantaggi dell’Integrazione Dolibarr + Zapier

✅ Risparmio di tempo – Non è più necessario inserire manualmente i dati tra diverse applicazioni.
✅ Riduzione degli errori umani – La sincronizzazione automatica minimizza errori e omissioni.
✅ Ampia connettività – Collegamento con oltre 5.000 applicazioni (Google Sheets, Slack, Trello, Gmail, HubSpot, ecc.).
✅ Automazione dei processi – Gestione automatica di contatti, fatture, ordini e altro.
✅ Nessuna competenza tecnica richiesta – Interfaccia intuitiva che semplifica l’automazione.

Grazie a Zapier, Dolibarr diventa un ERP ancora più potente, consentendo una comunicazione fluida con altri strumenti senza interventi manuali.

2. Come Funziona Zapier?

Zapier funziona in base a un sistema trigger-azione:

1. Un trigger – Un evento che si verifica in Dolibarr (es. creazione di un nuovo cliente, convalida di una fattura).
2. Un’azione – Un'attività eseguita automaticamente in un'altra app (es. aggiunta del cliente in un CRM, invio di un'email, aggiornamento di un file Google Sheets).

Esempi di Automazioni Possibili

• Aggiungere automaticamente un nuovo cliente Dolibarr in un CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce).
• Inviare una notifica su Slack o Microsoft Teams quando viene convalidata una nuova fattura.
• Aggiornare un file Google Sheets ogni volta che viene effettuato un nuovo ordine.
• Creare un’attività in Trello o Asana quando viene aggiunto un nuovo progetto in Dolibarr.
• Inviare un'email con Gmail o Mailchimp ogni volta che viene aggiunto un nuovo potenziale cliente.

3. Configurare l’Integrazione di Dolibarr con Zapier

Passaggio 1: Attivare l’API REST di Dolibarr

Zapier utilizza l’API REST di Dolibarr per interagire con i dati. Per attivarla:

1. Accedi come amministratore in Dolibarr.
2. Vai su "Home" → "Impostazioni" → "Moduli/Applicazioni".
3. Cerca il modulo "API REST" e attivalo.
4. Nella scheda Configurazione, genera una chiave API per autenticare Zapier.

Nota: Assicurati che l’API REST sia accessibile esternamente configurando correttamente il tuo server.

Passaggio 2: Collegarsi a Zapier

1. Crea un account su Zapier se non ne hai già uno (https://zapier.com).
2. Clicca su "Make a Zap".
3. Cerca Dolibarr nell’elenco delle applicazioni disponibili (se Dolibarr non è ancora elencato, puoi utilizzare Webhooks by Zapier).
4. Inserisci la tua chiave API generata in precedenza e collega la tua istanza Dolibarr.

Passaggio 3: Creare il Primo Zap

Vediamo un esempio di automazione con Zapier: Aggiungere automaticamente un cliente Dolibarr a Google Sheets.

1. Definire il Trigger

• Seleziona Dolibarr come applicazione.
• Scegli l’evento "Nuovo Cliente Creato".
• Testa la connessione per verificare che Zapier recuperi correttamente i dati.

2. Definire l’Azione

• Seleziona Google Sheets come applicazione.
• Scegli l’azione "Aggiungi una nuova riga a un foglio di calcolo".
• Collega il tuo account Google.
• Seleziona il file e il foglio in cui verranno aggiunti i nuovi clienti.
• Associa le colonne del file ai dati del cliente recuperati da Dolibarr.

3. Testare e Attivare lo Zap

• Esegui un test di invio per verificare che il cliente venga aggiunto a Google Sheets.
• Se tutto funziona, attiva lo Zap.

Ora, ogni nuovo cliente aggiunto in Dolibarr verrà automaticamente registrato in Google Sheets!

4. Esempi di Zaps per Automatizzare Dolibarr

1. Inviare un'Email Automatica Quando una Fattura Viene Convalidata

• Trigger: Una fattura viene convalidata in Dolibarr.
• Azione: Invia un'email via Gmail o Outlook al cliente con la fattura allegata.

2. Creare un Ticket in un Sistema di Supporto (Zendesk, Freshdesk, Trello)

• Trigger: Un cliente crea un ticket di supporto in Dolibarr.
• Azione: Un ticket viene automaticamente aperto in Zendesk o una scheda Trello viene aggiornata.

3. Sincronizzare i Contatti di Dolibarr con un CRM (HubSpot, Pipedrive, Salesforce)

• Trigger: Viene aggiunto un nuovo cliente in Dolibarr.
• Azione: Il contatto viene creato automaticamente in HubSpot con tutti i dettagli.

4. Aggiungere un’Attività in Asana Quando Viene Creato un Progetto

• Trigger: Viene aggiunto un nuovo progetto in Dolibarr.
• Azione: Un'attività in Asana viene automaticamente creata per monitorare l’avanzamento.

5. Pubblicare un Messaggio su Slack o Microsoft Teams Quando Viene Effettuato un Ordine

• Trigger: Viene registrato un nuovo ordine.
• Azione: Una notifica viene inviata in un canale Slack/Teams.

5. Conclusione

L’integrazione di Dolibarr con Zapier apre la porta a infinite automazioni, aiutando a migliorare la produttività e a eliminare attività manuali ripetitive. Collegando Dolibarr con Google Sheets, Slack, Trello, HubSpot, Mailchimp, Gmail e molte altre applicazioni, puoi creare un sistema ERP interconnesso e altamente efficiente.

In sintesi, con Zapier puoi:

✔ Sincronizzare i dati dei clienti con un CRM
✔ Automatizzare le notifiche e gli invii di email
✔ Aggiornare database senza intervento manuale
✔ Migliorare la collaborazione integrando Dolibarr con Trello, Asana o Slack

Questa integrazione ti aiuta a risparmiare tempo, ridurre gli errori e ottimizzare i processi aziendali, garantendo un flusso di lavoro più fluido.

Allora, sei pronto per automatizzare Dolibarr?